個體私人檔案意識探析

文·楊錦錦　霍艷芳

個體私人檔案意識探析

文·楊錦錦霍艷芳

私人檔案對個人或家庭的生活和學習具有重要作用，目前個體已初步具備一些私人檔案意識，不過這種意識比較微弱且缺乏系統性。完備的私人檔案意識，應該包括全面收集意識、合理整理意識、詳細登記以備檢索的意識、長久保管意識、定期整理銷毀意識、充分利用意識等。為此，就需要檔案專業、檔案部門和國家做出相應的努力。

私人檔案；檔案意識；意識培養

私人檔案是從英文“private archives”翻譯而來，是與公共檔案相對的概念。盡管國內外關于私人檔案的內涵和外延還缺乏統一的認識，但有一個共同點就是皆認為個人檔案和家庭檔案是其重要組成部分。本文即將私人檔案局限于個人檔案和家庭檔案，認為它是個體或家庭成員在日常生活中所直接形成的、以供保存備查的各種形式的原始記錄。這些私人檔案，小到學習筆記、購物票據，大到房契地契、聘用合同等，已經被處理完畢，然而作為退換貨的憑證、所有權的標識或日后工作和學習的參考，在支持公民維權、保存備查、加強親情維系、見證社會發展等方面具有不可替代的作用，仍需對其進行短期或長期地保存。因為它們帶有隱私性，不便于假人之手管理，如果個體能具備一定的檔案意識，將會在利用的時候駕輕就熟、受益匪淺。

一、個體已經形成的私人檔案意識

個體在實踐過程中，已經微弱地形成了一些私人檔案意識，這些意識是需求、判斷、利用私人檔案的原始動力，直接影響到個體私人檔案行為的效果。

（一）私人檔案形成過程中的記錄意識

私人檔案產生的最初目的就是為了輔助記憶，是人類記憶功能的延伸。它的形成過程本身就是一個記錄過程，比如學生上課做筆記，人們用筆和紙隨手記錄一些注意事項。這種記錄意識蘊藏于檔案的形成過程之中，對人類的影響巨大。倘若沒有這種記錄意識，由于日常事務的復雜性和人類記憶的有限性，長此以往，人們許多已經完成的活動就會被遺忘殆盡。

（二）私人檔案形成后的保存備查意識

人們大多認識到，需要將已經形成的私人檔案保存起來，以供日后憑證或參考，比如我們日常消費時經常索要票據、保存發票及有關質量保證書，繳納水、電等各種費用也經常留存憑條，畢業證、學位證、房產證等更是作為財產認真保護和留存。這種保存備查意識和記錄意識是一脈相承的，目的都是便于日后的利用。

（三）私人檔案利用過程中的證明意識

憑證價值是檔案的重要價值之一，是檔案相比其他資料的不可取代性或優越性所在。平常我們所說的“口說無憑、立字為據”，強調的就是檔案的憑證作用。越來越多的人已經認識到檔案在利用過程中具有重要的證明價值，在維權、解決糾紛、爭取應得利益時都注意將有關的材料攜帶齊全，以求問題和糾紛得以順利解決。

盡管個體已經具有一定的私人檔案意識，這種意識的強弱因個體的社會地位、年齡結構、學術素養等不同而存在著巨大的差異，有些個體甚至不具備任何檔案意識。再則，這種意識大多在零星的實踐過程中形成，缺乏一定的系統性和條理性，完備的檔案意識還需要具有保管的傳世意識，定期整理、銷毀的意識，對檔案進行充分利用的意識，等等。

二、個體完備的私人檔案意識

自1988年1月1日開始施行的《中華人民共和國檔案法》，在第十六條中籠統地規定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購。”其中，對私人檔案管理和保管的具體方法、措施缺乏明確的規定。學術界對私人檔案的管理措施等問題也提出一些意見和想法，比如建立“私人檔案管理中心”“私人檔案館”或者讓檔案館代管私人檔案等。然而，私人檔案產生于個體或家庭的社會活動中，又對個人或家庭的社會生活起著極大地作用，對它的管理更多地依靠平時的日常管理，而不是依賴讓檔案館或其他機構代管。基于整個檔案工作包括收集、整理、鑒定等八個環節，個體對私人檔案的系統管理及個體需要具備的檔案意識同樣需要兼顧以下多個方面：

（一）全面收集的意識

私人檔案的全面收集，可以采用隨時收集和定期收集相結合的方式。對于諸如便簽類、票據類等材料要隨時收集，防止事后因隨手放置而散失；而對于那些階段性的日記、學習筆記、賬簿等材料可以定期收集，等記載這些材料的本子用完之后再封存，或者等某門課程結束、抑或等該年度過完再收集，這樣，就能充分利用日記、筆記等紙張資源，保持檔案在內容和時間上的聯系。

（二）合理整理的意識

一般來講，私人檔案的整理要注意以下兩個問題：首先，不同載體的材料要分開整理。私人檔案按其載體不同，可以大致分為紙質檔案和非紙質檔案。紙質的私人檔案大多是以紙張為載體的檔案，在此紙張涵蓋的范圍比較廣泛，涉及所有機械紙和手工紙制成品，也包括身份證、駕駛證等特殊材質的證件。非紙質的私人檔案是相對而言的，這類檔案有工作照、生活照、結婚照等照片檔案，以及在各個慶典、聚會娛樂、旅游觀光等活動中形成的錄像帶、錄音帶、光盤等，還有在計算機上使用和傳輸的電子文檔或視頻文件。由于兩種檔案在保管和利用方式上存在著不同，故將其分開整理。

其次，同一載體材料的私人檔案先按問題分類，屬于同一問題的再按照檔案的重要程度區分出保管期限，同一保管期限的檔案再根據時間先后進行排列，也就是說采用問題——保管期限——時間這種復式分類法。原本，這種分類法適用于已經成為歷史的撤銷機構，且能夠避免排架預留太多空間。而對于私人檔案來說，它卻更便于對私人檔案的利用。擁有者根據檔案內容歸納、概括幾個問題，使具有共同內容的檔案得以集中，較好地保持檔案在內容上的聯系。屬于同一問題的私人檔案，通過全面分析它的重要程度和對它的利用需求，確定對其進行永久、長期或短期地保管，同時也為以后的清理工作打下基礎。經過問題和保管期限區分后的檔案，再按照時間先后進行排列也就保持了這些檔案在時間上的聯系。由于私人檔案內容涵蓋的問題和檔案數量一般比較少，如果先按照時間——一般指年度進行分類，必然需要根據內容涉及的多個年度準備多個架格或包裝袋，且不便于根據主題最快地查找到所需要的檔案。總之，對于私人檔案來說，采用問題——保管期限——時間是最方便、實惠的。

（三）做好登記工作、以便快速檢索的意識

紙質的私人檔案為了便于日后檢索、利用，要配有案卷目錄和詳細的文字說明。應該將屬于同一類的檔案裝在規格適合的袋子或盒子里保存，登記時以袋或盒為單位登記，并為所有的私人檔案編制總目錄，總目錄中要有袋（盒）順序號、總內容題名、袋（盒）中涉及檔案的時間范圍等。同時，袋或盒內要有卷內目錄，要記載清楚袋（盒）內檔案的序號、檔案名稱和內容、形成日期等。

對于非紙質的私人檔案，同樣要做好登記工作：沖洗出來的照片檔案要求照片和文字說明齊全完整，應按年、月、日結合活動地、活動內容、人物來命名；磁帶、磁盤類檔案也要配有登記表和文字說明等材料，標明該類檔案的活動時間、活動內容及參與人物等。不過需要注意的是，照片、錄音、錄像、磁帶、光盤類檔案的文字說明，不能用筆直接標記在檔案上，可用標簽貼在封套上。

（四）長久保管的意識

為了長期保存利用價值很大的私人檔案，掌握合理的保管方法也是比較重要的。對于公共檔案的保護，國家有許多詳細而專門的規定。盡管私人不具備檔案保管所需要的溫濕度條件，比如《照片檔案管理規范》規定保存照片庫房的溫度范圍是13-15℃，相對濕度范圍是35-45%；錄音錄像磁帶光盤類檔案為了避免受到溫度和濕度的影響而變形或變質，庫內溫度應該控制在15-25℃，相對濕度控制在45-60%。但是，有些方法還是具有可操作性的，且對檔案的長久保護十分有利。

根據檔案保管工作的要求，保存檔案要做到“八防”——防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，這些要求對私人檔案同樣適用。有條件的家庭可設置專用家庭檔案柜，不具備這個條件的可以將他們裝在裝飾柜或書柜中，但不能和食品混裝，更不能隨處亂丟，這樣就能起到防水、防潮、防霉和防蟲的作用。私人檔案同樣要防止強光，特別是紫外線的直接照射，還要定期清除設備上的積塵。如此，則可以將這些檔案裝在特制的袋（盒）內保存，有必要的話，磁帶、照片袋外再套塑料袋封閉起來。

紙質檔案切忌用訂書針裝訂或用漿糊粘成一疊，以免在保存過程中因訂書針吸潮生銹或因生蟲而污損、蛀蝕檔案。打印出來的照片檔案應保存在規范的裝具內，切忌將多張照片用盒子或袋子裝在一起，以免照片相互粘連，照片簿冊應立放，不能堆積平放，以免底部照片受壓。錄音、錄像、磁帶、光盤類檔案還需要防磁防震，不要直接接觸永久磁鐵，放置磁帶檔案的處所周圍不要放置電源裝置、電視機、揚聲器等，以免發生消磁現象。計算機文檔可以采取備份和鏡像技術，為防止信息丟失，可將其拷貝保存在安全的地方；私人計算機也可以采用加密技術和訪問控制技術限制其為私人或少數人使用，或者采用信息偽裝技術，為重要的私人文檔或視頻起個不起眼的名字。同時，定期殺毒和安裝漏洞補丁也是保證計算機不受攻擊的重要手段。

（五）定期清理、銷毀的意識

私人檔案所有者還需要認識到，并不是所有的私人檔案都應該全部永久或長期保存。由于形成于日常生活的私人檔案越積越多，數量龐大，給保管工作帶來很大的麻煩，同時也不便于快速地查找、利用，為了優化所藏檔案和快速地檢索、利用，可以根據其重要程度劃定的大致保管期限，對于一些利用價值不大的檔案進行定期清理和銷毀。

出于保護隱私的需要，對于紙質私人檔案，清理和銷毀可以采用撕毀、焚燒等方式進行，而非紙質的私人檔案要分情況進行，照片檔案也可以采用焚燒方式，計算機文檔可以用物理刪除的方式，而錄音、錄像、磁帶、光盤類檔案則需要先格式化，然后剪斷、丟棄。

（六）充分利用的意識

利用是檔案工作的最終目的，也是檢驗檔案整理成效和發揮檔案價值的根本途徑。對于私人檔案來說，利用僅僅局限于個體或家庭成員之間。根據利用的級別，可以分為初級利用和高級利用兩個層次。

初級利用是對私人檔案的普通利用，這種利用為大多數人所踐行，不受個體知識水平高低的制約，比如拿著購物小票或正規發票去超市或商場退換貨物、復印各種證件資料辦理一些事務，等等。初級利用不僅利用檔案包含的內容信息，對其外形特征的真實性和客觀性也有所依賴。高級利用是指利用私人檔案進行科研、創作，實現知識的再生產或再創造，這種利用主要是利用其中的內容信息，且為高知識水平的個體所獨有，比如個體利用平日積累的筆記寫成論文或專著，抑或根據平日掌握的素材構建新的知識體系。

三、個體私人檔案意識的培養

私人檔案的管理和完善，依賴于全社會私人檔案意識的提高。然而，真正具有檔案意識的個體恐怕鳳毛麟角，這也是社會檔案意識不強、對檔案了解不夠的體現。何以如此？一直以來，檔案專業都屬于冷專業，檔案部門是不少人眼中的小部門，大家對此早就習以為常，得過且過逐漸成為一種常態。同其他專業和部門相比，檔案專業和檔案部門對社會的關注明顯不夠，很難想象，一個對社會缺乏關注的行業能夠讓社會有所掛心。要想改變這種局面，就需要檔案專業或檔案部門主動從幕后走向前臺，充分發揮對社會的價值。同時，也需要國家盡快加強私人檔案方面的立法，對個體的私人檔案行為進行保護和約束。

（一）檔案專業在課程設置上的改進

很多大學生都表示上了大學，讀了幾年書仍不知道自己學了什么。這種現象，跟老師所講知識比較空洞、抽象有關。如果能夠在平時讓學生對所學知識有個切實的利用，則會改變這種局面。檔案學專業被納入高等教育體系之后，大量的教師、本科生、研究生成了檔案管理學習和研究的主力軍。如果檔案專業在相關課程中加入一些有關私人檔案管理的章節，比如在檔案管理學課程中加入對私人檔案進行收集、整理的方法，在檔案保護技術學課程中加入私人對各類檔案進行保存、保管切實可行的注意事項等，教導學生在日常生活中就注意培養自己的檔案意識，而不是一味地講授一些與將來要從事的職業相關的知識——因為很多學生在擇業時并不一定進入檔案行業。如此，學生平時所學的檔案知識和所培養的檔案意識能夠讓他終身受益，也是檔案教學的最大成功。

師資力量充足的檔案專業還可以在全校開設檔案管理方面的公開課，為學生講授有關檔案和檔案管理的基本知識，比如檔案的范圍、人事檔案、財務檔案、私人檔案的收集、整理方法等，并結合學校檔案館所藏談談舉辦校史展覽、學科領頭人物或優秀學人介紹等發揮檔案價值的案例。

（二）檔案部門加強與社會的互動

目前，檔案部門對私人檔案的認識還不夠廣泛，對私人檔案的管理活動主要停留在名人檔案的收藏上，而對普通民眾的私人檔案重視不夠。如此，必將影響私人檔案社會化管理的實踐進程。

檔案工作者要與社會進行良好的互動，了解他們想要知道什么，想得到什么，并積極做出回應，還應主動地通過舉辦檔案展覽、檔案宣傳日、檔案進社區等活動，或者通過利用網絡日志、微博等，加強宣傳、普及、發布私人檔案管理和保管方面知識，讓私人檔案的所有者意識到檔案管理和保管的重要性和價值所在，并采取一些行之有效的措施對私人檔案進行日常管理。檔案工作者還要認識到私人檔案無論歸誰所有，都是國家檔案資源的一部分，各地、各級檔案館有責任和義務通過各種渠道保護本地的私人檔案資源，由于檔案所有者的保管條件和技術的缺乏，很容易對私人檔案造成某些本可避免的損壞，造成社會資源的流失，盡可能地保護已發現的私人檔案，是每個檔案工作者應盡的社會責任。

（三）國家加快私人檔案的立法進程

對于國家而言，僅從檔案館的檔案或文字資料中無法窺見社會生活的全貌，尤其是無法知曉廣大民眾的日常生活，而那些反映民眾日常生活、社會習俗、行為方式、價值觀念的私人檔案則是城市記憶和國家記憶不可或缺的組成部分。然而，長期以來，我國私人檔案一直被視為國家檔案資源規劃中的非主流資源，私人檔案立法缺位，沒有專門針對私人檔案管理的條款，其他的法規條例等也甚少涉及。

對私人檔案的立法很有必要，它將有利于私人檔案工作的健康發展、私人檔案資源的保護與利用、整個社會檔案資源的合理配置與均衡協調發展、私人財產和私人檔案所有權人權益的全面保護。所以，立法要確認私人檔案的定義與范圍、明確私人檔案所有權歸屬、明確國家檔案行政管理部門對私人檔案的宏觀管理職能、建立私人檔案的登記申報和保管報告制度等，要讓個體知道私人檔案的重要性，以及所享受的權利和要承擔的責任。

總之，私人檔案對個體或家庭的生活和學習具有重要的作用，很多人已經初步形成一定的私人檔案意識，然而這種意識比較微弱、缺乏系統性，為此就需要檔案專業和檔案部門從幕后走向前臺，發揮對社會的積極引導作用，也需要國家盡快制定私人檔案方面的立法，對個體的私人檔案行為進行保護和約束。相信在不久的將來，私人檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，能夠在社會上引起足夠的重視，并得到充分地利用。

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[1]國家檔案局、國務院法制局檔案法實施辦法條文釋義編寫組.中華人民共和國檔案法實施辦法條文釋義[M].北京：檔案出版社，1992：112.

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[3]王細娣.國外私人檔案管理探析[J].蘭臺世界，2006（17）：12-13.

[4]張世林.我國私人檔案立法研究[J].北京檔案，2013（1）：18-22.

（作者單位： 鄭州市檔案館 / 山東大學歷史文化學院）