淺析電子文件歸檔工作存在的問題與對策

文·徐之光　丁穎瑩

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淺析電子文件歸檔工作存在的問題與對策

文·徐之光丁穎瑩

隨著辦公自動化的普及和電子政務、電子商務的廣泛應用，電子文檔大量產(chǎn)生。如何對電子文件進行歸檔管理，成為檔案部面對的一個關鍵問題。2014年9月山東省檔案局出臺的《<山東省檔案工作科學化管理規(guī)范>測評辦法》，明確要求機關檔案工作要實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化和數(shù)字檔案資源要達到存量數(shù)字化、增量電子化。但是作為縣級基層單位對于電子文件和電子檔案工作仍存在不少問題，比如對電子文件及其歸檔的含義認識不清，存在認識上的誤區(qū)；不了解電子文件歸檔操作技術，存在技術上的難題；缺乏既懂檔案管理又懂電子技術的人才，存在人才上的不足；電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務工作系統(tǒng)不銜接，存在系統(tǒng)支持不到位的問題，等等。為此本人結合工作實際，談談幾點粗淺看法，與大家商榷。

一、正確認識電子文件及其歸檔的含義，以明確電子文件歸檔工作內容

在現(xiàn)實工作中，由于人們受傳統(tǒng)觀念的影響和現(xiàn)代電子技術知識的局限，對電子文件和電子文檔這一新生事物，存在很多認識上的誤區(qū)。有的認為只要是通過計算機等電子設備形成的信息記錄都稱為電子文件，有的認為通過電腦將各種電子材料刻錄成光盤就完成了電子文件的歸檔整理等。中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2009年印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》中規(guī)定“電子文件是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。”《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對“電子文件”定義為“指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。”國際檔案理事會電子文件委員會1997年在《電子文件管理指南》中提出電子文件由內容、結構和背景三要素構成。綜上所述不難看出，電子文件的真正含義包括以下幾個方面，一是電子文件是電子化業(yè)務活動的產(chǎn)物，只有通過電子化業(yè)務活動產(chǎn)生的電子材料才是電子文件；二是只有在業(yè)務活動中通過電子設備及其專門的業(yè)務系統(tǒng)形成的電子材料才是電子文件，不是所有通過計算機產(chǎn)生的文件都是電子文件；三是只有應業(yè)務需要、在業(yè)務活動中產(chǎn)生的計算機文件才可能是電子文件；四是電子文件歸檔應該是賦予有保存價值的電子文件以檔案的身份的過程，是將具有檔案價值的電子文件由形成文件的業(yè)務系統(tǒng)向電子文件管理系統(tǒng)的移交過程。所以電子文件的歸檔范圍不應只限于電子文件本身的歸檔，而還應包括電子文件形成過程、流轉過程中形成的各種元數(shù)據(jù)，包括讀取電子文件的支持軟件，包括與電子文件相關的其他載體形式的文件。電子文件歸檔工作也不僅包括電子文件的創(chuàng)建、流轉、傳輸?shù)惹岸丝刂骗h(huán)節(jié)，還應包括電子文件的捕獲、登記、分類、歸檔、鑒定、存儲、檢索等環(huán)節(jié)。只有明確了電子文件及其歸檔范圍，才能充分做好電子文件的歸檔工作。

二、設計開發(fā)規(guī)范標準的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件歸檔工作的程序化、規(guī)范化

目前電子文件歸檔問題日益受到人們的關注和重視，國內外對電子文件歸檔問題的研究也在不斷深入，但從總體上來看大多停留在理論探討和研究階段，應用領域出臺的規(guī)章辦法原則性要求多，具有可操作的技術方法較少。要做好電子文件歸檔管理工作，必須明確在電子文件的全生命周期中承擔電子文件管理職能的三個系統(tǒng)，一是形成電子文件的業(yè)務活動系統(tǒng)，如臨沂市協(xié)同辦公系統(tǒng)、OA辦公自動化系統(tǒng)、HR人力資源管理系統(tǒng)等；另一個是電子文件歸檔管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是電子文件管理的核心系統(tǒng)；再一個是負責電子文件長期保存的電子文件長期保存系統(tǒng)。在電子文件管理框架體系中，管理系統(tǒng)處于核心地位，規(guī)范標準的電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理活動重要承擔者，是全程管理、前端控制和流程化的根本保證。檔案行政管理部門應及時下發(fā)具體可操作性的指導性方案，相關部門應設計開發(fā)規(guī)范標準通用的電子文件歸檔管理（軟件）系統(tǒng)，及時解決電子文件歸檔工作的技術操作問題。首先，電子文件歸檔管理系統(tǒng)要具備對電子文件捕獲登記、分類、鑒定處置、著錄（元數(shù)據(jù)管理）、存儲與保護、檢索與利用、安全與存取權限控制管理等一般功能。其次，能將電子文件分類方案、電子文件保管期限表、檔號設置方案和編號規(guī)則內置于電子文件管理系統(tǒng)，在對分類方案、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等文件管理工具提前進行參數(shù)配置后，能將電子文件捕獲后自動進行分類、鑒定，實現(xiàn)自動化歸檔（即在線歸檔或邏輯歸檔）。電子文件管理系統(tǒng)還要具備報告提示功能，保證某份電子文件在不能實現(xiàn)在線歸檔的情況下，能自動提示檔案人員進行人工歸檔或離線歸檔。另外電子文件管理系統(tǒng)在保證通用功能的前提下還要保留一定的可擴展性，以滿足各專業(yè)行業(yè)的電子文件管理。

三、正確處理電子文件歸檔管理系統(tǒng)與業(yè)務工作系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的關系，實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化

在電子文件全生命周期的三個系統(tǒng)中，電子文件管理系統(tǒng)具有中間橋梁作用，是確保實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化的關鍵。

一是通過電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的兼容對接，實現(xiàn)文檔一體化。承擔形成電子文件的業(yè)務系統(tǒng)負責將其生成的合格的電子文件交付給電子文件管理系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)負責適時將捕獲、采集電子文件并保證其真實、完整、可讀、可用。電子文件管理系統(tǒng)可以嵌入到形成電子文件的業(yè)務系統(tǒng)中，也可以獨立于形成電子文件的業(yè)務系統(tǒng)外。只有通過電子文件業(yè)務系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的對接，才能保證文檔一體的實現(xiàn)。

二是通過電子文件管理系統(tǒng)與電子文件長期保存系統(tǒng)的兼容對接，實現(xiàn)館室一體化。電子文件通過管理系統(tǒng)完成歸檔后需要保存在電子文件長期保存系統(tǒng)中，但是電子文件長期保存系統(tǒng)并不具備支持實體檔案的檔案數(shù)字化功能，為了實現(xiàn)存量數(shù)字化和增量電子化，需要將在電子文件歸檔長期保存系統(tǒng)再向數(shù)字檔案館系統(tǒng)的遷移，達到館室一體化。

四、強化對檔案工作人員的培訓教育，注重培養(yǎng)檔案專業(yè)與計算機專業(yè)相結合的復合型人才隊伍

電子文件歸檔和電子檔案管理是一項全新的工作，電子文件歸檔是一項專業(yè)性和技術性很強的工作，它不僅要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，還需要檔案管理人員具備熟練的計算機、網(wǎng)絡和電子信息處理技術。目前由于檔案人員對計算機等電子技術知識匱乏，客觀上影響了電子文件歸檔工作，這就需要各級檔案行政管理部門自身除加強對電子文件歸檔和電子檔案管理的探索和研究外還要加強對各單位檔案管理人員的培訓，在提高檔案人員的檔案專業(yè)技能的同時更讓他們掌握先進的電子技術知識，使其能靈活運用電子技術處理檔案工作，全面提高處理電子文件歸檔和電子檔案管理的具體操作技能，掌握檔案工作的每個環(huán)節(jié)在計算機等電子設備上的運行規(guī)律，能夠運用電子技術處理文檔分類，鑒定、編號、著錄、歸檔、編目、檢索等工作，使傳統(tǒng)的檔案管理技術與現(xiàn)代的電子處理技術實現(xiàn)耦合，最大限度地培養(yǎng)即懂檔案專業(yè)知識又懂電子技術知識的復合型檔案人才隊伍，促進電子文件歸檔和電子檔案管理工作的順利開展。

（作者單位：臨沭縣檔案局/國網(wǎng)山東省電力公司臨沂供電公司）