核電工程合同檔案管理芻議

林子禎/中核核電運行管理有限公司

核電工程合同檔案是指核電工程在建設、調試、采購、生產技術服務和對外經營等工作過程中形成的具有重要保存價值的、能作為查考依據的合同材料，以及真實記錄合同簽訂過程和準確反映合同執行情況的相關材料。本文以方家山工程合同檔案管理為例，談談做好核電工程檔案管理的一些思考。

1 檔案管理現狀

秦山核電廠擴建項目（方家山核電工程）是由中國核工業集團公司出資營建的，中核集團秦山核電有限公司作為項目公司，負責秦山核電廠擴建項目建設和運營；中國核電工程有限公司作為總承包商，承擔核電工程的具體項目管理責任，并完成工程總承包工作。

方家山工程合同檔案主要分為總包合同檔案和自行管理合同檔案，前者包括業主負責監督管理的、工程公司負責簽訂的有關方家山核電工程在建設、調試、采購、技術服務等過程中形成的合同及反映合同簽訂過程和合同執行情況的材料；后者指由業主或中核運行管理有限公司與承包商簽訂的有關方家山核電工程采購、技術服務等方面的合同，以及記錄合同簽訂過程和合同執行情況的材料。

根據工程規定，總承包商負責對合同檔案材料進行收集與整理，最后向業主移交。在工作中，業主文檔部門往往被動地坐等總承包商移交檔案，缺乏必要的工作指導與監管，合同檔案整理不規范、總承包商檔案移交缺乏規劃性的情況時有發生，且業主文檔部門難以掌控檔案工作進度。筆者建議，業主文檔部門應一改“被動坐收”的工作現狀，主動參與到工作之中；主動與其他參建單位開展密切協作，共同做好檔案工作。

2 改進工作的幾點思考

2.1 制定并完善工作規章制度

必須制定并完善工作規章制度，確保合同檔案工作有章可循、有人負責、有人檢查、有據可查。項目公司根據合同檔案的自身特性，并結合核電工程的相關要求，制定《文檔管理大綱》《文件收發控制程序》《合同文件整理及歸檔程序》等，并在工作實踐中不斷補充完善。如，《合同文件整理及歸檔程序》對總承包商開展合同檔案整理及歸檔提出了明確要求，并規定由業主文檔部門對總承包商移交合同檔案的編碼、格式、有效性等進行審核，若發現存在問題，通過E-DOC系統發起技術審查流程，提交業主合同部門進行審查，總承包商按照審查意見進行整改。

2.2 建立文檔協調機制

構建工作協調機制是確保合同檔案管理有序開展、依照計劃進行的重要保證。在工作中，可由各參建單位（業主、總包、分包、監理）主管領導、項目負責人等組成的項目文檔管理協調組，對合同檔案管理整個過程進行組織協調與溝通，幫助解決工作中遇到的難題。具體來說，在遇到困難時，協調組可在工程月（季）度例會、工作研討會、同行評估會等場合提出并進行共同討論，使問題及時得到反饋并得以解決。

2.3 建立統一的編碼體系

合同檔案編碼體系的作用在于，它體現了合同檔案與系統和設備之間的關系，體現了合同檔案相互之間的聯系，并區分了不同類別合同檔案的特點。業主文檔部門根據《文件編碼體系手冊》和《設備采購文件編碼方法》編制了一套編碼體系，這套編碼體系中的識別代碼由阿拉伯數字和英文字母組成，共19個；編碼共有7組，表示7個類別，如，土建、設計、采購、調試等。在工作中，業主文檔部門要求總承包商嚴格按照編碼體系編制合同檔案。

2.4 加強對合同檔案收集工作的監管

目前，業主文檔部門往往不能及時掌握總承包商開展合同檔案收集工作的信息，無法對合同檔案收集工作實施有效監管。業主文檔部門應加強對合同檔案收集工作的監管，依據總承包合同和相應的管理制度規定，主動監督、檢查與指導總承包商合同檔案收集工作，要求總承包商按總承包合同規定的歸檔范圍進行收集和整理，并根據工程進度制定合同檔案移交計劃，要求總承包商按計劃提交合同檔案。業主文檔部門還應對照總承包商簽訂的合同清單，檢查已歸檔的合同檔案類別和數量是否能與合同清單一一對應。

2.5 嚴把合同檔案質量關

業主文檔部門要嚴格把控合同檔案的質量，把控的總體要求是，合同檔案具有完整性、準確性、系統性、原始性，檔案載體與書寫材料應滿足檔案長期保存的要求；具體要求是，檔案編碼是否符合編碼體系要求；英文標題、目錄是否翻譯成中文，且是否是中文在前、英文在后；頁碼是否連續，有無缺頁和頁碼重復現象；頁面文字是否清晰可讀；紙質文件和電子文件內容是否一一對應，等等。對于檢查中發現的問題，業主文檔部門要填寫《文件檢查意見單》并反饋給總承包商，由總承包商進行整改，整改完畢后重新提交。