危化品經營審批檔案的若干思考

文·陶淵瓊

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危化品經營審批檔案的若干思考

文·陶淵瓊

2013年8月31日，上海液氨泄漏導致10多人死亡；2015年8月12日，天津港國際物流中心區域內瑞海公司所屬危險品倉庫發生爆炸，造成重大人員傷亡和財產損失，都給人們敲響了危化安全管理的警鐘，做好危化品檔案管理工作，是加強危險化學品安全管理、規范危險化學品經營銷售活動的重要措施。2011年底，《危化品安全管理條例》的修訂及實施，將危化品乙種經營許可證審批權由市級安監部門下放到區級安監部門，但與之相關的檔案審批規范性文件尚未出臺。筆者依據僅對如何有效地整理審批檔案提出一些個人看法，供同行們商榷。

一、危化品經營審批檔案的概念

危化品檔案包括危化品生產審批檔案和危化品經營審批檔案等。因危化品生產企業極少，而主要是經營企業，因此本文只闡述危化品經營審批檔案的管理。所謂危化品經營審批檔案，是指政府部門在企業申報危化品經營權后，對其進行審批過程中形成的檔案（以下簡稱審批檔案）。危化品經營審批檔案包括甲、乙兩種。乙種審批檔案是指只能經營銷售除劇毒化學品以外的危險化學品的企業在申報經營許可證過程中形成的檔案。

二、歸檔整理的相關問題

《條例》規定，危化品乙種經營許可證審批權限從市下放到區有關部門，即當前乙種審批檔案在縣區級安監局歸檔。在寧波市江東區，由江東區安監局負責危化品乙種經營許可證審批，行政審批工作進入行政服務中心窗口，歸檔則在區安監局業務科室。

（一）乙種經營審批檔案保管期限的確定

乙種經營許可證是三年一換證。首次申報材料與第二次換證申報資料要求完全相同，但變更申報材料與領證、換證材料則不同，那么此類檔案應歸為長期（30年）還是短期（10年）？

1.歸為長期。理由一，換證與工商企業的變更換證類同。工商企業若干年一換證，根據企業辦公地址變動時間，企業就要相應變更營業執照。理由二，工商企業檔案從建立企業起歸入，危化經營許可從擁有資格之日起歸入檔案，這些都有相同點。理由三，危化品經營變更材料的報送內容與申報換證材料有差異，這一點與工商企業變更換證是一致的。不同之處是工商第一次申請材料多、年檢材料少，危化品經營許可第一次申報與換證申報資料要求完全相同。雖然上報內容相同，但企業在三年內情況會發生變化，也就是部分材料可能變化。因此可參照工商企業檔案歸為長期。

2.歸為短期。因三年換證，從實用價值上看，新證一領用，舊證就上繳作廢，以前歸檔的材料便不再有用。而新證的有效期也僅為三年，這與煙花爆竹1年審批有相同之處，但區別是煙花爆竹屬于臨時性審批，歸為短期更合適。

從以上兩種保管期限界定分析，筆者認為歸為長期應比較合理。因為從檔案的查考作用來看，要查證企業最早是從何時擁有經營權、以后發展的過程及變化等，歸為短期是有失偏頗的。檔案部門應注重檔案的現實性和長遠性兩方面來考慮確定其保管期限。

（二）審批檔案的整理歸檔

審批檔案有兩種立卷方法。

其一是參照危化安全生產檔案按“一企一檔”管理。一企一檔是指以一個企業為一套的立卷方式，更強調以檔案實體的動態調整來反映企業危化品經營審批檔案內容動態變化的一種傳統方式。這種立卷方式反映檔案的延續性、相關性，同時方便管理與利用。具體為同一企業內容不分年度每次報送材料算1件，歸入該企業卷。其中又可分為兩種。一種是每次報送材料不論重復與否都歸為1件。另一種是可以將重復的相同申報資料剔除，也就是歸檔時可根據情況把兩次上報中發生變動材料及申請表等審批材料放入，1次報送為1件。前后兩者各有利弊。前者每件材料比較完整、清晰。后者更符合檔案整理原則，避免重復，精減檔案，減少掃描量，節省存儲空間。變更材料上報相對比較合理，包括申請表、工商營業執照或企業名稱預先核準書（復印件）、許可證原件及相關變更材料，可直接整理為1件。筆者認為歸檔若采用一企一檔，則后者立卷方法更合理。

一企一檔優點在于案卷目錄基本不變、卷內目錄只需變化時在后面補充新的條目，并調整全引目錄。根據三年一換證，正常情況下每卷三年一調整，工作量少，在業務科室整理、保管查找方便。缺點則表現在案卷號編制及排架上。該立卷方法案卷號編制采用一個企業為相連的幾卷，接著排下一企業的案卷。一個企業空幾個案卷號合適，就成為編號的首要問題，空的過多案卷號就顯得松散，過少就不夠。同樣的問題也體現在庫房排架上，空的過多導致庫房浪費，過少就放不下。

其二是參照文書的年度——問題分類法傳統組卷整理。即企業每次形成的經營審批所有材料獨立組卷，并以年度分類，同一年度內編一個流水號。優點材料比較完整、清晰，方便進館，解決單位檔案庫房緊張的難題。缺點容易造成材料重復，因保管期限為長期，加大掃描量；每年組卷使同一企業案卷缺少聯系，案卷存放不同處，案卷號也無聯系。但可利用計算機信息處理優勢，將實體檔案的保管順序與檔案信息進行邏輯關聯，并可在目錄處作備注用電腦制作紙質索引，使紙質實體、電腦查找都比較方便。

兩種立卷方式在審批檔案的管理中都有應用，盡管各地情況有所不同，但兩種立卷方式各有優缺點，難以分清孰優孰劣。所以，可以根據不同立卷方式不同特點，選擇適合自身的管理方式。

（三）案卷排列、編目

以上兩種立卷方法不同的編目原則。

一企一檔，按企業分類編案卷號。一個企業1次材料為1件，每件加蓋標有檔號的件號章，放入企業卷。案卷編號為大流水號，一個企業幾個相連的案卷號，接著排下一個企業也是幾個案卷號，空案卷號的多少根據企業形成卷數的多少來估算決定。

一審批一案卷，則按年度分類編案卷號。一個企業1次材料為1卷，所有該年度形成的案卷按時間先后排一大流水號。

（四）收集材料的歸檔范圍及卷內排列整理

歸檔材料以申報材料、審批流程中形成材料兩部分為主，另外還有變更材料、注銷材料等。

申報材料主要有經營單位網上申請填寫《申請表》、工商營業執照或企業名稱預先核準書（復印件）、企業主要負責人、安全管理人員、特種作業人員安全資格證書（復印件）、經營、儲存場所設施產權證明或租賃協議和相應的出租者設施產權證明（復印件）、安全生產管理制度目錄、安全評價報告及整改確認書等。無倉儲經營單位、零售單位，經營帶儲存單位都必須提供上述材料并根據各自情況增添相應的材料，包括崗位安全操作規程目錄、事故應急救援預案、安監部門出具的竣工驗收意見書、生產（儲存）批準書（復印件）等。

審批流程中形成材料包括經營許可證、辦理事項受理單、行政許可送達文書回執、申請材料收件清單、審查意見書等。

在對各種材料進行收集歸檔后，就要進行卷內排列整理。排序要求以結論性材料在前，再按流程排列，最后放上申報相關材料。第二次申報換證時上報的舊證，可放與第二次審批卷中。這樣整理既方便，又內容完整。

（五）審批檔案歸檔保管注意點

1.審批檔案掃描數字化。根據檔案數字化要求，將紙質檔案掃描，并結合計算機目錄檢索全文。這既減少實體查閱，使查找高效便捷；又為進館檔案數字化移交奠定基礎。

2.其它材料歸入相應檔案門類。除審批檔案外，其它審批綜合性材料雖數量少也應歸入文書檔案；包括審批檔案軟件系統數據、紙質掃描件的電子檔案則應刻錄成光盤歸入特種載體檔案，確保檔案完整，并由綜合檔案室統一保管。

3.動靜態檔案的區別管理。以一企一檔整理的動態檔案在業務部門歸檔，由兼職檔案員保管、利用，綜合檔案室負責指導。按年度分類的一審批一組卷檔案則每年由業務科室歸檔，移交綜合檔案室保管、利用。

總之，深入研究危化品經營審批檔案，采取恰當科學的管理方法，配備嚴格高效的規章制度，才是做好危化品經營審批檔案的有效之路。

（作者單位：寧波市江東區檔案局）