檔案職業培訓質量保證體系的構建與完善

■　葉小泮

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檔案職業培訓質量保證體系的構建與完善

■葉小泮

檔案職業培訓始于上世紀九十年代初，經過二十多年發展，檔案職業培訓取得了長足進步，為檔案人力資源建設作出了貢獻。當前檔案職業培訓經過長期發展到了一個平臺期，培訓質量已經成為制約其發展的瓶頸。有調查顯示，76%的人對檔案繼續教育工作不滿意，87%的人對檔案職業教育培訓效果感到擔憂。因此構建并完善檔案培訓質量保證體系十分重要。

探討檔案職業培訓質量保證體系，必然涉及誰來保證的問題。一方面，政府在檔案職業培訓方面要發揮經費支持、政策要求等多種作用；另一方面，需要專門的培訓機構實施培訓。此外，受訓者所在單位還應該提供必要的時間和條件支持﹙此因素相對較小，可以不重點考慮﹚。因此，檔案職業培訓質量的保證者，就既包括政府﹙管理主體﹚，也包括培訓機構﹙實施主體﹚。政府部門主要包括檔案行政管理部門、人力資源與社會保障部門、財政部門等，其中檔案行政部門是檔案職業培訓的直接主管部門。培訓機構則主要包括各級檔案干部培訓教育中心、檔案學會、設有檔案學專業的高等院校、社會培訓機構等。由于質量保證有政府部門和培訓機構兩個主體，而兩個主體在作用和功能上是有區別的，因此，就保證主體這一維度，可以把檔案職業培訓質量保證體系分為以政府部門為主體的外部質量保證體系和以培訓機構為主體的內部質量保證體系兩種：外部質量保證體系包括經費、政策、制度、機構等保證體系，這個體系主要是行政管理層面的體系；內部質量保證體系包括需求調研、方案設計、效果評估等實施過程及其管理的體系，這個體系是實施機構層面的體系。本文對兩種質量保證體系及其相應的質量管理文件建設進行了探討。

一、構建以政府部門為主體的外部質量保證體系

（一）加強法規建設。目前，我國繼續教育的立法還不夠健全，沒有從法制上確立繼續教育的地位。在檔案繼續教育方面，1997年國家檔案局發布了《檔案專業技術人員繼續教育暫行規定》，此后，各省也都結合檔案工作實際，制訂了本地檔案專業技術人員繼續教育實施方法。從內容上看，這些規定和辦法主要是關于檔案繼續教育的性質、對象、教育內容等方面的基本規定，從效力上來看，它屬于行政規章，其效力要低于行政法規。因此，國家檔案局和有關政府部門應盡快建立健全檔案繼續教育的有關法律法規體系, 通過立法對各類檔案專業人員在繼續教育中的權利、義務、時間、內容、經費、保障措施等做出明確的規定，使檔案職業教育培訓做到有法可依，真正走上法制化、規范化的軌道。

（二）建立以市場為主導的檔案職業培訓機制。目前，我國檔案職業教育培訓由檔案行政部門主導，各級檔案干部培訓中心承擔檔案職業教育培訓職能，檔案行政部門通過行政手段直接參與培訓活動。這一培訓模式是在我國長期的計劃經濟體制下形成的，曾發揮過積極作用，其優點是計劃性好，便于集中資源辦培訓，缺點是社會化程度低，缺乏市場競爭機制。隨著市場經濟逐步確立和政府職能的加快轉變，以及檔案管理技術、方法、理念和手段不斷更新，傳統的主要以行政主管部門為主導的檔案職業培訓模式，在管理制度、運行機制、政策保障、教學方式等方面面臨著不少新情況、新問題，教學質量表現不盡人意，較難適應經濟社會發展和檔案工作現實的需要。因此，要加快檔案職業培訓模式轉變，改變傳統的以檔案行政部門為主導的檔案職業培訓體制與機制，向政府宏觀管理指導下以市場為導向的檔案職業培訓模式與機制轉變，培育檔案職業培訓市場，推進檔案職業培訓模式市場化和社會化。檔案培訓機構作為獨立質量主體進入檔案培訓市場，平等競爭，以優質服務取勝。

（三）建立培訓機構質量評估與資格準入制度。檔案職業培訓市場化和社會化，還須檔案行政部門對培訓機構、培訓市場進行督導檢查，政策引導。檔案行政部門要建立培訓機構質量評估與資格準入制度，設計一套科學的質量評估指標體系，對現有的檔案培訓機構的師資水平、辦學條件、管理制度、學習效果等進行定期評估、認證，以確認其質量水平。對質量評估合格的培訓機構，檔案行政管理部門頒發資格證明，準許其從事檔案職業教育培訓。建立檔案培訓機構退出機制，質量評估認證不合格的培訓機構，檔案行政部門應及時對其批評、警告，屢次未能合格的，撤銷其培訓資格。持續規范的培訓質量評估和資格準入評審不僅可以從源頭上杜絕不合資質的機構進入檔案培訓市場，還可促使培訓機構加強自身建設，改善質量管理，提升培訓質量。

（四）建立非終身制的檔案職業資格證書制度。目前我國還沒有建立檔案職業資格證書制度，由于檔案行業缺少職業資格證書制度，不僅影響了檔案部門工作的專業化水平，還導致檔案培訓機構和參訓人員缺乏提升培訓效益和質量的壓力和動力。從我國檔案事業的發展狀況來看，我國已經基本具備了推行職業資格認證的條件。國家檔案局應將職業資格認證制度納入檔案立法范疇，制定檔案職業技能標準或任職資格條件，并依據這些標準設計出具體的考核辦法。檔案工作者通過資格認證，就可獲得檔案職業資格證書。以再認證制度代替檔案職業資格終身制，明確規定檔案職業資格證書的有效期，過了有效期就要對檔案職業資格證書進行再認證。認證機構依據申請者的專業工作經歷、教育培訓水平、專業學術活動、社會實踐服務、學術寫作成果、課程考試成績等幾方面情況進行考核評分，分數合格者就可以通過考核，再次獲得資格證書。檔案職業資格證書不僅體現了檔案繼續教育的成果，使參與檔案繼續教育并取得優秀成績的檔案工作者獲得了資格證明，同時也是對檔案培訓機構教學質量的考核檢驗，促使培訓機構改進服務提升質量。

（五）建立檔案培訓教師資格認證與持證任教制度。師資隊伍建設，是檔案職業教育培訓質量保證的關鍵。建成一支以兼職教師為主，專、兼職教師相結合的師資隊伍是符合職業培訓特點的成功做法。我國檔案職業培訓的兼職教師主要是來自各級檔案行政部門的專家型領導、來自高等學校的檔案學教授、來自檔案雜志社、檔案學會的專家，來自檔案工作一線的優秀檔案工作者。這些兼職教師有較深的檔案學術修養，但缺乏高水平教育技術和授課藝術，有的還不了解檔案工作現狀和實際情況。而檔案職業培訓的性質特點決定了教學人員應具有成人教育培訓方面的經驗，通曉培訓內容，理解培訓目標，具有足夠的教學方法和學習過程的知識和技巧。因此，檔案行政部門要建立檔案培訓教師資格認證與持證任教制度，加快步伐開展兼職教師的培訓工作，兼職教師經培訓考核后，凡符合任教條件的，由省檔案局批準發給兼職教師證書，方可從事兼職教師工作。建立兼職教師進修培養、科學研究、考核管理、資格復審制度。檔案行政部門建立兼職教師人才庫，對檔案兼職教師進行跟蹤管理，定期對其進行考核和復審。

（六）加強檔案職業培訓教材建設。培訓教材建設是檔案職業培訓工作的重要組成部分。培訓工作做得如何，培訓內容是關鍵，培訓教材是支撐點。檔案職業培訓應從上崗培訓與繼續教育培訓兩方面，根據不同層次培訓對象設置課程體系、安排教學內容。檔案行政部門應設立教材專項基金，用于教材的編寫、出版、發行。由國家檔案局組織檔案教育中心、檔案學會、高等院校的檔案學知名專家學者成立培訓教材編審委員會，負責教材的規劃、編寫、審核等工作。省市檔案局根據本地區檔案工作的熱點、焦點、難點問題，有針對性地編寫出版教材參考資料，制作電子圖書和多媒體課件。編寫的教材應反映國內外最新檔案學理論與工作實踐最新成果，突出成人教育的特點，并符合受訓者的實際需要。

（七）加強檔案職業教育培訓的科學研究。檔案職業培訓需要科學的理論指導，檔案行政部門應通過課題立項、經費資助等方式組織研究力量開展檔案職業培訓科學研究，探討檔案職業培訓的科學規律。研究探討的主要內容包括：檔案人員在職學習的動機、策略、規律；檔案人員專業成長階段劃分，處于不同專業發展階段的檔案人員的發展需求、所面臨的困惑和所關注的問題、期望得到的幫助等；檔案職業培訓的性質、目標、教材建設、教學方法、條件設施等。通過深入系統的研究，探討檔案職業培訓的規律與特點，為我國檔案職業教育培訓提供科學理論指導。

（八）設立專項經費，提供發展保障。發展繼續教育的關鍵問題是大力增加對繼續教育的投入。國家應設立檔案職業培訓專項經費，地方各級政府必須明確界定檔案職業教育培訓的經費撥款項目和數量，并真正落到實處；參訓檔案人員所在單位可以分擔部分培訓費用，盡量減少參訓人員個人所需承擔的費用。

（九）完善檔案職業培訓激勵機制。檔案在職教育培訓工作的根本持久力來自于廣大檔案工作者的認知度和自覺執行力。各級檔案行政部門要建立科學的激勵機制，激發廣大檔案工作者參加職業培訓的內部動力。

1.讓檔案培訓與單位和個人利益相關聯。將檔案職業培訓與相關單位和個人利益掛鉤，會產生直接的外部激勵作用。建立檔案人員培訓考核、登記制度和學員學習檔案，把檔案專業技術人員每年接受繼續教育、資格培訓的情況及考核結果計入個人業務檔案，作為專業技術人員職稱評聘、上崗任職、評級晉升的重要依據和必備條件。將檔案部門工作人員參加教育培訓的情況作為對單位檔案工作年度評估的考核指標，與單位檔案工作評級選優掛鉤，必將激勵檔案部門領導和工作人員做好職業教育培訓工作。

2.創設有利于檔案專業人才成長的激勵機制。為檔案專業人才成長提供教育培訓機會和實踐鍛煉平臺，鼓勵具有本科以上學歷的工作人員攻讀碩博學位，或者進修某一相關專業；逐步實施帶薪進修制度和進修加薪制度。設立檔案專業人才培養計劃，遴選有發展潛力的中青年骨干人才進行有針對性的重點培養，為他們提供學術交流、科學研究、實踐鍛煉的機會，引導他們在檔案工作中增長才干，成為優秀的檔案專業高層次人才。加大檔案科研工作的組織力度，設立檔案科研專項經費。對熱心檔案業務研究的檔案工作者要及時給予課題立項、經費申請等方面的扶持，促進檔案工作者刻苦學習、努力實踐，把自身潛能調動與開發出來。建立檔案科研成果評審獎勵制度，進一步提高獎勵金額，擴大獎勵覆蓋面，對杰出的檔案專業技術人才授予榮譽稱號，以激勵更多的人加入檔案科研創新行列。

二、構建以培訓機構為主體的內部質量保證體系

（一）預防為先，實施檔案培訓教學全過程管理。繼續教育不同于學歷教育，培訓水平及學習成效不宜制定統一標準，難以進行量化考核，容易使繼續教育流于形式，不注重實效。因此，僅僅依靠對培訓結果的考核評價不足以保證培訓教學的質量，必須對培訓教學的全過程進行管理控制。檔案職業培訓教學過程包括需求分析、目標設計、方案設計、效果評估等環節，實施全過程管理就是要使影響教學質量的關鍵因素和關鍵環節始終處于受控狀態。一方面以預防性的活動控制教學全過程，避免發生質量問題；另一方面，一旦發生失誤時也能及時地作出反應，通過調整和改變教學質量監控措施，有效地糾正失誤。

需求分析。為實現高水平的教育培訓服務質量，必須首先調查了解學員的需求，并針對學員的需求進行培訓項目的設計和開發。影響檔案職業教育培訓需求的因素很多，如我國檔案政策調整變化及新標準出臺，新科學技術在檔案工作領域的應用，學員的崗位職能、行業背景、知識結構等等，都將影響檔案職業教育培訓當前和潛在的需求。需求分析可以針對不同行業、企事業單位或個人進行分析；需求分析的方法包括確定調查對象、問卷調查、客戶訪談、專家咨詢等。

目標設計。培訓目標應基于檔案職業培訓的需求分析。確保檔案培訓項目有明確的目標群體，培訓目標依目標群體的需求而設計。檔案職業培訓目標應涵蓋檔案理論知識、檔案職業道德與價值觀、檔案操作技能。培訓目標是教學內容和教學策略策劃的基礎，同時也是測評培訓效果、提供信息反饋的依據。學員和教師應充分理解培訓目標并了解如何達成目標。

方案設計。培訓方案包含培訓課程、教學方法、教學設施、時間安排等內容。教學內容應與培訓目標相匹配。目標確定后，聘請培訓項目領域中學術造詣較深、實踐經驗豐富的檔案專家擔任教師，由專家設計教學內容、方法、手段和時間安排等工作計劃。培訓內容可以由幾門課程組成，應確保課程之間內容編排合理，邏輯層次清晰，每一門課程支持不同的培訓目標。同時，培訓內容應反映檔案領域最新的研究成果，符合國家檔案工作規范。教學方法應適用于目標群體，除了充分考慮成人學習的規律，還應考慮檔案隊伍中非檔案專業學歷比例大，人員流動頻繁等特點；教學策略和教學方式多樣化，滿足不同學員的不同學習風格。無論采用何種教學方式，都應使學員有機會積極參與，使教師、教學內容及學員之間充分互動。

效果評估。學習效果評估是檔案培訓活動的必要組成部分，是培訓項目研發的內容之一。培訓結束后，要認真組織培訓考核，形成培訓成果，實現以考促學。培訓目標決定對受訓者采取何種方式進行學習效果評價。考核評價形式包括：口頭考試、書面報告、培訓機構內部組織或外部組織的標準考試、以及撰寫考察報告、工作方案、研究論文與學習心得等。

（二）關鍵在學，強化主體積極參與和積極轉化。培訓是教學雙方互動的過程，培訓的效果取決于雙方的共同努力。但教是外部條件，學是內在的根據，學起著決定性的作用。當前檔案職業培訓工作的一大特點，就是教育培訓對象有著較高的文化程度和良好的知識結構，他們的學習具有自我導向、以豐富多樣的人格化經驗參與、以問題為中心、以追求實效為目的等特點。根據大量研究和實踐的總結，筆者發現在檔案培訓中，學員的積極參與與積極轉化是關鍵性因素。檔案培訓機構在教學與管理活動中，要充分尊重學員的主體地位，鼓勵學員積極參與培訓過程。積極參與主要反映在帶著問題學習，帶著問題思考，與教師互動，與同伴交流。積極轉化體現在學員學以致用，及時地把自己所學所悟轉化為檔案工作的新理念、新技能，改進自己的工作，提升工作績效。

（三）按需施教，加強檔案培訓的實用性和針對性。檔案職業培訓應與檔案事業發展需求緊密相聯，以檔案工作需要來確定培訓目標和方向。培訓機構要重視培訓需求分析，了解檔案工作者最關心、最薄弱、最需要是什么，做到有的放矢。針對不同行業、不同層次、不同技能水準的檔案人員設計相應的培訓方案，使相應的學員得到相應的培訓，讓教與學相契合。一是更多采用專題培訓模式。一次短期培訓安排兩三個專題，一個專題針對一兩個實際問題，傳授者說得清說得完，受訓者也因學習內容“單一”而學得透。二是探索開展培訓自學和遠程教學。遠程教學和分散自學可以由學員自行安排學習進度、學習時間，把握學習重點，讓培訓更具針對性。檔案專業理論知識的培訓適合遠程教學和學員分散自學，問題研討和技能培訓適合現場集中授課。三是逐步加大實訓教學力度。當前檔案培訓對技能操作的實訓教學重視不夠。檔案培訓現狀是“應知”教學有余，“應會”培訓缺失。應提高實訓教學在檔案培訓中的比重，使之在檔案培訓中的課時比重達到百分之二十至百分之三十。

（四）以評促建，積極開展培訓質量自我評估。運用科學的理論、方法和程序，對培訓工作的全過程及其效果進行系統的評價，建立有效的回饋圈，是檔案培訓質量保證的重要方面。除了檔案行政部門對培訓機構進行評估監督以外，培訓機構自我評估也是改進質量的重要手段。自我評估是以培訓機構為主體，自己組織的對機構內部教學活動進行的各種評估。自我評估是培訓機構內部教學質量保障和質量管理的重要基礎。培訓機構通過自我評估，能及時掌握自身培訓工作狀況，增強質量保證意識，有效達成培訓目標。對培訓結果評估的內容至少應包括以下三個方面:一是對學員的滿意度進行評估；二是對學員學習結果進行評估；三是對培訓教師的教學進行評估。除了對結果進行評估以外，對輸入因素的質量作預先評估審核也很重要。對培訓方案、培訓課程、培訓師資、培訓教材、培訓經費等因素，都應該組織檔案專家按照一定標準進行審核評估，合格的才允許運行，不合格的進行修改調整。自我評估要制度化，評審后要有相應的改進措施，評估結果要與獎懲掛鉤，實現以評促建、以評促改，提升質量的目標。

三、加強檔案職業培訓質量保證體系文件建設

質量管理（即質量保證）是通過文件和活動兩種形式實現的。文件是承載質量內涵的文字表述和文本，包括制度、流程、標準、表格、記錄單等。質量管理活動是依據文件、運用文件進行管理的活動，包括質量的規劃、測量評估、控制改進等。因為質量管理活動離不開質量文件的引導，因此質量文件十分重要。當前，檔案職業培訓在質量文件建設方面比較薄弱、不夠完備。因此，加強質量文件建設是完善檔案培訓質量保證體系的重要基礎性工作。

檔案培訓質量管理體系文件內容包括：①質量方針，是該組織總的質量宗旨和方向，比如有的定位于“培訓高水平檔案創新人才”；②質量目標，是管理層提出的在質量方面所追求的目標，比如學員滿意度超過90%、課件提供率100%；③質量標準，它包括政府的政策制度和培訓機構內部的質量標準，政府部門的政策制度包括：檔案職業資格證書制度實施辦法、檔案培訓機構質量評估與資格準入制度實施辦法、檔案培訓教師資格認證與持證任教制度實施辦法等；培訓機構內部的質量標準包括：培訓方案質量標準、培訓課程質量標準、培訓師資質量標準、培訓課堂教學質量評估辦法、培訓效果評估辦法等；④質量信息，即培訓活動各方面各環節的質量信息，諸如學員學籍卡、學員出勤率、學員成績登記表、培訓滿意度、培訓活動記錄等。

質量管理體系文件作為質量的信息及其載體，對培訓機構內部員工之間、部門之間以及培訓機構與學員之間傳遞信息、溝通意圖、統一行動具有重要作用。如果缺乏質量管理文件，培訓活動中的不同人群之間就可能出現信息不對稱現象。由于缺乏相關質量標準，培訓活動可能會受到阻礙或效率低下，培訓質量難以保證。因此，檔案行政部門和培訓機構應加強檔案職業培訓質量管理文件建設，多方聽取意見，研究實踐經驗，使質量文件符合工作規律，具有科學性和可行性。

（作者單位：華南農業大學檔案館）