直面大數據發展對檔案工作的挑戰

王肖波 林偉宏/浙江省檔案局

2016年2月5日，浙江省人民政府舉行第60次常務會議，審議并原則通過《浙江省促進大數據發展實施計劃》。時任浙江省省長李強指出：“促進大數據發展，關鍵要在其促進經濟社會發展、推動政府治理能力現代化、加強社會管理等方面下功夫。各地各有關部門要統一思想、落實責任，實行專人負責，找準公共數據整合、共享、開放這一切入點，突出重點、分步推進。要注重應用、體現成效，通過實施一系列大數據應用示范工程，帶動大數據整體發展水平的提升。”主要任務如下：一要圍繞體制機制創新，打造數據共享、交換和開放統一平臺。其中提到，由省政府辦公廳牽頭深化公共數據統一開放平臺建設，優先推動信用、交通運輸醫療……企業登記、檔案等民生保障服務相關領域的政府數據集向社會開放；二要圍繞社會治理精細化，建設社會治理大數據應用體系；三要圍繞經濟運行科學化，建立監測分析大數據支撐體系；四要圍繞民生服務普惠化，開展公共服務大數據應用創新；五要圍繞技術研發及產業化，激發創業創新活力；六要圍繞數據應用普及化，培育產業發展新生態；七要圍繞可持續發展，完善安全保障體系。

為推動七大任務的落實，浙江省將實施政府基礎信息資源庫建設示范工程、投資項目在線監管示范工程、公共信用信息服務示范工程等十八項示范工程。其中，第十項是檔案管理和開放共享示范工程，牽頭單位為浙江省檔案局，省級有關單位和市縣二級政府配合共同參與。該示范工程的內容如下：加強數字檔案館（室）建設，推進檔案大數據聚合，構建查閱利用在線數據服務平臺，完善檔案數據共享開放標準，促進檔案數據通過浙江政務服務網向社會開放共享。加強大數據歸檔管理，制定大數據歸檔范圍、標準，建立統一的歸檔平臺，對具有保存利用價值的大數據按照檔案管理要求進行及時歸檔和登記備份，促進大數據證據保全、長期保存和再利用。

由此可見，大數據實施計劃對檔案工作的挑戰已經到來，我們必須直面挑戰、迎難而上，在理念、制度、技術、利用等方面不斷創新，唯此才能適應時代發展的潮流，占據生存發展的一席之地。

一

上世紀八十年代中期，國家檔案局提出把計算機技術應用于檔案，至今已有30余年。這一時期大致分為三個階段：一是探索階段。這一階段的時間跨度為八十年代中期到九十年代中期，主要是計算機輔助檔案管理，關注和解決的問題主要是檔案機讀目錄著錄標準的制定、編目檢索軟件的研制、目錄數據庫的建立和充實，并開始進行檔案編目和目錄檢索；二是起步階段。這一階段的時間跨度為九十年代中期到本世紀初，主要是檔案信息化準備階段，關注的問題是檔案信息處理標準體系建立、傳統檔案的原文信息數字化轉換、多媒體數據技術應用、較大型網絡和廣域網絡的應用研究、分布式綜合性數據庫建立、檔案信息網站建立等。三是發展階段。這一階段的時間跨度為本世紀初到現在，屬于檔案信息化發展階段，計算機信息網絡技術在檔案管理各個環節中逐步獲得普及，檔案信息化已經實現單機版檔案軟件和網絡版檔案軟件應用，數字檔案館（分布式、館室一體化、區域共享）都有了一定基礎和初步成效。檔案信息化關注的重點從檔案條目、紙質檔案掃描件副本，開始向OA電子文件歸檔、電子檔案長久保存等方面轉化。

2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》提出，要普及應用文檔一體化，實現檔案管理與辦公自動化、電子政務同步建設，協調發展；2002年，國家檔案局制定《電子文件歸檔與管理規范》，2003年下發《電子公文歸檔管理暫行辦法》；2009年中辦發布《電子文件管理暫行辦法》，2012年下發《電子檔案移交與接收辦法》。電子文件和電子檔案有著其獨有的特性，《電子文件歸檔與管理規范》中對電子文件的定義是“在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。電子文件具有形式多樣、內容易改、壽命不穩和依賴操作系統和外部設備的特點，相比紙質文件其管理技術更為復雜。如果不能對電子文件這種具有戰略意義的信息資源進行合理配置、有效整合、互聯互通、共建共享，使之服務于國家的各項建設事業，將會是一種極大的社會資源浪費，對國家核心競爭力的負面影響也會不斷呈現出來。

二

2015年，浙江省檔案局把對接浙江政務服務網、實現電子文件無紙化歸檔和電子檔案接收作為一項重要內容，納入到檔案工作服務中心大局中，在廣泛深入調研基礎上，出臺《關于加強行政審批文件材料歸檔工作的意見》，要求各單位根據行政權力清單梳理制定本單位行政審批材料歸檔范圍和保管期限表，并報同級檔案行政主管部門審批；研究制定了政務服務網行政審批電子文件在線歸檔技術要求與解決方案，結合《浙江省電子政務云計算平臺管理辦法》，聯合技術開發單位共同設計開發行政審批電子文件在線歸檔模塊。2015年12月1 日，省住建廳作為第一家用戶已經開始行政審批電子文件無紙化實時在線歸檔的試點，僅四個月就形成8000件加蓋有浙江省檔案局賦予的可信時間戳的行政審批原生電子檔案。

這項工作在全國屬于首創，歸檔技術處于領先地位，電子文件歸檔功能設計在行政審批事項辦理完畢之后的辦結操作環節，辦理人員可以選擇辦結預歸檔模式或辦結并歸檔模式。工作首選辦結并歸檔“一鍵歸檔”模式，該功能可以隱式地設計在原先審批環節的辦結操作之中，當然這需要我們預先設置好檔號自動生成規則、保管期限判定、電子檔案排序等。由審批辦理人員在辦理完畢后將審批事項直接進行歸檔，自動完成歸檔電子文件整理、歸檔數據打包與省檔案局聯動加蓋可信時間戳等操作，這樣既完成了“一鍵歸檔”，又為今后電子檔案的移交接收創造了準確性、完整性、可用性、安全性“四性”檢測的依據，同時也為下一步“浙江省檔案局電子文件歸檔與接收系統平臺”新項目的建設提供了良好的基礎。

浙江檔案部門在全省大數據發展實施計劃的指引下，對接浙江政府服務網全面深入開展相關領域的調查研究，研究制訂大數據歸檔管理工程實施方案，探索建立“互聯網+政務服務”創新改革中的政務大數據歸檔管理制度機制，全面開展政務大數據歸檔及電子檔案長期保存利用工作，力爭在新一輪轉型發展中不缺位，助推浙江檔案事業轉型升級。

三

傳統的檔案利用方式主要是檔案閱覽、出具證明、陳列、編研、答疑等，這些工作在檔案館或部分機關檔案室內完成，但這已不適應公眾對檔案資源利用的需要。檔案利用服務方式要實現創新，從封閉半封閉走向開放。查檔用戶體驗是檢驗檔案利用工作好壞的唯一標準。根據《浙江省促進大數據發展實施計劃》和《浙江省“互聯網＋”行動計劃》要求，要以浙江政務服務網為總平臺，搭建全省統一規范的政府信息公開平臺，制訂公共機構數據開放計劃，規范數據開放的目錄、格式、標準和程序。優先推進信用、交通、醫療、衛生、就業、社保、地理、文化、教育、科技、資源、農業、環境、安監、金融、質量、統計、氣象、海洋、企業登記監管等民生保障服務相關領域的政府數據向社會開放。進一步引導各類社會機構整合和開放數據，構建政府和社會互動的信息采集、共享和應用機制，加強政府與社會信息交互融合的大數據資源的關聯分析和挖掘利用。

目前，浙江政務服務網已經在主頁中設置了個人辦事、法人辦事、行政審批、便民服務、陽光政務和數據開放六個子系統；在數據開放子系統中已經設立了電子證照、檔案數據、財政專項、空間地理、法人信息、統計數據、信用信息、政府公報八個模塊。顯然，“檔案數據”模塊應是省檔案局的“主陣地”。面對這一主陣地，省檔案局計劃通過已批準立項的“浙江省檔案信息共享平臺”，建立“一站式”全省檔案信息搜索引擎，將全省各個檔案館和機關的檔案縮略條目在浙江政務服務網上集中開放共享。

建設全省檔案信息共享平臺的目的有以下幾點：一是及時掌握全省檔案資源的分布、歸檔、保管、利用等狀況；二是以公共數據整合共享開放為切入點，堅持需求導向，強化示范應用引領，進一步引導各類社會機構整合和開放檔案數據，構建政府和社會互動的檔案信息采集、共享和應用機制，加強政府與社會檔案信息交互融合的大數據資源的關聯分析和挖掘利用。三是立足互聯網，建立面向公眾的檔案概況信息檢索查詢服務。檔案概況信息是指，數據經過脫隱私處理后保留四、五個字段（如姓名或法人、內容關鍵詞、時間、存放單位、利用流程等），盡可能簡單明了。公眾如有疑問或想進一步查詢，可根據“浙江省檔案局異地查檔、跨館服務”要求，到附近的檔案館、政府信息公開查詢點或便民服務點，經實名認證后，獲取相應檔案證明材料，也可以根據“網上申請、快遞送達”服務模式，依托浙江政務服務網開展全省電子檔案開放與共享，讓數據多跑路，百姓少走路，推動檔案部門在業務創新基礎上實現更多公共服務事項的全流程在線辦理。