企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

文·駱違穎　魏東

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企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

文·駱違穎魏東

檔案信息資源作為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，在領(lǐng)導(dǎo)決策、科學研究、經(jīng)濟發(fā)展、地企關(guān)系等方面的作用日益顯著，但受制于時間、地域、檔案孤本的限制，檔案實體資源價值的發(fā)揮受到一定的制約。因此，開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)遠程、異地、多人、同時共享一份檔案信息，已成為企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

一、注重分析研究，掌握用戶需求，準確進行功能設(shè)計

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目的，是為方便、快捷、高效地為使用者提供檔案服務(wù)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)立足于使用者的角度，以使用者的需求為導(dǎo)向，在滿足檔案管理自身要求的基礎(chǔ)上，充分考慮不同知識層面，不同技術(shù)水平的使用者獲取信息的能力，功能設(shè)計應(yīng)當定位準確，以操作簡單、方便快捷為原則，避免操作復(fù)雜，流程過長的功能，同時應(yīng)避免功能過剩，確保實現(xiàn)功能與需求的完美結(jié)合。

（一）從利用的角度開發(fā)設(shè)計

認真統(tǒng)計分析本單位歷年檔案提供利用情況，掌握用戶群體的主要類型、不同用戶的利用目的、工作環(huán)境、工作方式、信息需求對象、信息獲取方式途徑，獲取能力等，梳理不同用戶利用檔案信息的流程，形成清晰的需求設(shè)計思路。

（二）從全局的角度開發(fā)設(shè)計

隨著電子文件的快速增長，企業(yè)各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，電子文件、電子資料已成為檔案資源的主要來源。因此，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)，必須站在全局的高度，納入企業(yè)OA系統(tǒng)、各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，進行通盤設(shè)計，切不可只為檔案管理工作的發(fā)展，而設(shè)計孤立的檔案信息系統(tǒng)，確保企業(yè)檔案信息系統(tǒng)全面覆蓋企業(yè)各類獨立的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、檢索、利用的全部功能。

二、注重人才隊伍建設(shè)，打造一支知識豐富、技術(shù)過硬的檔案人才隊伍

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的，這就要求檔案管理人員必須具備相應(yīng)的技術(shù)能力。

（一）具有檔案管理向前延伸至文件管理的能力

檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，具有對各種先進設(shè)施、設(shè)備、信息化管理系統(tǒng)的操作、維護、完善的能力，在電子文件能被輕易修改和刪除的條件下，確保電子文件的真實性、完整性、安全性，對電子文件的整個生命周期施以統(tǒng)一管理。同時，要有把現(xiàn)代技術(shù)和傳統(tǒng)理論、原則、方法辯證結(jié)合的能力，不斷發(fā)展、完善檔案管理理論，提高自身理論水平和工作技能，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。

（二）具有良好的語言組織和表達能力

檔案人員要及時準確地向檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)團隊描述系統(tǒng)建設(shè)的需求、目標、標準、功能、性能等，幫助系統(tǒng)研發(fā)團隊準確理解檔案信息化建設(shè)的理念和思路，在系統(tǒng)的開發(fā)、測試、完善等不同階段積極參與，雙方密切配合，團結(jié)合作，充分溝通，共同分析并解決系統(tǒng)開發(fā)中出現(xiàn)的各種問題，逐一進行修改完善，保障系統(tǒng)功能質(zhì)量達到預(yù)期的要求。

（三）具有對各種信息收集、整合的能力

檔案管理人員要充分發(fā)揮自己熟知檔案管理的優(yōu)勢，通過對信息的搜集、整理、選擇、評價等一系列信息組織過程，利用自身的邏輯思維、文字知識、信息技術(shù)，以足夠多的零散的、獨立的信息為基礎(chǔ)，把無數(shù)、分散、無序的相關(guān)聯(lián)的小信息板塊拼接到一個大的系統(tǒng)中，形成真實可靠、齊全完整、系統(tǒng)有序的信息流，并通過各種方式向人們提供信息服務(wù)，從而發(fā)揮出信息的效用。

三、注重配備先進的檔案信息化建設(shè)軟、硬件設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支持

計算機、掃描儀、服務(wù)器、打印機、光盤刻錄機、照相機、錄音錄像等硬件設(shè)施，以及編輯、應(yīng)用軟件、OA系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、安全防護系統(tǒng)等軟件的可用性與功能實現(xiàn)性的高低，是影響檔案信息化建設(shè)效果的關(guān)鍵因素。

（一）先進的設(shè)施設(shè)備是檔案信息化系統(tǒng)功能實現(xiàn)的硬件保障

不同的掃描儀對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的效率和效果的影響非常明顯，有些掃描儀，分辨率較低，掃描的頁面模糊不清晰，所能進行的設(shè)置有限，而且最大只能掃A4幅面，必須在玻璃面板上進行逐頁掃描，連續(xù)工作時間過長，儀器發(fā)熱，掃描速度降低，會極大地降低工作效率。而先進的掃描儀，分辨率高，可設(shè)置選項多，可掃描幅面大，可選擇格式多，對JPG、PDF、TITT等格式可以任意選擇，通過“頁面設(shè)置”中進紙方向與輸出方向的不同配合，正、倒、橫、豎進紙，都可以得到正向的頁面，并且可以在同一份文件掃描過程中隨時調(diào)整頁面方向，A4、A3頁面同時掃描，設(shè)置為“書本拼裝”模式時，可以將整份雙面文稿自動掃描輸出，工作效率和掃描效果都大幅提高。

（二）功能強大的應(yīng)用程序是檔案信息化系統(tǒng)功能實現(xiàn)的軟件保障

1.OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是不同時期，出于不同目的而分別設(shè)計的兩套獨立系統(tǒng)，OA系統(tǒng)生成的電子文件是否滿足《版式電子文件長期保存格式需求》的要求，電子文件歸檔需要的元數(shù)據(jù)是否能夠全部準確采集，還有待進一步驗證。

2.OA系統(tǒng)帶有修改痕跡的最終定稿，會同時顯示所有修改痕跡（包括審核、核稿、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)修改的內(nèi)容），不同的修改人使用不同顏色的字體，在OA公系統(tǒng)中通過查看隱藏的批注，可以看到被標注的內(nèi)容是“插入”還是“刪除”。但是在歸檔到檔案管理系統(tǒng)后，“修改人、修改時間、修改的情況”等批注不會跟隨歸檔，特別是底稿以黑白樣式輸出后，所有的字跡都是黑色，這樣無論是電子文件還是對應(yīng)的紙質(zhì)文件都很難辨別修改的情況是“刪除”，還是“插入”。是否能夠能將“刪除”的內(nèi)容固定使用某種顏色的字體，將“插入”的內(nèi)容固定使用另一種顏色的字體，而不是不同的修改人自行采用不同顏色的字體，這一設(shè)想也需要對協(xié)同辦公系統(tǒng)重新調(diào)試后才能知曉。

3.在OA系統(tǒng)流程中，所有文件在流轉(zhuǎn)結(jié)束的最后一步都是返回到起草人，這樣對于企業(yè)發(fā)文，可以實現(xiàn)由發(fā)文部門歸檔，收文由文書人員進行歸檔。但是，如何對OA系統(tǒng)辦理的收文進行標記，保證領(lǐng)導(dǎo)簽辦到業(yè)務(wù)部門的收文，辦理完成后都能返回到文書那里，統(tǒng)一進行歸檔的問題，還需要對協(xié)同辦公系統(tǒng)功進行必要的完善。

4.財務(wù)、人力資源、統(tǒng)計部門都有自己獨立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如何實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的接口，以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、資料在歸檔后讀取的可能性，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的難點。

四、注重檔案信息資源自身的質(zhì)量建設(shè)，為信息化建設(shè)打好堅實基礎(chǔ)

（一）紙質(zhì)檔案自身的質(zhì)量嚴重影響數(shù)字化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案本身是否齊全、完整、系統(tǒng)，有效頁面是否清晰、完整，書寫質(zhì)量、整理質(zhì)量，直接影響其數(shù)字化的質(zhì)量。有些檔案，書寫用墨不規(guī)范，有圓珠筆也有鉛筆記錄，長期保存后，油墨擴散，字跡已經(jīng)模糊，得到清晰數(shù)字化頁面的難度非常大，必須進行修復(fù)；還有一些紙質(zhì)檔案整理的不完整，缺少附件、缺少批文，造成檔案信息資源不完整。因此，齊全、完整、系統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的強大基礎(chǔ)。

（二）檔案數(shù)字化質(zhì)量高低決定了檔案信息系統(tǒng)執(zhí)行效率的高低

館藏質(zhì)量檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要問題是，一文件題名錄入不準確、有錯別字，按關(guān)鍵字檢索不到相關(guān)條目；二掃描文件缺頁漏掃，掃描頁面不清晰，字跡模糊，頁面不完整、有殘缺，仍需提供檔案原件；三檔號錄入錯誤，與實體檔案不一致，如把B12錄成B11，按“檔號包含B12”的條件進行檢索，有漏檢條目；四形成日期錄入不準確，無形中擴大了查找的時間界限；五條目漏錄，檢索不到；六數(shù)字化為TIF格式，閱讀時不如PDF格式方便，很多利用者都有打不開文件的情況，掃描文件不能在協(xié)同辦公系統(tǒng)中直接應(yīng)用。以上問題的存在，不僅增加了檢索的難度，同時極大地降低了檔案信息化系統(tǒng)的效率。

（三）電子文件真實性、可靠性是影響檔案信息可信度的關(guān)鍵因素

OA系統(tǒng)、各業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，使電子文件數(shù)量巨增，已成為檔案信息的主要來源，但因為電子文件形成的復(fù)雜性，輕易可被修改、刪除的不穩(wěn)定性，以及長期保存的困難性，都將對網(wǎng)絡(luò)平臺上提供的電子信息的真實性、完整性產(chǎn)生影響，影響著檔案信息的可信度。目前實行紙質(zhì)文件和電子文件雙套保存的制度，一定程度上表明電子文件的真實性、可靠性仍然有待完善，因此，保證電子文件真實、可靠，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中不可回避的問題。

五、注重檔案信息化環(huán)境的建設(shè)

（一）企業(yè)信息化系統(tǒng)的平臺環(huán)境

企業(yè)檔案信息資源主要來源于兩方面，一是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，二是電子文件直接歸檔，即以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接為途徑，逐步突破機構(gòu)、地域、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的界限，發(fā)展為由文件、檔案、數(shù)據(jù)資料構(gòu)成的功能強大的服務(wù)系統(tǒng)。這就要求電子文件在線歸檔功能必須嵌入文件生成系統(tǒng)，文件生成系統(tǒng)開發(fā)與實施在電子文件格式、元數(shù)據(jù)采集、在線歸檔等方面，應(yīng)充分考慮檔案管理的要求，檔案信息化系統(tǒng)能夠自動接收采集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件及其元數(shù)據(jù)，自動獲取關(guān)鍵著錄項，自動生成歸檔文件條目，同時電子文件跟隨倒入，與檔案目錄一一對應(yīng)。可見，檔案信息化建設(shè)并不是孤立存在，必須融合企業(yè)OA系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，依托企業(yè)整體信息化建設(shè)的平臺，進行總體設(shè)計，自上而下，由內(nèi)向外，縱向由總部機關(guān)深入到各基層單位，橫向由檔案管理系統(tǒng)延伸銜接到企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)OA系統(tǒng)、各個分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫連接，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔，目錄自動生成、原文自動掛接，同時要建立開放的檔案信息使用平臺，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供利用，使具備上網(wǎng)條件的用戶在任何地點、任何時間查閱權(quán)限許可的任何檔案信息，且無法破壞檔案信息的真實性、完整性，實現(xiàn)“完整收集、安全管理、高效利用”的三大功能。

（二）檔案管理組織內(nèi)部的人文環(huán)境

在各種先進的管理技術(shù)充分發(fā)展的時代，檔案管理組織內(nèi)部的作業(yè)環(huán)境、工作氛圍、人際關(guān)系，對檔案信息資源的開發(fā)利用有著極大的影響。首先，工作態(tài)度是影響工作效率的關(guān)鍵因素，積極向上的心態(tài)，能促使管理者盡職盡責，想方設(shè)法解決困難，最大限度地挖掘自身潛能，而消極怠工，則會放大困難，所有不想干的工作都可以找到不干的理由。其次，工作氛圍極大的影響著工作者的情緒，良好的作業(yè)環(huán)境加上寬松的工作氛圍，會使組織的效率發(fā)揮到最佳水平，相反，組織內(nèi)部成員個個有情緒，不會干的有畏難情緒，會干的不想干，工作相互推拖，不僅無法發(fā)揮自身能力，有時甚至會影響到周圍同志的情緒，拖累整個團隊的戰(zhàn)斗精神，打擊團隊的工作積極性。再次，和諧的人際關(guān)系是密切合作的基礎(chǔ)，管理組織內(nèi)部人員之間關(guān)系越融洽，協(xié)作意愿就越強烈、合作程度就越緊密，越能最大限度地共享個體所認知的信息，共享個體所掌握的技術(shù)、技能，完成組織的共同目標。

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[1] 岳劍波 《信息管理基礎(chǔ)》 清華大學出版社

[2] 趙愛國 丁志超《新編檔案管理理論》 中國文史出版社

[3] 屠躍明 《數(shù)字檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)的研究與實踐》2014

[4] 馮惠玲 《電子文件管理》 中國人民大學出版社

（作者單位：山東能源淄博礦業(yè)集團有限責任公司檔案館/ 山東省農(nóng)科院）