檔案收集難的原因及解決對策

文·李娜　李德峰　趙凌云

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檔案收集難的原因及解決對策

文·李娜李德峰趙凌云

檔案作為人類社會各項實踐活動的真實記錄，記載著悠久的人類發展史，是我們寶貴的歷史財富。這筆財富質量的高低，取決于文件材料收集是否齊全完整。因此說，歸檔文件的收集在檔案管理系統中處于“先天”的地位，只有把應歸檔的文件材料收集齊全，可以完整反映人類活動的真實面貌，這筆財富才會變得彌足珍貴。但是，文件材料收集難卻是歷來檔案工作中存在的主要問題，成為檔案工作開展的掣肘之困。

一、檔案收集難的原因

1.應歸檔的文件材料形成不規范。有的對平時開展的工作，不進行及時的記錄與總結，致使原始數據不斷流失；有的做了記錄或總結，卻只有草稿，沒有正文，形式不正式，格式不規范，很難被納入歸檔范圍，造成無法彌補的損失。

2.文件材料分散保管，難以收齊。由于單位內部各部門分工不同，一些需要協同完成的工作，其形成的文件材料會因需求不同而被扣壓在有關科室或個人手中。尤其是科室主管領導和業務負責人員，為了自己利用上的一時方便，或是對文件歸檔制度的欠缺了解，會長久將檔案放在自己手中不移交。而檔案室作為一個檔案職能部門，在無法全面掌握部門工作的情況下，會常常疏漏對這部分文件材料的督促收集。

3.對涉密檔案資料的歸檔認識有誤區。在檔案收集的過程中，一直以來存在著“重紅頭文件，輕其他材料”的錯誤理念，這就使得一些涉及特定內容、只限一定范圍了解的檔案材料，例如黨組、黨委會議記錄等，會被一些部門以強調其機密性為理由拒絕歸檔，影響了檔案質量的整體性和全面性。

由于檔案收集困難，讓檔案部門一直陷入在文件材料歸檔率低，導致檔案利用率低；而檔案利用率愈低，文件收集就愈困難的惡性循環的怪圈中。

二、解決檔案收集難的對策

（一）加強宣傳教育，提高文件歸檔重要性的認識

首先，要提高單位領導對文件材料收集歸檔重要性的認識，督促領導能帶頭把自己每次參加重要公務活動和在單位日常工作中形成的文件材料及時移交歸檔，以表率作用帶動單位其他人員自覺主動地將其工作中形成的文件材料移交歸檔，使單位的歸檔文件齊全完整，檔案資料集中保管。

其次，加強對科室業務人員的宣傳教育，讓他們認識到自己是實踐工作的直接參與者，負責著具體工作的承辦、運行和管理，可以很好地對文件材料進行前端監控和全程管理。因而，增強他們的檔案意識，確保他們在工作中形成的文件材料齊全完整并及時移交檔案部門，才是確保整個單位檔案質量好壞的關鍵所在。

再次，加強對專兼職檔案員的教育培訓，讓他們認識到自己是檔案的具體管理者，他們的工作態度將直接影響到檔案形成的質量。因此，他們要以極強的工作責任心和憂患意識，投身到文件材料的形成、運轉、歸檔的監督管理過程中，保證文件材料齊全完整，保證文件歸檔符合要求。

（二）健全歸檔制度，保證文件歸檔有章可循、有法可依

首先，單位要以《中華人民共和國檔案法》及有關法律法規為依據，結合自身內部機構的業務活動情況，制定出科學合理的文件材料歸檔制度，明確規定文件歸檔的目的、時間、原則、要求、范圍。要以法規的權威性，強制各部門按照限定的歸檔范圍及時限，及時將辦理完畢的文件材料移交檔案部門立卷歸檔，增強制度對單位內部依法歸檔的約束力。

其次，檔案行政管理部門要以法制觀念統領全局，檢查監督各級部門的檔案工作，為各單位檔案工作的開展套上法律準繩。在依法檢查的過程中，要重點加強對歸檔文件數量、質量的檢查，對檔案收集不齊全、不完整或不按照國家規定移交檔案等各種威脅檔案完整與完全的違法行為，一律嚴格查處，并追究其相應的法律責任，讓那些視檔案文件材料收集可多可少、可有可無的人心存忌憚。

（三）掌握收集的重點，注意收集方法

首先，檔案行政管理部門在對檔案人員進行檔案崗位資格和業務技能培訓時，要突出強調檔案收集工作的重要意義，讓他們知道歸檔文件材料的齊全完整是檔案工作的基礎，了解文件材料的收集范圍與收集重點，將能反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，并在日后具有保存查考價值的文件材料收集齊全、歸檔完整。

其次，要注意收集方法。應區分不同情況，確定歸檔時限，做到文件材料辦完及時歸檔，避免到了年底突擊進行材料收集。由于文件材料在辦文部門保留時間太長，如遇機構變化、人事變動、工作調整很容易散失，因此對屬于歸檔范圍的文件材料，應當辦完一件收集一件，避免事久遺忘。對于平時不易收齊的文件材料，可以采用定期收集的辦法，按月或按季度定期收集。對于一些臨時性的大型活動，特別是跨部門、單位舉辦的會議、展覽等，可以采取靈活機動的收集方法，或做完一點收集一點，或在活動結束時統一將歸檔文件收集起來。

（四）明確職責，將收集工作納入工作責任制

應制定明確的檔案管理職責，將文件資料收集工作納入相關人員的工作責任制中。一方面，檔案管理人員要加強與各部門的溝通協調，充分發揮檔案管理三級網絡體系的作用，促進檔案收集工作順利開展。另一方面，檔案部門可以與各部門簽訂協議書，尤其是人事、財會、業務等重要部門。對這些部門形成的文件材料立卷歸檔，制定相應的保密措施，設專人專柜保管，并制定方便提供利用的具體細則，使他們能夠放心移交、安心使用，從而敦促這些部門文件材料的順心歸檔保管。

（作者單位：臨沂市食品藥品檢驗檢測中心/蒙陰縣林業局/蒙陰縣檔案局）