論檔案業務建設科學化

文·張蘇

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論檔案業務建設科學化

文·張蘇

檔案工作科學化，就是全面掌握并自覺遵循檔案工作特點和規律，規范、有序、優質、高效地進行各項業務建設。檔案業務建設，包括檔案資源體系、利用體系、安全體系三大體系建設和檔案事業管理各個環節，涵蓋了檔案館工作、檔案室工作、企事業單位檔案工作、農村、城市社區及家庭檔案工作等不同層面。檔案業務建設歷來是檔案部門的重要職責和主要任務，這是因為檔案工作的方針政策要通過業務工作貫徹落實，檔案事業的規劃、管理、推動要通過業務工作來實現，檔案的完整接收、安全保管、開發利用要通過業務工作進行。因此，抓好檔案業務建設是實現檔案工作科學化的主要途徑重要標志。

一、具有山東特色的檔案業務建設，為檔案工作科學化奠定了基礎

多年來，山東省在開展基礎業務工作、推行規范化管理、檔案信息化探索等工作中形成了自己的業務建設特色，為檔案工作科學化奠定了基礎。

（一）逐步建立起了山東省檔案業務規范標準體系

1984年，山東省“地縣檔案工作規范化、標準化調查研究小組” 成立。1985年底發布了我省第一個檔案業務規范——《地縣檔案館基礎工作規范方案》，內容包括“接收和征集范圍”“檔號編制”“全宗劃分和排列”“檢索工具”“檔案統計登記”五個主要方面和“文書檔案案卷整理標準”和“案卷裝訂”兩個附件。文件發布后，通過組織全省檔案館工作大檢查和上先進等級活動，整頓基礎工作，推行規范管理，基本改變了各地自行其是的狀況。1993到2006年，省質檢局又先后頒布了《工業企業檔案分類規則》《山東省地方綜合檔案館工作規范》《山東省機關檔案室工作規范》《鄉鎮機關檔案工作規范》《工業企業文件材料整理規程》《檔案目錄數據采集標準》《山東省數字檔案館建設規程》和《山東省數字檔案室建設規程》，基本構建了覆蓋各領域各方面的標準體系，為各項業務基礎工作提供了具體可操作依據。

（二）全面推行文檔一體、館室結合，理順了文檔、館室關系

機關文書處理部門、檔案室、檔案館室是檔案形成和管理三個階段，檔案館的基礎在檔案室，檔案室的基礎在機關文書處理部門。以往由于缺乏必要的協調，重復勞動比較普遍，造成大量人力、物力浪費。在文書處理階段，文件形成不規范，材料收集不齊全，整理歸檔不及時，給檔案工作造成很大被動。另外，檔案室、檔案館的整理標準規范不統一，檔號編制、案卷分類排列、檢索工具編制不銜接，檔案室的基礎工作不能為檔案館充分利用，檔案館還要做大量的檔案整理工作，使得檔案工作在低水平上不斷重復。90年代起，全省推廣文檔一體、館室結合的做法。檔案部門參與每年的文書處理工作檢查，對文件處理和材料齊全完整情況進行通報。在省直機關，把省檔案館的需求，通過業務指導工作反饋到機關檔案室。在統一館室整理標準和各項業務工作要求基礎上，指導與管理部門共同檢查案卷質量，促使館、室檔案標準一致，卷號銜接，無需整理加工，避免重復勞動，提高了工作效率和質量。

（三）積極推進檔案信息化建設，取得階段性成果

隨著社會信息化的飛速發展，電子政務快速推進，電子公文大量產生，檔案信息化建設成為檔案工作的發展方向。我省這項工作起步早，發展快。青島數字檔案館2003年開通啟用，成為全國第一個數字檔案館。隨后，淄博、威海、濟寧、泰安、日照、濟南、煙臺、濰坊等地相繼建成數字檔案館，30多個縣級館也開展了檔案數字化工作。在一段時期內，山東多項檔案業務工作在全國處于領先位置。但在快速發展的同時，存在著隱患和問題。

一是發展質量還有待提高。檔案數字化發展快，但成本高，沒有完全納入地方信息化整體規劃之中，缺乏強有力的技術支撐和財力支持。有些基礎業務工作外包或由非正式工作人員做，且事前論證不足，事中監督缺位，事后檢查不嚴，差錯率比較高。

二是開放檔案還需要及時和規范。開放檔案是80年以來的大事之一，也是《檔案法》的要求和規定，但開放檔案的基礎工作至今不到位，如開放檔案的組織，開放檔案的鑒定，開放檔案的程續，開放檔案的標志，開放檔案的方法等，這些是我們必須研究和面對的。對于還有多少應開放的沒開放，有多大工作量，需要多少時日，要明確責任，形成制度，規范管理。

三是職能部門主營業務檔案需要關注。在機關檔案室，大量反映主營業務檔案還沒有集中管理起來。因此，加大對各職能部門主營業務檔案的指導和接收力度是一項迫切任務。

二、選準著力點，實現業務工作現新突破

檔案事業與經濟發展和社會進步息息相關，檔案業務工作必須唱響主旋律，疏通主渠道，選準著力點，實現新突破。

（一）疏通主流渠道，抓主營業務，強根固本

山東各級已普遍建設了規模較大、功能較好的檔案館，加大收集力度，豐富館藏內涵，不僅是三大建設之首要，亦是山東各級檔案館發展的必要。檔案館接收和征集檔案，必須按級別和區劃進行。每一個館都有自己的特定對象、區域范圍和接收內容，應收盡收，使屬于國家所有的檔案都有自己正確歸宿，不管是二級單位、三級單位，都不能遺漏。改為股份制企業的機關和事業單位，改制前檔案屬國家所有，改制后的可協商，對黨和國家有意義的檔案，或接收，或寄存，要依法進行管理。不應當接收的，也不要濫收，不能打亂科學管理秩序，隨意增加管理成本。檔案館檔案來源主渠道是各級機關和單位，重點是各機關和單位的主營業務檔案。對于接收執行難的單位，要實施執法監督、行政作為、業務商洽三管齊下的綜合措施。要理直氣壯的采取行政和法律手段，建立規范有序的工作機制，樹立檔案局有理、有節、有力的單位形象。

（二）圍繞中心，抓住重點，突破瓶頸

業務指導是檔案行政管理的主要形式和手段，指導工作要圍繞中心，突出重點，抓住反映趨勢性，具有典型性，帶有普遍性的問題，務實、高效開展工作。一要圍繞全省工作的重點開展工作。如，山東黃、藍兩大國家戰略的重點工程，要作為全省檔案工作的重點來抓。在加強檔案工作指導的同時，還要利用檔案為兩大國家戰略的實施及時服務。二要抓住趨勢性問題的開展工作。如，全面了解電子文件形成、管理和歸檔情況。避免電子文檔機關丟失，進館掃描，造成浪費。三要抓住亟待解決的普遍性問題進行突破。如，2000年后，文書立卷改革，館室檔號如何銜接和管理，各級檔案館都面臨這個問題，要研究出可操作的方案和辦法。四要抓首腦機關，引領全局；抓綜合部門，帶動系統；抓檔案大戶，提高效益，使有限的指導力量收到事半功倍的效果。

（三）推行工作、學習、研究三位一體的科學方法

業務學習、業務實踐、業務研究三位一體，相得益彰。業務學習要結合實際工作進行，學術研究要圍繞解決實踐問題開展，采取學習、業務工作、學術研討三位一體的做法，以學習的態度，研究的精神，對待每一項業務工作的開展，重大業務項目，都應事先論證，科學規劃，規范操作，及時總結。既有工作成績，又有學習的收獲，還有學術探討和科學研究成果，一舉三得，提高工作品位和工作能力，激發學習熱情和研究興趣，實現檔案業務工作科學化。

（作者單位：濟南市中區檔案局）