歸檔文件整理規則實施后的思考和轉變

竇冬梅濟南市勘察測繪研究院

歸檔文件整理規則實施后的思考和轉變

竇冬梅
濟南市勘察測繪研究院

在歸檔文件整理規則實施以后，對文書檔案的管理方式有一定轉變，這在一定程度上影響了檔案的整理。在這一背景下，必須在實踐過程中總結經驗，不斷探索新的解決方法。

歸案文件；整理規則實施；辦公自動化

由于辦公自動化的需要，歸檔的文件變成了兩種，一種是紙質文件，一種是電子文件，加上企業的辦公自動化水平的影響，所以它們會在未來很長一段時間中共同存在，只有加強對文件的歸檔整理力度，才可以實現檔案管理水平的提高。通過歸檔文件整理規則實施有利于加強保管檔案文件單位的管理。

1、《歸檔文件整理規則》實施的管理轉變

1.1 提高了檔案文件管理工作的效率

在過去，文書立卷工作十分復雜，即使有經驗的檔案管理者也會在具體實踐中面臨一定的問題。在歸檔文件整理規則實施以后，利用計算機進行檔案管理，每一個文件的信息都被錄入到電腦中，簡化了檔案整理者的工作，有利于提高工作效率。

1.2 《歸檔文件整理規則》的學習和理解簡單，有利于檔案工作人員更好的把握

對于基層的檔案整理人員來說，其流動速度比較快，加上其專業技能存在差別，所以工作量比較大。過去的立卷人員一方面要有一定的立卷專業理論知識，另一方面還要掌握相關的規范，除此之外，各個檔案文件整理者要具有綜合分析能力，所以對于檔案整理者的要求過高。在歸檔文件整理規則實施以后，文件整理程序被簡化，其工作難度也得到控制，有利于檔案整理人員更好的開展工作。

1.3 《歸檔文件整理規則》推動了檔案的整理、保護和利用

在歸檔文件整理規則的實施以后，檔案的整理被簡化，這樣一來，檔案者有更多的時間和精力來進行檔案的保護和利用，進一步協調三個部分的關系。對于過去的立卷來說，其檔案的案卷是通過多個文件共同構成的，而通過案卷管理，各個檔案利用者的檔案利用可以更加高效和安全。

2、不同的管理方式帶來的思考

2.1 以件為保管單位組織館(室)藏有利于轉變過去的檔案觀念

通過以件為基礎的館藏或室藏行為，有利于取消過去的“案卷”特征。依據國家的歸檔文件整理規則可以得知，傳統的“案卷”形式被取消，這在一定程度上減輕了檔案人員的工作重量，同時也規范了檔案整理工作，防止因為個人的因素導致前后立卷存在差異。

2.2 以件為保管單位組織館(室)藏對科技、聲像等門類檔案管理不適用

對于《歸檔文件整理規則》來說，它的應用局限于文書檔案，加上文書檔案里的單份文件有很高的獨立性，所以它僅適用于文書檔案。然而，科技和聲像的檔案管理截然相反。在進行管理時，如果把單份憑證作為基礎，那么必然會加劇管理過程和查找過程的復雜性。而對于人事檔案來說，它的案卷組成一般是以人為基礎的，一旦把一個人的案卷材料打亂進行保管，整個檔案整理歸檔系統都會受到影響。綜合來看，對于單份文件保管只適用于文書檔案管理模式。

3、加大檔案管理方式改革力度，針對問題不斷探索新方法

以件為保管單位組織館(室)藏與以案卷為保管單位組織館(室)藏在本質上是有很大差別的。對于過去的案卷為基礎的檔案保管方式來說，它的地位被以件為基礎的保管方式取代，而人們的過去的檔案管理理念受到沖擊。在這一背景下，要繼續整合各個方面的資源，共同研究新的方法。在進行研究時，要和文件材料的相關規律相適應，使各個文件之間可以有一定的聯系，制定合理的管理和歸檔方法。另外，要發揮計算機管理和人工管理兩種方式的作用，共同進行文書歸檔工作發展。盡管通過歸檔文件整理規則的實施可以解決好計算機管理方式和人工管理方式的關系，但是在具體的實踐過程里還是有一些問題暴露出來，具體來看，主要有以下幾個角度:

第一，因為歸檔文件整理規則中實施的是文件級管理，所以在實施中職能管理的意義比較突出，一旦出現勞動工資和安全環境等問題時，分類方案要以“職能”為基礎進行分類，另外，要利用好“職能”，發揮其承上啟下的關鍵作用。

第二，在實施歸檔文件整理規則時，部分工作人員的理解存在偏差，他們認為，歸檔文件整理規則的實施就是把文件排好順序就是完成任務，這就是對其工作的簡化。然而，工作的簡化并不代表的是檔案人員的不作為，在收集了相關部門的文件資料以后，不能把文件亂放，而是要依據一定的原則和規律整理好檔案，保障其有序性，有利于更好的利用檔案信息。

第三，習慣使用傳統的有分類號和案卷號的查詢方式。實施了歸檔文件整理規則以后，分類號和案卷號被取消，這樣一來，在進行查詢時要制作一個可以通過手工查找方式進行查找的目錄。然而，在找到更有效的途徑之前，現在通常是在目錄的標題下標明保管期限和盒號。盡管對于每一份歸檔文件都加以標識，這在一定程度上加大了工作量，但是這一方式的應用效果特別好。

綜合來看，雖然在實施歸檔文件整理規則時出現了很多問題，但是它在解決檔案館的工作中扮演著重要的角色，起到了重大作用。通過歸檔文件整理規則的實施，立卷工作更簡單，對其業務的指導上也要做出一定的轉變。在未來的發展中，指導檔案工作要加大對執法檢查力度的控制，同時還要編寫參考資料，實現現代化的管理，這必然需要檔案業務指導人員提高個人素質，增強業務能力，逐漸和現代化的發展相適應。除此之外，各個檔案管理者要具備檔案專業知識，還要有一定的外語基礎，對網絡信息技術有一定把握，具有一定的應變能力和超強的探索精神。通過提高自身素質，有利于加大對檔案學理論和現代化管理知識的把握，有利于和現代化的檔案歸檔整理工作發展相適應。

[1]DA∕G22-2000,歸檔文件整理規則[S].

[2]曾紅.對一個失之偏頗的創新文本的質疑[J].檔案學通訊, 2008(2).

[3]姜龍飛.試論信息網絡環境下檔案管理[J].檔案學研究,2008 (1).

[4][美]T·R·謝倫伯格著,黃坤坊等譯.現代檔案——原則與技術[M].檔案出版社,1983.