關(guān)于縣級檔案館新館建設(shè)的實(shí)踐與思考

檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具備檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用服務(wù)中心、政府公開信息查閱中心、電子文件備份中心“五位一體”功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施。目前，我省檔案館建設(shè)正處于關(guān)鍵階段，《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中要求:到2020年，全省58個市、縣（市、區(qū)）完成檔案館新館建設(shè)，并且新館要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以確保檔案實(shí)體與檔案信息安全。瑞安市檔案館新館于2015年10月竣工，建筑面積22561平方米，分辦公區(qū)、庫房區(qū)、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房區(qū)和對外公共服務(wù)區(qū)，其中檔案庫房面積為6690平方米，預(yù)計(jì)可以接收容納全市50年間形成的檔案。下面，筆者就瑞安市檔案館新館建設(shè)實(shí)踐作一梳理，并提出一些思考與建議，以與廣大同行交流。

1 建立新館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組

檔案館新館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組肩負(fù)著重要責(zé)任，組建領(lǐng)導(dǎo)小組時要確保成員數(shù)量為3至5人，成員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的專業(yè)能力。一般來說，小組組長由局（館）長擔(dān)任，副組長應(yīng)由局（館）業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任，副組長必須了解檔案工作全部流程和新館各方面需求。由于檔案館新館建設(shè)時間長、專業(yè)性強(qiáng)、子項(xiàng)目多，且各階段、各環(huán)節(jié)前后環(huán)環(huán)相扣，因此要盡量保持小組成員的穩(wěn)定，避免人員變動引起工作脫節(jié)；要合理安排小組成員的工作、明確主次矛盾，確保小組成員把主要時間和精力放在新館建設(shè)上；還要把領(lǐng)導(dǎo)小組所在的基建辦公室建在工地旁，便于小組成員及時把控工作進(jìn)度。

2 把握新館建設(shè)時機(jī)與建設(shè)時間

檔案館新館建設(shè)的周期長、投入大，對于縣級地區(qū)的政府而言，存在較大資金壓力。檔案部門要抓住時機(jī)，加強(qiáng)與當(dāng)?shù)攸h委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)的溝通，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，盡早把新館建設(shè)擺上重要議事日程并立項(xiàng)建設(shè)。瑞安市檔案館新館建設(shè)于2002年提出，2006年經(jīng)市發(fā)改局立項(xiàng)。期間的4年時間里，市檔案部門向市委市政府打報告、與市領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并邀請溫州市檔案局進(jìn)行協(xié)調(diào)，最終引起了市領(lǐng)導(dǎo)的重視，召開專題會議進(jìn)行研究，同意建造檔案館新館。之后，市檔案部門邀請市領(lǐng)導(dǎo)赴外地考察檔案館新館，使市領(lǐng)導(dǎo)對新館建設(shè)有了新認(rèn)識。市領(lǐng)導(dǎo)主動對新館規(guī)模與檔次提出明確要求，把建設(shè)資金概算從6530萬元人民幣提高到1.2億元人民幣，這為新館建設(shè)提供了強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。當(dāng)前，縣級檔案部門可抓住新館建設(shè)被納入《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》的有利契機(jī)，積極爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府的大力支持。

檔案館新館建設(shè)所需的環(huán)節(jié)較多，建設(shè)過程歷時較長，很可能會帶來一系列變動，這對工作不利。一是人員因工作調(diào)動、調(diào)整或辭職、退休發(fā)生變動，可能導(dǎo)致工作脫節(jié)；二是相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變動，導(dǎo)致建設(shè)過程中需要銜接的工作增多，驗(yàn)收時與標(biāo)準(zhǔn)不符的情況時有發(fā)生；三是建筑材料價格波動，影響工程進(jìn)度。因此，建議各地在新館建設(shè)中，要抓緊時間推進(jìn)，并確保工作環(huán)環(huán)相扣。

3 開展新館設(shè)計(jì)

檔案館新館設(shè)計(jì)分為外觀設(shè)計(jì)和建筑設(shè)計(jì)。為提前工期，瑞安市檔案部門采取了兩者分開招投標(biāo)的形式，雖然都由上海建筑設(shè)計(jì)院中標(biāo)并承擔(dān)設(shè)計(jì)工作，但設(shè)計(jì)院給出的是兩套設(shè)計(jì)方案，沒有實(shí)現(xiàn)一體化設(shè)計(jì)。據(jù)此筆者建議，可將外觀設(shè)計(jì)和建筑設(shè)計(jì)合并起來進(jìn)行招投標(biāo)，使得外觀設(shè)計(jì)與建筑設(shè)計(jì)思路相同，確保實(shí)現(xiàn)一體化設(shè)計(jì)；另外，為確保設(shè)計(jì)質(zhì)量，建議采取邀標(biāo)方式進(jìn)行招投標(biāo)。

4 確定新館選址和樓層高度

《浙江省實(shí)施〈檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范〉的補(bǔ)充規(guī)定》要求:“檔案館館址應(yīng)設(shè)在交通方便，便于公眾查詢利用，且城市公用設(shè)施比較完備，并有足夠的供電保證的地區(qū)”“市級檔案館建筑面積應(yīng)不少于8000平方米；縣（市、區(qū)）檔案館建筑面積應(yīng)不少于5000平方米。經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的縣（市、區(qū)）檔案館，其建筑面積可參照市級檔案館標(biāo)準(zhǔn)建造”。根據(jù)這一要求，瑞安市檔案館新館的選址位于安陽新區(qū)主干道羅陽大道和仲容路交叉路口，這里屬于黃金地段。因?yàn)榈貕K只有9畝多，所以只能采用建筑高層的辦法增加面積，最終確定新館的樓層數(shù)為17層，建筑面積22561平方米，檔案庫房建筑面積6690平方米。筆者認(rèn)為，檔案館新館選址，不一定要選在市中心地段，只要選擇市區(qū)其他交通便利處即可，并且建造時以多層建筑為主，以利于實(shí)現(xiàn)工作的集約化和節(jié)約化。

5 加強(qiáng)新館展廳建設(shè)

瑞安市檔案館新館的展廳分布在一樓大廳、三樓和四樓，存在各展廳大小不一、展廳位置不連貫的缺點(diǎn)，這給布展工作帶來一定的難度；且囿于資金原因，布展設(shè)計(jì)工作直到新館竣工后才開始，加之布展設(shè)計(jì)所需時間較長，導(dǎo)致開館時展廳不能同步開展。筆者建議，新館展廳最好安排在連續(xù)的幾個樓層內(nèi)，且最好能全部安排在一到二層內(nèi)。布展設(shè)計(jì)在建筑設(shè)計(jì)完成后就要進(jìn)行，以確保開館時展廳能同步運(yùn)行。

6 布置新館各功能用房

6.1 檔案查閱室

瑞安市檔案新館的檔案查閱室設(shè)在二樓，查閱室、現(xiàn)行文件中心和全宗室合并在一起，約200平方米；內(nèi)部查檔利用室、電子查閱室則獨(dú)立出來，分別為20平方米和30平方米。目前，檔案查閱室存在如下缺點(diǎn):一是查閱室面積過小，且只有5個辦事窗口，接待能力受限；二是查閱室設(shè)在二樓，需要電梯上下，群眾查檔不是很方便。筆者建議，查閱室可設(shè)置在一層，如在二層，應(yīng)配套設(shè)置寬敞美觀的樓梯，這樣既方便群眾查檔又節(jié)約資源；由于查閱室與現(xiàn)行文件中心、全宗室合并在一起，如查閱人數(shù)較多，可臨時增加辦事窗口方便群眾查檔，如不多則可分開使用，這樣既能應(yīng)對查檔人數(shù)臨時激增的情況，也能保證查閱利用區(qū)域具有一定彈性；內(nèi)部查檔利用室可獨(dú)立出來，便于限制開放的檔案在利用時有保密空間。

6.2 庫房

第一，需要注意庫房高度，設(shè)計(jì)時不能只計(jì)算大梁高度，還要考慮燈具、空調(diào)管道、消防噴頭經(jīng)過梁下時所占高度和必要距離，確保合理利用空間。第二，注意消防通道和庫房門之間的關(guān)系，因消防通道要求常開不閉，而庫房門則要求緊鎖，所以要妥善安排；庫區(qū)內(nèi)設(shè)置樓梯時，宜采用封閉樓梯間。第三，現(xiàn)代建筑考慮外立面美觀，傾向于采用玻璃幕墻或大開窗，但庫房的窗戶和墻體建議采用小窗洞和厚墻體，以確保檔案安全和節(jié)能環(huán)保。第四，庫房內(nèi)若采用氣體滅火裝置、細(xì)水霧滅火裝置等消防設(shè)備，可能會存在一些弊端。如，檔案上架后不方便進(jìn)行裝置調(diào)試，無法知道裝置是否能正常運(yùn)行；氣體滅火裝置在運(yùn)行過程中會對人體健康產(chǎn)生一定的不利影響。筆者認(rèn)為，如果庫房內(nèi)的消防措施到位，可以考慮不安裝氣體滅火裝置、細(xì)水霧滅火裝置等設(shè)備，只安裝煙霧、熱量傳感器、視頻監(jiān)控頭，并配備足量的瓶裝滅火器，這樣既能節(jié)省設(shè)備安裝與維護(hù)經(jīng)費(fèi)，也有利于保障職工身體健康。第五，可在各空調(diào)口、通風(fēng)口加裝隔離網(wǎng)，以防蟲和防鼠。

6.3 辦公用房

第一，要考慮辦公用房的布置與面積。因?yàn)榉块g布置會涉及空調(diào)管道、新風(fēng)管道、消防設(shè)備的安裝布置，較為復(fù)雜；辦公用房總面積為辦公室、會議室、接待室、檔案室、資料室、文印室、儲藏室、收發(fā)室、衛(wèi)生間等的面積之和，需要綜合考慮。第二，大房間如直接使用，可讓人員集中辦公；如隔開使用，可做成多個單間。第三，未滿編單位要根據(jù)空編人數(shù)預(yù)留辦公面積，滿編單位要根據(jù)需增編人數(shù)按標(biāo)準(zhǔn)預(yù)留辦公面積；還要考慮未在編人員和負(fù)責(zé)檔案搶救整理工作的人員所需的辦公面積。

6.4 業(yè)務(wù)和技術(shù)用房

《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》第十五條規(guī)定:“檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房由中心控制室、接收檔案用房、整理編目用房、保護(hù)技術(shù)用房、翻拍洗印用房、縮微技術(shù)用房、信息化技術(shù)用房組成。”根據(jù)要求，瑞安市檔案館新館設(shè)置了檔案接收室、檔案整理室、編目室、裱糊室、除塵室、消毒室等業(yè)務(wù)用房，還安排了“三重一特”檔案征集室、照片沖洗暗房、檔案登記備份服務(wù)中心、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)檢測室、檔案數(shù)字化工作室（加工中心、培訓(xùn)中心），業(yè)務(wù)用房的使用面積達(dá)548平方米。筆者建議，業(yè)務(wù)技術(shù)用房的面積要留足，以確保各類技術(shù)用房種類齊全完備。

6.5 計(jì)算機(jī)用房

一般來說，計(jì)算機(jī)用房屬于業(yè)務(wù)和技術(shù)用房范疇，隨著當(dāng)前檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷推進(jìn)，計(jì)算機(jī)用房的作用越來越突出。瑞安市檔案館新館的計(jì)算機(jī)用房面積為120平方米，根據(jù)相關(guān)規(guī)定配置了精密空調(diào)，鋪設(shè)了靜電地板，墻壁裝修使用了隔熱、防輻射的彩鋼板材料。筆者建議，計(jì)算機(jī)用房面積最好在200平方米以上，機(jī)房建設(shè)按照《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，這會給以后機(jī)房升級或增加設(shè)備帶來便利。出于機(jī)房安全和機(jī)房內(nèi)恒溫等因素的考量，機(jī)房多安排在樓層中間，可將監(jiān)控室安排在靠窗位置，有利于優(yōu)化操作人員的辦公環(huán)境。