提升檔案管理現代化水平淺析

文·潘涓

提升檔案管理現代化水平淺析

文·潘涓

近年來，隨著辦公自動化水平的不斷提高和檔案信息量的快速遞增，僅靠手工進行的紙質檔案管理已越來越不能適應新形勢下檔案管理工作的需要。在此背景下，借助計算機技術平臺組成的檔案管理現代化結構體系優勢日益凸顯。檔案管理現代化主要是以計算機作為電子檔案的存儲載體，它將大大節省檔案存儲空間，并且使得查找和管理檔案更為便利，從而大大提高了工作效率，逐漸成為檔案管理現代化較為理想的選擇。

一、提升檔案管理現代化水平的具體任務

檔案管理現代化主要是借助計算機以及網絡通訊等現代高新技術，實現檔案管理數字化存儲、流轉與利用。它包括檔案資源數字化處理、檔案數字化信息資源庫建設，并借助計算機與網絡技術，實現不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息資源共享。具體任務有以下四個方面。

一是提高思想認識水平，為檔案管理現代化提供基礎保障。思想認識水平直接決定了檔案管理工作的現代化水平高低。要實現檔案管理工作的現代化，首先要更新傳統觀念，提高對檔案管理現代化的認識，從思想上高度重視檔案管理現代化工作，不斷接收先進的管理理念和科學的管理方法。同時，通過媒體等各種渠道大力宣傳檔案現代化管理的重要性和優越性，營造促進檔案現代化管理的良好社會氛圍。

二是加大設施設備投入，為檔案管理現代化提供平臺支撐。基礎設施建設是做好檔案管理現代化工作的基本保障。在檔案管理基礎工作的各環節中，計算機軟、硬件建設尤為重要。檔案管理單位必須在軟件和硬件建設上予以必要的經費保證，以確保充分利用現代化的管理手段、設備和保護措施，推進檔案管理工作的可持續發展，盡快實現檔案管理手段現代化，從而不斷提升檔案管理工作科學化、信息化水平。

三是創新工作方式機制，為檔案管理現代化提供制度保證。創新是一個民族進步的靈魂，是社會發展的不竭動力。不斷創新檔案管理機制是檔案管理現代化的重要保證，也是檔案管理現代化的重要組成部分。創新機制主要是運用現代化的管理理念，不斷建立健全和完善各項檔案管理規章制度，積極探索檔案分類集中管理體制，從而實現用科學的管理方法指導檔案管理工作現代化的持續健康發展。

四是加強人才隊伍建設，為檔案管理現代化提供智力支持。實現檔案管理現代化必須有一支掌握現代化技術，具有管理才能和專業知識的人才隊伍。隨著檔案事業的快速發展，檔案工作管理人員僅僅掌握專業知識是遠遠不夠的，還必須掌握相關的各種學科知識，特別是計算機方面的現代科學知識。各級檔案管理部門要重視檔案管理人才的培養，抓好人才培養中長期規劃與實施，從而實現人才的梯次健康發展和更新接替。

二、提升檔案管理現代化水平的具體建議

（一）更新檔案管理觀念，加強檔案基礎工作

思想觀念的及時更新是打贏檔案管理現代化之戰的“先遣部隊”。沒有檔案管理觀念的更新，即使擁有再先進的檔案管理“武器”，還是不能有效解決現有檔案管理和檔案事業不斷發展之間的矛盾。加強基礎工作是在更新思想觀念的前提下，實現檔案管理現代化的又一重要保障。各級檔案管理單位和有關部門應當進一步建立健全檔案管理專項經費保障機制，扎實做好計算機軟、硬件和網絡技術系統工程建設，利用規范化和科學化的工作程序與方法，加快推進檔案管理現代化的進程。

（二）健全集中管理機制，抓好統一數據庫建設

目前，檔案現代化的管理體制同時存在管理相對分散和使用效率不高的問題，主要是管理相對分散，這一問題已成為制約檔案管理現代化的一個主要因素。檔案

集中管理從制度上保證了檔案的系統化綜合管理和查找利用，如果檔案管理分散且各單位都建立各自獨立的數據系統，勢必造成信息資源的網片分割和重復浪費。開發和建設數據庫系統是檔案信息現代化的核心和基礎，是一項長期而艱巨的任務，要經過一個循序漸進的過程。當前，首要任務是盡快實現檔案管理的相對集中，在此基礎上，把數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式庫群，從而大幅度提升檔案管理現代化水平。

（三）重視人才培養和引進，提升科學管理決策水平

推進檔案管理現代化還有一個關鍵因素就是人才隊伍，其素質水平直接影響檔案管理現代化的水平。加快檔案管理工作人員知識結構的更新，多途徑、多層次培養復合型人才，是檔案管理工作實現現代化水平的最根本的對策。因此，必須采取積極措施加快現代化技術人才的引進和培養，建立人員穩定、結構合理的檔案管理現代化人才隊伍，抓好業務知識更新培訓，使檔案管理人員及時掌握信息技術的新知識，以適應檔案管理現代化發展的需要。同時，要從檔案管理實際需求和社會效益等多方面進行綜合分析，不斷加強和完善檔案管理現代化建設的規劃設計，提出中、長期發展目標，制定規范化標準和具體實施方案，為各級領導科學決策提供翔實的理論參考和數據支持。

檔案工作的現代化管理是一項龐大的系統性工程，需要各級有關部門和檔案管理單位共同努力，牢固樹立現代化管理意識，從檔案管理基礎工作做起，在廣泛采取先進技術的同時，積極構筑檔案管理網絡技術平臺。作為檔案管理工作人員，更要身體力行，求真務實，勇于開拓，在實踐中不斷學習總結先進經驗，不斷創新檔案管理方式方法，為檔案事業的持續健康發展做出應有的貢獻。

（作者單位：菏澤市人事考試中心）