加強檔案收集工作為地方病防治工作服務

文·趙麗

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加強檔案收集工作為地方病防治工作服務

文·趙麗

山東省地方病防治研究所自1979年建所以來，在碘缺乏病、地方性氟中毒、大骨節病、克山病、地方性砷中毒等疾病的長期防治工作中，形成了大量的防治、監測、科研、培訓交流、健康教育等檔案資料。收集工作是檔案管理工作的第一個環節，其質量直接決定和影響著其他環節的質量，要做好檔案管理工作，必須首先做好檔案收集工作。現結合工作實踐，就如何加強地方病檔案的收集工作談一點看法和體會。

一、爭取領導重視是做好檔案收集工作的“關鍵點”

檔案工作的價值不能用經濟的標準進行衡量，檔案的唯一性決定了無法替代的原始性，從這個角度講，檔案的價值是無法估量的，也是其它任何事物所不可比擬的。但檔案工作在單位中往往處于從屬地位，經常得不到領導同事的重視。領導對檔案價值的認識程度決定著他們對檔案工作的態度，決定著檔案工作的發展，決定著檔案工作的管理質量。因此要增強領導的檔案意識，加強對領導的檔案工作宣傳，經常強化檔案在領導心目中的印象。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作是否滿意，檔案部門要用自己的努力工作去影響領導，爭得領導的重視與支持。只有領導重視，才能把檔案工作列入領導議事日程，增強職工的檔案意識，從而有利于檔案資料的收集工作，并對檔案工作中存在的問題采取得力措施，使檔案工作制度和有關獎懲辦法落到實處。

二、建立健全考核機制是搞好檔案收集工作的“助推器”

建立健全文件材料的歸檔制度是開展檔案收集工作的主要途徑。各業務科室形成的應歸檔保存的檔案資料由各兼職檔案員負責收集整理，然而即使建立了歸檔制度，由于兼職檔案員的責任心和配合程度不盡相同，有些文件資料不能按照歸檔要求及時歸檔，有些人把需要集中管理的檔案當作自己的私有財產或“小家底”而不愿移交，使檔案長期分散保存在各科室和個人手中甚至遭受損失。建立符合實際、切實可行的檔案管理考核、獎懲辦法，將檔案工作納入個人目標管理考核，把材料齊全完整性、案卷質量、是否按時移交等作為主要考核內容，把檔案工作目標完成情況與兼職檔案員個人利益掛鉤，考核結果作為本人評選、升級、職稱評定等的參考依據，從而增強他們的高度責任感和使命感。

三、開發利用檔案資源是檔案收集工作的“試金石”

檔案的開發利用工作做得如何，不僅是衡量業務工作開展程度及其質量高低的主要標準，也是對檔案工作最實際、最有效的宣傳。我所檔案的利用者主要是所領導和業務人員，為了更好的開發利用檔案資源，我們通過分析單位的工作計劃、一定時期的中心工作，在完整的地方病檔案資料基礎上做出總結和統計數字，為本所和上級領導決策提供了參考依據；深入科室與業務人員進行交流，了解各業務工作的流程和具體內容，掌握利用需求，對將來或近期出現的需求做出可靠的預測；通過編研成果形式為利用者提供優質服務，使他們方便、有效的利用檔案信息。這樣，他們就會更樂意地把工作活動中形成的文件材料予以整理、歸檔，在檔案信息資源的積累和開發利用之間形成一種良性循環，從而推動了檔案收集工作的順利進行。

檔案的最終歸宿是進入檔案館。具有長遠保存價值的地方病檔案，不僅是本單位的財富，而且是國家的財富，從根本意義上說，單位檔案室保存的檔案質量如何，對國家檔案財富的積累和保存具有決定性的影響。因此，應重視和加強地方病檔案的收集工作，更好地為地方病防治事業服務。

（作者單位：山東省地方病防治研究所）