文·王俊寰

醫院檔案數字化建設的實踐與思考

文·王俊寰

2014年，筆者所在醫院根據《山東省檔案工作科學化管理規范》《山東省數字檔案室建設規程》等文件精神和相關要求，結合綜合檔案室實際情況，采取館藏紙質檔案整體外包給專業紙質檔案數字化制作公司完成的形式，歷時6個月時間，對醫院綜合檔案室的檔案進行了數字化處理，逐步建立起一套完整的醫院數字檔案管理系統。醫院檔案的數字化工作，無疑大大提高了檔案資源的利用率和檔案管理人員的工作效率，提升了檔案管理的安全性，對保護原始檔案也起到了積極作用，但在檔案數字化系統的建設過程中發現了一些問題

一、檔案數字化系統的建設過程中的問題

（一）數字化檔案管理系統軟件與醫院現有辦公管理軟件不兼容

檔案資料主要是醫院各職能部門在日常業務、管理活動中形成的資料文件，但是由于醫院現有辦公自動化管理系統（OA系統）與檔案管理系統未能有效的兼容，導致很多應該作為檔案存檔的電子檔案資料無法直接由辦公管理系統傳遞至檔案管理系統進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環節，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統之間的數據共享，大大影響檔案的使用效率。

（二）檔案數字化外包服務使檔案安全存在隱患

檔案數字化業務外包過程中存在各種風險，如檔案實體和信息安全、外包人員頻繁流動、外包質量能否達標等，這些風險均對檔案安全和外包質量構成威脅。同時在數字化實踐過程中出現的案卷標題擬寫不夠準確、圖片掃描不夠清晰、后期加工不夠精細等問題，對檔案信息化質量也會產生負面影響。

（三）檔案數字化管理的安全影響因素增多

檔案數字化管理系統雖然有很多優勢，但是同傳統的館藏檔案管理相比，出現了新的安全風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，如果存儲設備不穩定則會造成數據信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數字化體系中軟件系統容易被木馬或者是病毒破壞，造成數據文件丟失、損壞等問題的發生，等等。

（四）專業化管理人才相對缺乏

目前，大部分醫院檔案室在檔案管理信息化人才隊伍的建設培養上力度不夠。在人才結構上，一方面檔案管理人員自身力量弱，另一方面既具備專業的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才更是缺乏。在檔案管理人員配置上，沒有規范的章程和標準，缺少專門的檔案管理人員，甚至大部分是由從事其他工作的職工兼管。并且，大多數檔案館管理人員普遍存在年齡偏大、計算機操作不夠熟練、對數字化檔案館的相關知識一知半解等問題。

二、解決上述問題的建議

（一）規范標準的建設檔案數字化管理系統

首先，依托單位現有的信息管理系統，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業軟件設置檔案管理系統軟件，充分實現檔案數字化管理系統與辦公自動化系統的兼容，共建檔案管理網絡平臺，以利于電子檔案資料的共享、存檔和使用。其次，對于檔案數字化管理系統的設計或選擇，應該綜合分析檔案專業管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統模塊設計。對于檔案數字化管理系統模塊的具體設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統設置等功能模塊，同時對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發文號、文件名稱、文件生成日期、發文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經過授權的檢索使用者提供全面準確的服務。

（二）加強檔案數字化外包過程中的“關鍵時刻”管理

一方面，加強檔案室自身管理。檔案數字化外包涉及到人員、安全、財物等方方面面的工作，檔案館應建立健全相應的規章制度和工作細則，同時加強監督檢查，切實提高制度的執行力。要充分考慮檔案數字化場所的環境安全，建設標準、規范、安全的工作場所，配備高效、實用的檔案安全監控設備，使處于數字化狀態各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環境中。另一方面，加強對外包公司的管理。明確外包業務工作職責和任務，用合同和制度進行約束。簽訂保密協議，制定保密工作條款，加強對外包人員的培訓和指導。

（三）強化對于檔案數字化管理體系的安全管理

由于檔案數字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數據庫以及網絡共享平臺之中，因此必須對檔案資料的管理進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數據文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數據庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數字化管理體系的網絡環境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數據庫的破壞。再次，對于涉及到單位機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業的密鑰技認證技術進行保密處理，同時在網絡平臺上嚴格設置訪問權限，避免涉密資料泄密問題的發生。通過這些措施，確保檔案數字化管理體系的安全可靠，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設

一是定期開展專業技術培訓，有目的有計劃地選派管理人員去參加數字化專業技術的培訓和研討會，不斷學習和掌握新技術、新技能。二是適時引進高素質的專業技術人才。館員不僅具有檔案館學、情報學以及相關學科的專業知識，還需要掌握計算機技術、網絡技術、通訊技術等相關知識。三是將數字化檔案室建設納入醫院信息化建設的整體規劃中。一個設施先進、數據資源豐富的檔案室不僅可以更好地促進醫院發展，更能為醫院廣大干部職工提供快捷、科學的檔案服務，因此，要盡可能地創造條件，推進數字化檔案室的發展和建設。

總之，檔案的數字化建設是檔案管理工作的必然趨勢，但是其實現過程仍存在一些客觀問題，只有立足單位工作實際，采取積極有效的措施，加強對檔案數字化過程的監管，才能更好地完成檔案數字化工作，確保檔案信息的安全完整，切實提升檔案管理水平。

（作者單位：濟寧醫學院附屬醫院）