關于工程項目檔案“單元歸檔”的思考與實踐

林麗云/臺州市檔案局

一直以來，工程項目檔案立卷歸檔整理都是檔案工作的重點和難點之一。難點表現為，工程項目檔案形成的環節、內容、立卷整理都難以把握和掌控。特別是當前，工程項目投資額和建設規模越來越大、建設工藝越來越復雜、檔案部門跟進重點工程項目的力量薄弱，使得成工程項目檔案監管和指導困難重重，重點工程項目檔案驗收時，檔案歸檔不齊全、整理不規范、排序不準確的問題時有發生。我們認為，在重點建設項目管理中應提前介入，制定規范，技術交底，抓監理全過程監管，推行“單元歸檔”立卷歸檔制度，實現重點建設項目檔案規范管理。

1 工程檔案“單元歸檔”理論依據

《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）在總則、項目文件收集、項目竣工文件編制、項目文件整理與歸檔等條目中，明確提出了項目檔案的歸檔思路，即按照工程的成套性特性進行立卷歸檔。

第4.4條規定：“建設單位、勘察單位、設地單位、施工單位、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據本規范要求，完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。”這項條款明確指出，各參與建設單位之間的文件材料不得合并、串聯、混雜，應各自歸檔、明確職責。

第5條就項目準備階段（第5.2.1）、項目施工階段（第5.2.2）、項目試運行階段（第5.2.3）、收集范圍（第5.3）、收集時間（第5.4）做出了明確的規定，要求按文件形成的先后順序和各參建單位的職責進行收集。

第6.1.2條規定：“竣工文件由施工單位負責編制，監理單位進行負責審核。主要內容有：施工單位綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質量評定文件、材料（構配件）質量保證書及復試文件、測試（調試）及隨工記錄、建筑、安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量事故報告等。”這里所提出的竣工文件編制，應是施工單位按照一個單項工程、單位工程、單元工程提供成套性竣工資料。

第7.1.2條規定：“建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理。”這一條應理解為建設單位、施工單位和各參建單位應遵循項目檔案形成的規律，按各自形成的特點進行有序歸檔。

第7.2.2條規定：“項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、對號件等組卷；管理性文件按問題、時間、順序或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；設計變更文件、工程更改洽商單、監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。”這一條更加明確指出，工程檔案應按專業、按臺套、按工藝順序等實現成套性歸檔。

我們根據上述條款的要求并結合重點項目檔案指導發現，工程檔案歸檔規范、辦法只要求到單位工程，與實際建設工程中的建設環節有很大差距。特別是一些大的項目工程，一個單位工程可以包含幾十個單元工程，每個單元工程下面有更多的子單元工程，立卷歸檔應該更加細化，按單元工程進行立卷歸檔更為妥當。

從實踐來看，按單元工程歸檔，不但不會給建設單位、施工單位、監理單位增加麻煩，反而更有利于建設單位、監理單位預先控制，有序地收集材料，輕松完成預立卷工作，也有利于工程檔案整理組卷工作，有利于業務指導人員對重點項目資料產生進行監管指導。

2 項目工程檔案歸檔內容

2.1 業主單位歸檔材料

建設單位的材料應根據建設進程，視項目進展情況對項目前期、項目管理中的檔案進行歸檔，按問題、時間、順序進行組卷。具體可按立項階段、勘察階段、可研階段、各部門審批階段、初步設計階段、施工圖編制報審階段、概算預算階段、招投標階段、征地拆遷階段、開工建設階段、安全管理階段、竣工驗收階段等各階段工作開展收集歸檔，以階段為節點，以時間為主線，做好預立卷工作。

2.2 監理單位歸檔材料

監理單位的歸檔工作應以一個單位工程為監理資料收集單位，實現成套性歸檔，具體可按每個單位工程建設所產生的資料進行收集。每個單位工程包括以下內容：一是監理管理性文件，包括監理規劃、監理實施細則、旁站監理方案、監理月報、第一次工地會議紀要、監理會議紀要、監理工作日志、監理工作總結、工作聯系單、監理工程師通知及回復單、工程暫停令、工程復工報審表；二是質量控制資料，包括工程質量事故報告及處理資料、旁站監理記錄、工程平行檢驗記錄、工程材料/構配件/設備報審表、見證取樣和送檢見證人備案表、見證記錄、工程技術文件報審表、報驗申請表；三是造價控制資料，包括工程款申請表和支付證書、工程變更費用報審表、費用索賠申請表和審批表；四是合同管理資料，包括建設工程委托監理合同、工程延期申請表和審批表、分包單位資質報審表；五是竣工驗收資料工程質量評估報告、監理資料移交書、監理費用決算資料、工程檔案監理報告。整個項目工程監理檔案應由所有的單位工程的監理材料組成。

2.3 施工單位歸檔材料

應按項目工程的劃分和施工工序來組卷歸檔。一個工程建設項目是一個工程綜合體，可分解為許多有內在聯系的獨立和不獨立工程。工程建設項目可分為多個單位工程，每個單位工程可分為多個分部工程，每個分部工程又可分為多個分項或單元工程，單元工程下面還有子單元或檢驗批。工程建設項目的劃分是一個從大到小、從總體到最小單元的分解過程，施工技術文件要以最小單元工程為最小組卷單位進行組卷。多個單元工程組成一個分部工程的檔案資料，多個分部工程的檔案資料組成一個單位工程的檔案資料，多個單位工程的檔案資料形成一個單項工程的檔案資料，最后形成整個建設項目的檔案資料整體，如此才能完整、準確地反映項目建設全過程。

3 施工材料“單元歸檔”組卷順序

一般分部工程都按不同部位、不同專業進行劃分。檔案組卷排列順序應把分部作為一個整體立檔單位，分部工程中的資料應該如下排列：施工組織設計——施工圖設計文件會審、技術交底記錄——各分項（單元）工程設計變更通知單、洽商記錄——N1（單元）工程原材料、成品、半成品；構配件、設備出廠質量合格證書；出廠檢（試）驗報告和復試報告；（單元）工程施工試驗資料；分項（單元）工程施工記錄；分項（單元）工程測量復核資料；分項（單元）工程隱蔽工程檢查驗收記錄；分項（單元）工程工程質量檢驗評定資料；使用功能試驗記錄；——N2（單元）工程原材料、成品、半成品；構配件、設備出廠質量合格證書；出廠檢（試）驗報告和復試報告；（單元）工程施工試驗資料；分項（單元）工程施工記錄；分項（單元）工程測量復核資料；分項（單元）工程隱蔽工程檢查驗收記錄；分項（單元）工程工程質量檢驗評定資料；使用功能試驗記錄；——N3……——事故報告——交工測量資料——交工驗收資料。這里面包含著整個分部的綜合性材料和分單元的獨立性材料，這樣既有綜合又有分單元，解決了施工建設單位的資料產生與建設工程同步進行問題，歸檔的順序直接在施工的第一線進行確定，解決了歸檔資料收集困難的問題。

4 項目檔案“單元歸檔”預立卷制度

根據上面所述建設、監理、施工單位不同的檔案組卷方法，每個項目工程都要求所有參建單位建立預立卷制度，提前介入，防止檔案資料因建設時間長、人員更換而出現資料排序混亂，無法按階段、按單位進行立檔問題。第一，建設單位檔案員按前期工作進程對進入檔案室的資料進行預立卷，按工作階段、內容、時間流水編號，裝盒，建立電子文件目錄；對缺失的文件資料，及時聯系相關人員進行補充完善。第二，施工單位檔案員按單元工程——分部（子分部）工程——單位工程對產生的檔案資料進行預立卷、流水編號、裝盒、建立電子文件目錄；檢查表單的簽章手續以及記錄內容的完整性、準確性及真實性，及時查漏補缺。第三，監理單位檔案員以單位工程為單位，做好監理管理資料、質量控制資料、造價控制資料、合同管理資料的收集、流水編號、裝盒、建立電子文件目錄；保證表單的簽章手續、記錄內容的完整性、準確性以及真實性，及時查漏補缺。

5 原材料“單元歸檔”問題

原材料歸檔是施工單位資料歸檔的一個重點和難點問題。從建設部門的質量要求來看，他們要求原材料一定要跟到單元工程，這樣可以控制原材料的質量，也可以為今后維護維修提供精確的范圍。因此，對于原材料歸檔，我們要求一般情況下，原材料歸在單元工程之下，和單元工程里的其他工序材料組成一個單元工程的整體材料。同一廠家、同一品種、同一批次的施工物資用在不同單元工程時，原材料的原件存于主要單元工程，另一單元工程則附上說明，說明原件在哪一個單元工程，并蓋上經辦人的章，注明日期。質量證明文件為復印件時應與原件內容一致，但必須加蓋原件存放單位（指廠家或物資供應單位）的公章，注明原件存放處，并由經辦人簽字和注明簽字日期。如質量證明文件為傳真件，則應轉換成復印件再保存。