縣級綜合檔案館文書檔案重復的原因及對策

■　趙 品

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縣級綜合檔案館文書檔案重復的原因及對策

■趙 品

檔案作為人類社會歷史的真實記錄，既反映著一個地域歷史發展的全貌，也體現著當地經濟、政治、科學、文化等各方面的歷史狀況，因此，檔案資料的整理、保存、檢索，必須嚴謹、科學、規范。《檔案館工作通則》也指出：“檔案館是永久保存檔案的基地”，既然是永久保管檔案的基地，我們在豐富館藏檔案時必須嚴把進館檔案的質量關。作為一名基層的檔案管理服務人員，在日常工作中，深深感受到，隨著檔案數字化檢索軟件的廣泛推廣和應用，縣級綜合檔案館在檢索查閱檔案時，文書檔案的重復性問題進一步凸顯，一份檔案會同時出現在不同的全宗，甚至一份檔案重份多達數十件。這些重復進館的歸檔文件，不僅占用檔案館有限的庫存，而且造成大量人、財、物的浪費，增加了管理成本。就此問題，筆者談談自己的看法及建議。

一、縣級綜合檔案館文書檔案重復問題的原因

《檔案法》規定：“機關團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定定期向檔案館移交檔案”。縣級綜合檔案館的檔案都是由轄區內各個機關、團體、企事業單位或個人（后簡稱“立檔單位”）移交而來的，縣級綜合檔案館文書檔案的重復問題主要是各立檔單位一些文件材料重復歸檔造成的。

（一）按照國家檔案局8號令規定：“先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，受到縣級（含）以上表彰、獎勵的列為永久期限，受到縣級以下表彰、獎勵的為30年期限”。從縣級綜合檔案館的角度考慮，縣級的表彰性文件同時涉及十幾個甚至幾十個單位，不僅制發文單位把此文件列為永久保存，受到表彰的各個單位也列入永久保存，這就造成了一份文件重復幾十份進入縣級綜合檔案館永久保存。同時，按照《河北省檔案工作條例》規定，永久和30年期限的檔案，自形成之日起五年，會同時移交進縣級綜合檔案館。縣級以下的表彰，制發文件的單位列為永久期限保存，受表彰的幾十個單位存入30年期限保存，又形成了30年期限的大量重復文件。

（二）按照國家檔案局8號令規定，上級機關制發的關于本機關機構設置、人員編制、人事任免等文件材料，應當列入永久保存。但有的任免令同時涉及若干部門，所涉及的部門都應列入永久保存，這樣也會產生大量的重復任免令檔案。

（三）各立檔單位的歸檔文件有許多是其辦理某些審批事項中形成的，因審批事項由申請單位提出后，要經過數個單位或數個級別單位審批，因此該審批材料會在申請單位和各審批單位按同樣的保管期限歸檔保存并移交進館，形成重復檔案。

（四）因縣級綜合檔案館負責集中保管本級黨委、政府的所有部門的檔案，數量多，種類雜，有的部門在整理檔案時對不同類別的檔案保管期限和保管范圍心中不明、把握不準。如：有的部門把涉及本地黨委、政府行文的文件等本不在本單位保存范圍內的資料，作為檔案進行保存；有的部門把應當保存10年的檔案列入保存30年或永久，這樣勢必造成同一份檔案會在不同全宗中重復出現的問題。

二、解決文書檔案重復歸檔問題的建議

筆者認為，對已經入館保存的重復檔案沒必要進行重新整理，關鍵是減少以后進館檔案的重復問題。從縣級綜合檔案館的角度考慮重復率，以一個縣級行政區域為整體，各立檔單位之間的檔案盡量避免重復。

（一）對受到縣級以上表彰的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，由受表彰單位列入永久保存。對縣級及縣級某一行業主管機關的綜合性或行業性表彰，由文件制發機關列入永久保存，受表彰部門做為10年期限保存。

（二）縣（區）委、政府及組織人事部門印發的干部任免令，制發文機關永久保存，被任免單位涉及主要領導的永久保存，涉及內部科室領導的任免令列入10年保存。

（三）縣（區）委、政府關于某個事項的批復文件，批復單位永久或30年保存，請示單位按所申請事項的重要程度列入30年或10年保存。

（四）要加強各部門檔案管理人員的培訓指導和在崗鍛煉，使它們不斷提高業務水平，能夠準確把握文件材料的保存范圍和保管期限。防止在實際工作中，將不需保存的文件材料列入保存范圍，或者錯誤地將保管期限延長。

（五）要通過加強教育、管理、培訓等方式，提高廣大檔案管理人員的思想覺悟和工作責任心，使他們轉變工作作風，強化責任擔當，真正塌下心來，帶著感情仔細甄別每一份檔案，確保每一份檔案準確歸檔，無遺漏、無錯誤。

（作者單位：石家莊市鹿泉區檔案館）