大數據背景下的數字檔案館與檔案數字化建設研討

陳　陽

中共商丘市委黨校，河南　商丘　476000

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大數據背景下的數字檔案館與檔案數字化建設研討

陳陽

中共商丘市委黨校，河南商丘476000

摘要：隨著數字技術的發展和延伸，人們的生活已發生翻天覆地的變化。在數字技術的推動下，當今社會已進入了大數據時代。在大數據背景下，人們的生活方式、工作方式和思維方式都已發生了改變，而對傳統檔案館來說，轉變為數字檔案館以及建設檔案數字化，也將隨著大數據時代的發展，成為未來檔案館的發展方向。本文對大數據背景下的數字檔案館與檔案數字化的建設進行探討和研究，并提出行之有效的建議。

關鍵詞：數據；數字；檔案館；檔案；數字化

早在2002年，我國就頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的內容，對我國的數字檔案館建設制定了明確的目標，即建成以數字資源為基礎，以完善的安全管理體系為保障，能夠實現遠程利用的數字檔案體系。雖然不少省級以上的檔案館已經實現了這一目標，但是由于受工作性質、管理體制落后等因素的影響，還有許多檔案館在數字化建設過程中，未能跟上時代的步伐。要完全實現檔案數字化建設以及完善數字檔案館體系，還需要加快發展建設步伐，推動各級檔案館的數字化建設速度，并且對已經建成的數字檔案館體系進行鞏固和完善。

一、信息資料數字化

(一)明確檔案信息資源

明確檔案信息資源是建設數字化檔案館的第一步，想要進行檔案數字化建設，首先要有檔案信息資源，然后再將這些檔案信息進行數字化的轉變，變在數字化的檔案。而數字化檔案的數據來源，是以傳統檔案館中的館藏檔案以及電子文件為主的。而數字化檔案的建設，是利用先進的科技手術，將以紙、聲像、縮微膠片等為介質的檔案數據，轉化為能夠被計算同識別處理，以及具有序結構的數字檔案。擁有了數字化的檔案后，才能組建成數字檔案信息資源庫，最終構成龐大的數字化檔案館。因此檔案信息資源庫的建立，是建立數字化檔案館的基礎，如果沒有檔案信息資源庫，那么就無法實現在網絡中傳遞檔案數據，檔案數字化也就成為一紙空談。而明確的確定檔案信息資源，找到檔案信息資源的來源，則是建立檔案信息資源庫的基礎，是整個數字化檔案館和檔案數字化建設工作基礎的基礎。

(二)檔案信息資源數字化過程中需要具備的三個要點

首先，檔案數字化的建設過程必須具備科學性和合理性，而不是單純的將檔案信息導向為電子數據，而是要建立依據檔案題名，通過目錄進行檢索的模式，使檔案數字化后，更便于人們查閱和使用。除了檢索模式需要科學劃分外，對檔案是進行全部數字化，還是部分數字化，以及文件類型的區分等等，都需要依據科學性和合理性進行統籌劃分和指導。

其次，是系統性，檔案數字化建設并不是將傳統的檔案變成電子檔案、數字檔案就可以的，而是要對檔案進行系統的、連續的數字化，才能發揮出數字化檔案的最大作用。

最后是特色性。即便是檔案進入網絡，每個檔案館在數字化建設完成后，也要各有各的特色，這是為了避免信息的重復。數字化檔案館的建設，就如同一個有差別的市場一般，每個數字化檔案館都有其獨特的特點，比如某一檔案為該館獨有，或該館在某一方面的檔案資料最全面、最權威等等，各個檔案館各有所長，有利于數字化檔案館之間的良性競爭，同時也為在進入數字化后，實現信息資源優勢互補和資源共享打下了基礎，開辟了道路。

二、數字化檔案館建設要高科技化

人們提出檔案數字化的理念，就是因為科技的發展大幅度的改變了人們的生活、工作和思維模式，因此在數字化檔案館及檔案數字化建設的過程中，自然也是離不開高科技技術的發展和應用。

首先，要將傳統的以紙質、聲像、縮微膠片為介質的數據，轉化化可壓縮并能存放于計算機中，實現網絡共享、傳遞、儲存等功能的數字化數據，就離不開數碼相機、掃描儀、計算機等硬件設備的支持，甚至語音輸入等軟件的支持，對于數字化檔案建設都是至關重要的。

其次，想要實現檔案信息傳輸的網絡化以及資源共享，不僅需要網絡技術的支持，還需要通信技術的支持。以寬帶為通道，實現高速網絡化，使檔案信息不再受到空間和地域的約束，更為廣泛的傳播和共享，就要加大網絡和通信建設，如局域網的建設、移動網絡平臺的搭建、維護等等，這些都是當今社會的尖端和前沿技術，數字化檔案館和檔案數字化體系的建設，需要這些技術的大力支持。

第三，如何保證數字檔案的安全，也離不開高科技技術。如為了保障檔案的原始性，不被非法篡改，那么就需要最基本的網絡密鑰等加密技術的支持和幫助。此外還有對用戶的身份驗證技術、局域網與外網之間的防火墻技術、防非法改寫技術、防非法訪問技術等等，這些技術不僅對數字檔案進行了保護，也降低了發生法律糾紛的概率。

最后，新的科學技術的應用，會使數字檔案館以及檔案數字化建設的相關工作變得更加簡便，但相應的體系和功能卻會更加詳細和完善。既減輕了工作人員在建設過程中的工作量和建設成本，更方便了用戶，使用戶能夠以更便捷的方式，獲得更多的所需信息。

三、數字化檔案館管理方式

雖然傳統的檔案管理模式存在已久，但在新的環境下，面對數字化檔案館，這種傳統的管理模式有許多弊端和漏洞，已無法適應大數據背景下數字化檔案館和檔案數字化的建設及發展。

第一，任何事物都是不斷變化、向前發展的，管理模式也是如此。隨著傳統的檔案館變為數字化檔案館，檔案的收藏、儲存、編輯、整理、檢索方式、分類方法等都將隨著檔案的數字化而發生改變，這些改變必然是以傳統模式完全不同的，此時再以傳統的檔案管理方式來管理數字檔案，就顯得不合時宜了。因此，隨著數字檔案館和檔案數字化的建設，對檔案的管理方式進行變革也是必需的。一個全新的、符合大數據背景、符合數字檔案館和檔案數字化建設的全新的管理方式必將被隨著數字檔案館和檔案數字化的建設而建立。

第二，全新的、數字化檔案的管理方法需要變得更加知識化，以知識管理，為用戶提供便加完美的服務。知識管理的過程主要用四個部分，即知識的創造、存貯、分配和應用。其基礎是知識組織和應用，其最終目的是體現出知識的價值。

在數字檔案館和檔案數字化建立后，信息的共享、傳輸都將不再成為問題，但如何在浩瀚如同海洋的知識里，提取出自己想要的知識，將成為廣大用戶面臨的一道難題。要解決用戶的這一難題，就要對知識進行深入的精簡和挖掘，找出并提取出隱含在檔案信息中的關鍵，通過分析、歸納和整合之后，完美的表達出來。當用戶需要某些知識而來查尋檔案時，就可以根據這些總結出來的關鍵，準確的找到自己所需要的檔案，節省了用戶的精力和時間。

這便是知識管理的最大特色，不管是數字檔案的建設，還是管理，最終的目的都是服務于人，因此在管理方式的改革中，也不能偏離這一目標。一切變革，都是以服務于人為核心的，一旦偏離這個核心，變革必定是不成功的。

四、人員素質的復合化

無論何時，工作人員素質的提高，都是極為重要的。數字化檔案館和檔案數字化的建設工作，將是檔案管理體系歷史中的一次重大變革，將顛覆以前的檔案管理體制，改變人們對檔案館、檔案以及檔案管理等概念的認知。此時，在這項工作的建設過程中，提高現有檔案工作人員的能力和素質，將是必不可少的。

檔案工作人員的能力和素質包括專業知識、技術知識、管理能力等等。提高工作人員的能力和素質，主要是要對工作人員進行跨學科和跨領域的培訓。

傳統的檔案館體系單一，導致很多工作人員懂得檔案管理，卻不懂現代信息技術，而這一點，將成為對數字化檔案館和檔案數字化的建設工作的制約。因此培養復合型檔案工作人才，就成為數字化檔案館和檔案數字化的建設工作中必須要解決的一個難題，也是數字化檔案館和檔案數字化的建設工作對工作人員的要求。

要提高檔案工作人員的能力和素質，使之成為大數據時代背景下符合要求的復合型人才，主要有兩種方法，一是對檔案工作人員進行培訓，包括現代化知識培訓、管理科學培訓、計算機技術培訓和外語培訓等等，這是靜態的方法。動態的方法是通過組織或參加學術界與檔案界之間的學術研討會，進行研討和交流，促進兩界的交流和溝通，達到互相推動的效果。而這種“走出去”的方法，將帶來許多新的理念的思維，對跟上時代發展的步伐、促進數字化檔案館和檔案數字化的建設和發展，將起到推動作用。

五、結束語

隨著全球社會科學技術、網絡技術和通信技術的發展，大數據時代的來臨是無法阻擋的，而在這種背景，數字化檔案館和檔案數字化的建設也是未來發展的必然趨勢。面對這種重大的改變，我們應及時做好應對措施和準備，以便順應時代發展的潮流，促進和推動新制度的發展，從而促進整個社會的發展，使人們在未來的生活中，能夠享受到更加便利和快捷的服務。

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中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)14-0065-02