云計算在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用初探

文·李敏　張永進(jìn)

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云計算在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用初探

文·李敏張永進(jìn)

教學(xué)檔案管理是高等學(xué)校管理工作的組成部分，對于支撐學(xué)校深化教學(xué)改革、實施教學(xué)評估、提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。在當(dāng)今的信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到社會各個不同領(lǐng)域的管理過程中，高校的教學(xué)檔案管理亦是如此，需要信息技術(shù)的支撐以提高管理效率。值得關(guān)注的是，云計算以其強(qiáng)大的功能在許多領(lǐng)域的信息化管理過程中得到了廣泛應(yīng)用，將云計算技術(shù)應(yīng)用于高校的教學(xué)檔案管理領(lǐng)域具有創(chuàng)新性。本文在分析高校教學(xué)檔案管理的意義、信息化管理的現(xiàn)狀、云計算的特點的基礎(chǔ)上，針對如何研究開發(fā)服務(wù)于高校群體用戶、高效實用的教學(xué)檔案管理云平臺進(jìn)行了深入的探討。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理及其研究現(xiàn)狀

在信息時代的今天，檔案管理技術(shù)的信息化是我們的必然選擇，2008年教育部和國家檔案局在聯(lián)合下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出了高校教學(xué)檔案信息化管理的具體要求。運用信息技術(shù)，高校可以比較方便地查找所需要的檔案信息，從而實現(xiàn)對教學(xué)檔案的有效管理，提高管理效率和服務(wù)效益。因此，依托信息技術(shù)對教學(xué)檔案管理進(jìn)行管理得到了高等學(xué)校的積極響應(yīng)，成為教育、檔案主管部門和高等學(xué)校的普遍共識。

近年來，已有研究人員針對教學(xué)檔案管理的信息化開展了卓有成效的研究，研究工作主要集中在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理規(guī)范、隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)安全、服務(wù)創(chuàng)新等方面。

首先，要實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，必須建立一套適用于信息化管理需求的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，目前雖然已經(jīng)有學(xué)者提出了一些理念和方法，但還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，仍然需要進(jìn)一步深入開展研究。其次，任何一種把互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)的應(yīng)用都面臨各種信息安全威脅，教學(xué)檔案的信息化管理也是如此，對于依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，安全問題最為重要。由于它不同于現(xiàn)有的以紙質(zhì)資料和實體檔案館為核心的數(shù)據(jù)存儲和應(yīng)用服務(wù)都在本地，而是都遷移到互聯(lián)網(wǎng)上，所以用戶的重要數(shù)據(jù)和應(yīng)用服務(wù)的安全性應(yīng)也更多的受到關(guān)注，要讓高校大規(guī)模應(yīng)用信息化系統(tǒng)放心地管理各類數(shù)據(jù)和資料，就必須全面地分析并很好地解決系統(tǒng)所面臨的各種安全問題。再次，服務(wù)是教學(xué)檔案管理的基本宗旨，對基于信息化管理系統(tǒng)的服務(wù)創(chuàng)新研究受到檔案管理研究和實踐人員的高度重視，也就是要研究如何依托現(xiàn)代化的信息技術(shù)，拓展服務(wù)空間，降低服務(wù)成本，提高服務(wù)水平，滿足各級各類用戶對教學(xué)檔案信息資源的不同需求，為用戶提供全方位、個性化、有特色的信息服務(wù)。

從高校教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)實情況來看，目前我國高校教學(xué)檔案管理的水平和成效并不理想，有的高校還是運用傳統(tǒng)的檔案管理的方法，理論研究和實踐應(yīng)用的成果還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校的現(xiàn)實需求。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的研究和實踐，更新檔案管理工作觀念，探索和優(yōu)化信息技術(shù)支撐教學(xué)檔案管理的實現(xiàn)方法，仍然是現(xiàn)階段高校教學(xué)管理工作者的重要課題。

二、云計算應(yīng)用于高校教學(xué)檔案管理需著力解決的幾個問題

云計算是最近幾年信息技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展最為迅速、應(yīng)用研究最為廣泛的理念之一，它的本質(zhì)源于“服務(wù)”，其特征表現(xiàn)為虛擬化和外包。云計算與其他信息技術(shù)的不同之處在于，其計算任務(wù)不是在本地計算機(jī)或者遠(yuǎn)程服務(wù)器上完成，而是分布在由許多計算機(jī)構(gòu)成的資源池上，這樣可以使用戶能夠按照自己的需要獲取計算、存儲空間和信息服務(wù)。

云計算在諸多領(lǐng)域信息化管理中的應(yīng)用，為我們將云計算技術(shù)應(yīng)用于教育管理領(lǐng)域提供了啟示和借鑒。高校教學(xué)檔案管理方法的研究屬于教育管理研究范疇，與云計算技術(shù)相結(jié)合并建設(shè)數(shù)字化、信息化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的方法具有一定的創(chuàng)新性。要應(yīng)用云計算技術(shù)實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，必須圍繞一些列制約檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行理論研究和應(yīng)用實踐。

一是開展教學(xué)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的研究。結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理業(yè)務(wù)需求，分析存在的問題，探索其管理規(guī)律和相關(guān)管理屬性，優(yōu)化教學(xué)檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程和具體要求，制定一套適合應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化管理的教學(xué)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，解決教學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為教學(xué)檔案的管理工作提供基礎(chǔ)保障。

二是開展教學(xué)檔案管理云計算平臺系統(tǒng)的設(shè)計研究。針對高校檔案管理工作的特性以及信息化建設(shè)的需求，從云計算技術(shù)應(yīng)用的角度出發(fā)研究系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計；研究云計算平臺的設(shè)計方法與關(guān)鍵技術(shù)。平臺的架構(gòu)設(shè)計以用戶服務(wù)為導(dǎo)向，將檔案管理工作與用戶使用過程流程化、服務(wù)化，分析用戶需求，完成數(shù)據(jù)建模、功能建模、行為建模，抽象出檔案管理的共性模塊，建立數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)流圖，設(shè)計概念結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)模型，并采用相應(yīng)的設(shè)計方法進(jìn)行概要設(shè)計和詳細(xì)設(shè)計，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)實現(xiàn)，實現(xiàn)服務(wù)和應(yīng)用的可定制化和可配置化，從而解決檔案管理軟件的通用化問題，便于實現(xiàn)各高校的信息資源跨系統(tǒng)、跨平臺、跨地域的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求。

三是開展教學(xué)檔案管理云計算平臺安全性關(guān)鍵技術(shù)研究。研究基于云的用戶身份管理和訪問控制管理技術(shù)，對并在此基礎(chǔ)上應(yīng)用身份認(rèn)證技術(shù)和權(quán)限遷移技術(shù)，設(shè)計云平臺權(quán)限控制實現(xiàn)機(jī)制；分析云平臺數(shù)據(jù)安全模型，研究云平臺數(shù)據(jù)安全技術(shù)，設(shè)計并實現(xiàn)云平臺的高效數(shù)據(jù)加密與密鑰管理方案，使用國際標(biāo)準(zhǔn)的加密算法實現(xiàn)數(shù)據(jù)加密，設(shè)計密鑰管理機(jī)制；研究平臺的審計追蹤機(jī)制，設(shè)計并實現(xiàn)審計策略和體系架構(gòu)，實現(xiàn)審計日志的可查詢性和訪問控制，選擇合適的審計粒度和審計對象，將審計跟蹤和日志記錄相結(jié)合，實現(xiàn)系統(tǒng)安全審計；研究系統(tǒng)的備份與恢復(fù)技術(shù)，設(shè)計并實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)策略，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性和一致性，提高系統(tǒng)的安全性與可靠性。從而設(shè)計并實現(xiàn)有效、可靠的安全機(jī)制，解決教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)機(jī)密性、完整性保護(hù)問題。

四是開展教學(xué)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新和信息增值研究。使用數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)挖掘等信息化技術(shù)，對教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、使用，擴(kuò)展教學(xué)檔案信息的服務(wù)方式和使用范圍，建立完善的基于信息化管理系統(tǒng)的教學(xué)檔案利用和服務(wù)工作流程，解決教學(xué)檔案利用程度不高、管理效益偏低的問題，提高其使用價值。

綜上所述，只要針對高校管理的實際情況和特點，研究教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，以及基于云計算技術(shù)的管理系統(tǒng)設(shè)計、實現(xiàn)和安全等關(guān)鍵技術(shù)，設(shè)計完善的管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)加密與密鑰管理方案，并研究基于身份的訪問控制、權(quán)限管理等安全機(jī)制，就可以開發(fā)出服務(wù)于高校群體用戶、高效實用的教學(xué)檔案管理云平臺，從而為高等學(xué)校的教學(xué)檔案管理提供新方法，提高高校教學(xué)檔案的管理水平和使用效益。

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[1]方彬.高校教學(xué)檔案信息化管理研究[J].人力資源管理，2015（1）

[2]李敏，毛曉燕.深化管理模式改革 建立教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系[J].中國高等教育，2013（13）

[3]張安勇，李敏等.檔案學(xué)跨學(xué)科研究探析[J].蘭臺世界，2013（9）

[4]穆亞榮.高校教學(xué)秘書視角下的教學(xué)檔案建設(shè)與管理策略研究[J].科教導(dǎo)刊，2015（8）

本文是2015年山東省高等學(xué)校科技計劃項目“高校教學(xué)檔案管理云計算平臺關(guān)鍵技術(shù)研究”（項目編號J15LN40）的研究成果

（作者單位：青島大學(xué)）