做好檔案信息化網站集群系統工程建設的思考

文·繆平均

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做好檔案信息化網站集群系統工程建設的思考

文·繆平均

隨著我國互聯網的普及與發展，各級各類檔案局（館）檔案網站集群系統網絡化建設已經越來越為人們所重視。社會要求檔案信息資源共享，為檔案部門采用網絡技術提供了良機；計算機和網絡技術的發展，為檔案部門實現信息共享提供了可能的條件；檔案部門現代化管理的現狀，為采用網絡技術管理檔案奠定了的基礎。檔案局（館）館藏檔案的網絡化、信息化建設和發展，為社會經濟發展、為廣大民眾的利用提供了大量檔案信息，同時對開展檔案事業的宣傳，實現同系統檔案局（館）檔案信息資源的共享，促進檔案的社會化綜合利用起到了積極的作用。然而，在筆者看來，目前各級各類檔案局（館）檔案網站建設，還是各自為政、互不兼容，形成了一個個互不聯系的“信息個體”，影響到了整體檔案信息資源的開發與共享。筆者認為各級各類檔案局（館），應在國家檔案局、中央檔案館的統一安排部署下，盡快加強各級同類檔案網站集群系統工程的建設工作。

一、建設檔案局館檔案網站集群系統工程的意義

所謂檔案網站集群系統，也就是整合各級各類檔案局（館）區域內檔案網站信息資源，統一檔案功能模塊、版面形式、信息溝通渠道和安全管理模式，實現區域內同一類型檔案信息資源共享的網絡管理平臺。在互聯網高速發展的今天，集群式檔案網絡化的規模效應，將對各級各類檔案局（館）館藏檔案的利用、開發和服務等帶來很大方便。它不僅僅是工作方式和服務手段的改變，更是現代人思維理念和管理方式的轉變。它使同系統檔案館網站館藏內容，不再是獨立的堡壘，而是借助互聯網平臺來實現用戶和館藏檔案信息網站之間的參與性和互動性，同時使各級各類檔案網站通過相互鏈接，實現同一類型各綜合檔案局（館）間的館際檔案信息網絡化。

第一，檔案網站集群工程建設，為各級各類綜合檔案局（館）之間、與廣大利用者之間進行交流互動，提供了一個很好的溝通平臺。一是能夠為各綜合性檔案局（館）的檔案工作者之間學術交流、工作研究、信息共享，提供綜合性、廣泛性、政策性、學術性導向；二是在檔案網站中，可以開設電子郵箱，電子公告板，文件傳輸及遠程登陸等應用方式。檔案工作者可通過以上方式與利用者進行在線互動交流，及時收集、分析用戶反饋的信息，了解用戶需求，從而不斷改進工作，滿足用戶的要求，提供更好的服務內容。

目前，全國各省、市、自治區各級國家綜合檔案局（館），正在從封閉半封閉狀態走向開放，而館藏檔案信息通過網站形式開放的步伐卻顯得較為緩慢。努力做好各級各類檔案局（館）檔案網站集群系統工程建設，整合區域館藏檔案信息資源，實現館藏檔案信息資源共享，將會大大提高檔案系統信息化建設整體水平。檔案館網站集群系統工程的建成，可以讓檔案局（館）在自己的檔案網站上舉辦展覽，開放檔案目錄，開放政府部門已開放的現行文件，建立館藏檔案信息專題數據庫，開通開放館藏檔案的全文檢索和閱覽服務，接受社會群眾網上提交的查檔預約單等等服務。

第二，通過創新和改革，傳統的檔案服務方式發生了很大變化，檔案信息服務手段呈現出了信息數字化、傳遞網絡化、服務快捷化、資源共享化的特點，各級國家綜合檔案館都可以匯集館藏不同形式的檔案資源，借助互聯網與信息技術，建立起集館藏檔案信息開發、檢索、利用功能為一體的集群式服務體系。檔案局（館）網站集群系統的建立，可以使異地用戶通過網絡直接查詢和檢索存放在不同檔案局（館）的檔案信息成為可能，讓最大限度地滿足社會經濟發展獲取館藏檔案信息的需求變得可行。另外，檔案網絡集群系統工程建設新技術的應用，將使檔案服務形式發生根本性變革，它將打破檔案資源的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個統一的、開放的信息資源系統。由于檔案信息網絡分布面廣，同時具有雙向傳輸功能，不僅能向網上輸送檔案信息，而且還能從網上獲取許多與檔案歷史有關的信息。檔案局（館）檔案網絡集群系統工程建立后，一旦并入互聯網，它就成為網絡中的一種管理系統，檔案用戶之間、檔案局（館）與檔案網絡之間、檔案局（館）與檔案利用者之間的地理距離將因網絡的連接而消失，彼此之間的交流與合作將在無地域、無時限中普及推廣。廣大檔案用戶在辦公室或家里的計算機終端前，就可以對遠程檔案數據庫進行訪問，查閱自己所需的檔案信息，為檔案的利用拓展了空間。

二、建立館藏檔案信息網站集群系統的舉措

（一）保持館藏檔案信息數據庫內結構內容和主要功能范圍內的統一

當前，各級各類檔案局（館）館藏檔案信息網站，所建立的檔案信息數據庫，因數據類別、數據結構及其檢索查詢系統的形式不同而不能相互利用，使檔案信息資源不能共享。因此，檔案局（館）檔案網站集群系統工程的建設，一要按照國家檔案局《文書檔案目錄數據庫結構與著錄細則》統一規范和標準，使各檔案館檔案網站集群系統的檔案數據庫、結構和主要功能模塊保持一致，使各級各類檔案局（館）所建立的網站可以實現分級互聯、資源共用，逐步形成一個統一的檔案信息管理體系，為各級各類檔案館信息資源的交換與共享打下堅實基礎；二要統一規劃，集中建設，避免各省、市檔案局（館）網站重復投資，各自為政。讓各級檔案館網站建設集中到規范統一的服務設置上，由本省省級檔案局（館）進行專門的監督管理、組織調度和技術培訓，各級檔案行政部門負責本單位網站的維護、管理和使用。

（二）建立健全具備各級檔案網站數據庫的組合檢索查詢系統

檔案信息資源的有效檢索查詢，是檔案網站集群系統建設的核心和關鍵所在。各級檔案局（館）檔案網站要在同一個服務設置上，聯合開發高效實用的檔案信息檢索查詢系統，使其具備各級檔案局（館）檔案網站數據庫組合檢索查詢的功能，實現各省、市檔案局（館）檔案信息資源共享服務的目的，以適應網絡環境下快節奏、高質量、高效率的檔案信息資源利用服務的需要。

（三）檔案局（館）檔案網站集群系統的建設，要凸顯區域館藏文化特色和教育功能

檔案局（館）檔案網站集群系統開發建設，一方面在網站版面設計與美工設計上，要充分體現該地區的風土人情和地理環境，展現本地區的文化底蘊。要內容新穎、形式多樣、頁面生動，給人以新鮮感、厚重感，能雅俗共賞。另一方面，要利用網站舉辦各種類型珍貴檔案展覽，及時公布政府部門的現行文件，充分發揮館藏檔案資政育人的宣傳教育作用，讓檔案網站成為公眾獲取政府信息的橋梁，成為青少年接受愛國主義教育的殿堂；讓館藏檔案信息通過網站融入社會，服務于國家建設和社會進步。另外，檔案局（館）要通過網站隨時掌握社會與公眾反饋的意見，不斷改進網站的內容和形式，以更好地適應社會和公明的需要。

“境由心造，事在人為”。 檔案局（館）檔案網站集群系統工程建設需要永不自滿的創新精神、腳踏實地的奉獻精神和嚴謹細致的科學精神，不拘泥于傳統封閉的思維觀念，不止步于已有的成績，不束縛于現成的經驗，是不斷開創檔案局（館）檔案信息化網站集群工程建設新局面的必經之路。

（作者單位：陜西省檔案局）