民生檔案“地企聯動”利用模式的探索與應用
——以淄礦集團公司檔案館為例

文·郭莉

民生檔案“地企聯動”利用模式的探索與應用
——以淄礦集團公司檔案館為例

文·郭莉

2013年以來，國內煤炭行業徹底告別“黃金十年”，煤炭價格回落，煤企利潤縮減，職工利益和個人權益方面問題凸顯。隨著特殊工種退休審批、退休職工工齡重新核定、查詢工齡補交養老保險等工作對檔案查閱的硬性需求，檔案部門被推上“風口浪尖”，檔案查閱利用方式發生了根本變化，檔案部門從“幕后”被迫走向“臺前”。民生檔案資源建設和民生檔案利用體系建設成為新形勢下檔案工作的著力點和重要方向。研究民生檔案開發利用的新需求，分析民生檔案利用中的新問題，思考民生檔案利用的新模式，探索民生檔案利用的新對策成為煤炭企業檔案管理部門和檔案工作者面對的新課題。

一、民生檔案開發利用的新需求

檔案資源開發利用既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的落腳點，是檔案工作社會價值的最終體現。新形勢下，檔案工作內涵不斷豐富、外延不斷延伸。過去，煤炭企業檔案利用大多是為企業領導決策、編史修志、工作查考、學術研究等服務。近年來，隨著民生檔案資源建設推進，檔案工作內涵不斷豐富，檔案開發利用范疇不斷擴大，檔案工作逐步融入職工群眾的日常生活，成為黨、政府、企業密切聯系群眾的紐帶，普通職工群眾成為檔案利用者中重要一員，利用目的紛繁復雜。

（一）民生檔案開發利用的新價值。煤炭企業由于政策性關閉破產、主輔分離、改革改制等產權變動，大批單位人轉眼變成社會人。下崗失業人員到人社部門辦理特殊工種退休、續交養老保險，自謀職業人員完善個人檔案，都需要查閱招工表、工資表、轉正定級、除名文件等相關材料。可原有企業不是已不復存在，就是鐵將軍把門，亦或一推再推。到哪里去找這些文件材料呢？找檔案館自然成了下崗失業人員的不二選擇。淄礦檔案館搶救接收進館的原破產改制企業4萬多卷檔案，幫助大批下崗失業人員解除了后顧之憂。按照國家有關規定，企業特殊工種職工可提前辦理退休，查到從事有毒有害、特別繁重工種連續8年、9年或10年以上的材料，經過本人申請依據從事此項工作的工資單、保健費憑據等，就可以提前5年辦理特殊工種退休手續。例如按淄博市每人每年平均交納8000元養老保險計算，每名職工提前5年退休可節省4萬元，按每月3000元退休工資計算，提前退休5年可多得工資18萬，里外相差22萬元，民生檔案利用價值凸顯。

（二）民生檔案開發利用的新理念。民生檔案是“人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題”在檔案工作的集中體現，開展民生檔案工作，是貫徹黨的“著力保障和改善民生”精神的具體措施，是關注民生、保障民生、改善民生的重要方向。主動融入民生領域，積極創新民生檔案利用服務模式，是維護職工群眾切身利益、促進企業轉型升級、構建和諧社會環境、推動檔案工作內涵發展的新理念。

二、民生檔案開發利用的新問題

人員緊缺、資金短缺、安全保障困擾是新形勢下民生檔案開發利用所面臨的根本問題。

（一）民生檔案開發利用人員緊缺。圍繞服務民生做好養老保險、特殊工種退休等各領域民生檔案管理和利用，需要占用大量時間和精力，造成檔案人員明顯緊缺。本企業原權屬單位夏莊煤礦、南定煤礦、雙溝煤礦、西河煤礦、石谷煤礦、創大公司、先河公司等十幾個單位破產、主輔分離改制后，已有4萬多卷檔案移交進館。由于破產企業檔案整理不規范，民生檔案涉及的人數多，時間跨度大，給查閱利用帶來困難，檔案查閱利用量連年翻番。特別是工資檔案查閱，有時為了給一個人查夠辦理特殊工種退休所需的10年左右檔案，往往需要查閱十幾年，甚至幾十年的工資檔案。某礦工資檔案每月一本，最多時每本工資檔案有大約六千人，一本工資檔案將近10斤重，一年12本，為一個人調閱近百本這樣的檔案是很平常的事，工作量之大超乎想象。

（二）民生檔案開發利用資金短缺。根據《國家檔案局關于嚴格執行財政部、發展改革委關于取消利用檔案收費規定的通知》（檔發[2013]3號），2013年8月1日起國家正式取消了利用檔案收費項目，使檔案利用進入到免費時代，客觀上擴大了檔案服務的范圍和受眾。企業各級檔案部門嚴格按照無償服務原則，無論是對企業內部職工群眾還是外來人員，只要符合檔案利用規定，都為其提供高質高效的無償利用服務。由此造成檔案部門復印紙張、耗材等辦公費用激增。盡管破產單位清算組帳戶上都有破產資金，但其檔案保管費用、整理費用、復制費用、出館審核費用等檔案管理利用所產生費用卻無從列支。

（三）民生檔案開發利用安全困擾。以本企業民生檔案查閱利用為例，每年為幾百人查閱近千卷次檔案，需分別出館到博山、淄川、臨淄、周村、張店等地方人社部門為職工審核檔案原件五百余卷次。由于查檔人員中下崗失業人員占的比重較大，人員復雜、車輛情況不摸底，檔案人員與檔案隨這些人員出館審核所帶來的檔案實體和工作人員安全問題不容忽視。

三、民生檔案“地企聯動”利用模式的創新探索與應用

結合特殊工種退休審批、核定工齡補交養老保險等查檔需求，在民生檔案查閱利用模式上大膽探索創新，在與相關單位、部門大量溝通和多次協調的基礎上，探索形成了以企業檔案部門為核心樞紐，以各權屬單位、破產改制企業、查檔職工及其所在社區等為橫向聯系，以市人社局、市就業辦、各區縣人社局等地方審批部門為縱向聯系，集多部門協調配合于一體的“地企聯動”檔案利用新模式。

（一）“地企聯動”利用模式主要內涵。一是檔案部門通過與市、區等地方退休審批部門溝通協調，按照查檔人員情況分期分批組織集中到市就業辦、市人社局、及各區縣人社部門進行檔案原件審核；二是根據地方審批時間規定，分別在每年上半年和下半年集中進行工資檔案查閱，提供加蓋檔案業務專用章的復印件，并詳細登記查檔目的、調閱檔號、復印頁數、原件審核單位、審核時間、查檔人聯系方式等，每人一個周轉箱單獨存放待審檔案，周轉箱里寫明查檔人姓名、單位、電話等信息，存放在庫房指定位置；三是審核前1-2天，檔案部門電話通知到每位查檔人員，通知到相關單位，審核當天有序組織車輛人員并作好登記，檔案人員全程監控檔案原件出館，協助查檔單位和職工進行原件審核，審完即刻將檔案原件帶回入庫，經確認安全上架后，檔案利用人簽字完成整個借閱流程。

（二）“地企聯動”利用模式三大優點。一是減少了檔案原件出館次數，減小了勞動強度，維護檔案部門正常工作秩序；二是提高檔案原件審核效率，減少查檔單位和職工群眾多次奔波的辛苦，減輕檔案利用人員的經濟負擔；三是提高檔案原件保管的安全性，避免檔案原件損毀、丟失；四是集中辦理查閱審核，可以對檔案資源整合，查閱時間有重合、交叉的人員可以多人共用一卷檔案，減少了查閱和出館檔案數量，減輕了人社部門審核工作的勞動強度，最大限度實現檔案資源共享，得到人社部門的高度認可。 “地企聯動”利用模式應用后，由于本館待審檔案數量多，審核人員多，市人社局給開通綠色通道，同時安排多位工作人員集中審核辦理，大大提高了審核效率。該模式應用以來，僅2015年就查閱工資檔案646卷次/215人次，檔案部門出館到市、區就業辦、人社局等部門為職工審核工資原件466卷次/90人次，復印檔案2000余頁，未出現一起檔案信息不實或檔案原件損壞丟失事件。

四、民生檔案利用模式下一步創新發展策略

“地企聯動”民生檔案利用模式不僅僅是對現有檔案服務方式的簡單延伸，而是為提升檔案利用服務水平打開了創新和發展的空間，為今后開展異地查檔、跨館服務進行的有益探索。民生檔案涉及如此多領域，涵蓋如此多內容，影響如此之重大，下一步檔案工作應著重從制度建設入手，以資源建設為重點，以數字化建設為抓手，通過深化地企合作，不斷推進數字檔案館和遠程共享平臺建設，努力實現檔案資源共享。

（一）加強民生檔案工作制度建設。要充分認識到解決民生問題是黨和國家當前以及今后一個時期的主要目標和工作任務，檔案部門和檔案工作者必須從政治高度認清這一形勢，主動融入解決民生問題的工作行列，建立健全民生檔案工作法規體系，完善民生檔案管理的制度體系。合理確定檔案管理人員編制，檔案人員數量隨館藏檔案數量的增加而相應增加，明確相關部門和人員的民生檔案管理職責，加大收集力度，拓展收集渠道，建設面向民生的多元化館藏體系和開發利用體系。

（二）加強民生檔案資源體系建設。檔案部門要按照有關業務標準，強化檔案資源信息化建設，創新服務方式，提高利用效率和水平。針對民生檔案分布特點，一是加快館藏民生檔案數字化信息化進程，提高檢索查閱速度，提高民生檔案的查準率、查全率，真正使“死檔案”變成“活信息”，使“檔案庫”變成“思想庫”；二是樹立超前服務意識，就某一時期群眾關心的熱點難點問題，預見性的編制跨時期、跨類別、跨部門，甚至跨全宗的專題民生檔案目錄，該方法經實踐證明，特別適合載體不同、時間跨度大、涉及部門多的檔案信息綜合查找。

（三）營造民生檔案工作良好氛圍。 檔案部門以檔案信息資源為依托，樹立“管閑事”的思想，急群眾所急，想群眾所想，在困難面前，迎難而上，知難行易，創新思維，認真履行崗位職責，健全工作網絡，拓寬工作渠道，努力實現各系統民生檔案的良性互動，形成齊抓共管的良好局面。

（四）提高民生檔案服務水平。不斷解放思想，轉變傳統檔案利用服務觀念，利用信息化網絡化技術，實現不涉密檔案信息網絡傳輸利用。針對“地企聯動”民生檔案利用模式，可以設立地企共用公共郵箱、建立企業網站平臺等，減少檔案原件出館次數，避免檔案原件損毀，具有很好的推廣使用價值。通過創新服務模式，提高服務質量，努力打造更加開放、更加貼近職工群眾的民生檔案服務體系，為維護廣大職工的切身利益發揮更大的作用。

（作者單位：淄博礦業集團有限責任公司檔案館）