高校檔案管理工作中信息資源的開發利用

劉萍南陽醫學高等專科學校

高校檔案管理工作中信息資源的開發利用

劉萍
南陽醫學高等專科學校

高校檔案是重要的信息資源，對其的開發利用，不僅是高校發展的要求，更是檔案服務工作的必然要求。隨著現代化社會的不斷發展，檔案管理工作不斷優化，信息資源更是成為了人們在新媒體時代下的一種迫切需求。本文闡述和探析了高校檔案管理中信息資源開發利用的現狀及普遍存在的問題，探討了開發利用信息資源的措施，并針對存在的問題提出了相應的對策。

高校檔案管理；信息資源；開發；利用

一、高校檔案管理工作中信息資源的開發和利用所存在的主要問題

（一）檔案信息資源的標準化體系未建成

為了便于檔案資源的開發和利用，檔案信息資源的開發必須實現標準化，在同一的標準體系下進行運作，這也是實現檔案信息資源充分共享的前提。而現階段高校檔案信息資源的開發利用卻沒有統一的標準，如收集工作沒有明確的要求，信息收集的內容、范圍界定都不夠清楚，錯收、漏收、多收的現象時有發生。沒有相對標準的信息資源管理體系，那么其結果就是需要利用的資源找不到，不重要的資源比比皆是。一些高校檔案管理工作沒有受到學校領導的高度重視，因此檔案人員在開展檔案信息的收集工作時常常受阻。

（二）檔案信息資源館藏種類不全

檔案信息資源的種類和數量的齊全程度制約著檔案信息資源的開發和利用程度。隨著高校檔案管理信息化時代的來臨，很多高校的檔案庫和檔案館都不再能滿足于檔案信息資源的增加，甚至一些高校設備不齊全，嚴重影響了檔案質量和收集時間。從館藏的結構上，主要是分為教學、科研、文書三大類別，但是各高校又各有自己的側重，有的重視基建檔案，有的重視財務檔案管理等，都在不同程度上存在的輕重不等的結構不合理狀況。

（三）檔案信息資源的信息化建設薄弱

隨著信息化時代的來臨，雖然大多數高校已經配備了較好的基礎設備，但是不少高校由于認識不足，錯誤地認為信息化就是數字化，因此即使硬件設備夠強大，但是日常工作也只是在維持著簡單的管理，很少應用專門的檔案管理軟件，存在著重硬件輕軟件的思想，高校檔案管理信息化的建設較低，信息資源很難在網絡化環境下傳遞，從而影響了檔案信息化發展水平。

（四）檔案信息資源的安全與保密意識薄弱

新媒體時代的到來，人們獲得了更多、更快的信息交流和資源共享的方式，但是這個過程中很多問題也逐漸暴露出來，其中高校檔案信息管理系統安全性問題愈發顯著。目前高校中很多檔案設備和信息系統中的軟件系統都是從發達國家進口，信息資源的安全性難以保證，這就導致了檔案信息資源開發利用的效率低下，甚至很多涉及保密要求的檔案信息資源不能通過信息系統進行開發利用，阻礙了信息資源的發揮自身價值。

二、高校檔案管理工作中信息資源的利用和開發的應對措施

（一）建立檔案信息資源統一的標準化體系

檔案信息收集和管理的主要功能就是開發利用，如果沒有檔案信息資源的開發使用，信息化建設就失去了意義。只有建立檔案信息資源的標準化體系，實現檔案信息資源在各個信息系統中實現充分的共享和互通，才能實現檔案信息資源的充分利用。因此，在檔案信息資源開發利用過程中，要樹立正確的思想觀念，主要分為三個方面：首先，要樹立信息化的觀念，了解信息資源就是核心競爭力，把信息資源的開發利用上升到戰略層面，積極進行信息資源的開發和利用。其次，要樹立信息共享的觀念。信息資源只有充分共享才能最大程度的發揮其價值，實現效益的最大化。然而，現階段檔案管理工作中條塊分割的工作方法是不利于信息共享的，因此要改變傳統的思想觀念，注重信息共享。最后，要樹立需求導向的觀念。檔案管理的主要作用是檔案信息資源的利用，因此，在進行檔案信息建設過程中要充分了解檔案使用者的切實需求，并以此為基礎去進行檔案信息資源的開發利用工作，確保檔案信息資源能滿足相關方的切實需求。

（二）檔案信息資源開發利用要統一規劃

檔案信息資源開發利用是個較為繁復的工程，涉及的細節較多，情況復雜。因此，要對檔案信息資源的開發利用進行統一規劃，利用團體的力量來加快其發展。因此，要從戰略層面對檔案信息資源開發利用工作進行規劃和設計，采用自上而下的方式，各職能部門在戰略規劃的基礎上確定自己工作的職能和目標。同時，要制定出統一的檔案信息管理的制度和標準，確保各職能部門在統一的標準下開展工作，實現信息系統的綜合集成。

（三）加大投入，完善相關機制

檔案信息資源的開發利用是檔案管理的重要職能，也是檔案信息化建設的核心目的，因此，要加大檔案信息資源開發利用工作的投入，要重視檔案信息資源開發利用的價值，在人、財、物方面給予其充分的支持和傾斜，為信息資源開發利用工作打下堅實的基礎。同時，要完善相關的機制，給信息資源開發利用工作以機制保障，主要分為三個方面：首先是要完善數據更新機制，為數據使用者提供及時、準確的數據和信息。其次是要完善數據共享機制，要從戰略層面制定信息共享相關的法規制度，并確立日常工作中的信息交換機制，實現信息共享。最后要完善日常應用機制，要建立良好的氛圍，提倡各職能部門去進行創新，使檔案信息資源開發利用工作在應用中不斷向前發展。

（四）確保檔案信息資源安全，提高效益

檔案信息資源的安全性是檔案信息資源開發使用的前提。雖然檔案信息資源只有實現充分共享，才能使其得到充分的利用，然而，信息資源的充分共享是以安全性為前提的，若檔案信息資源失去安全性，就不可能充分發揮信息資源的價值，甚至還會帶來反作用。因此，要樹立嚴格的安全意識和保密意識，確保信息資源的安全性；要做好數據保密工作，對數據進行加密，設置防火墻，通過這些技術措施來保證信息資源的安全性；要建立完善的管理制度，避免制度漏洞。總之，要采取一切措施，在確保信息資源安全性的前提下進行信息資源的開發利用。

[1]王光娟.淺析高校檔案信息資源的開發利用[J].圖書情報研究,2011

[2]李淑娟.淺談新形勢下檔案信息資源開發利用[J].蘭臺世界, 1995

[3]馬景,趙怡紅.論高校檔案信息化建設[J].蘭臺內外，2012，4

[4]卓淑清.檔案工作人才的現狀與人才培養的途徑[J].蘭臺內外，2012，4