檔案管理現代化建設探究

陳旭巍吉林省洮南市價格認證中心

檔案管理現代化建設探究

陳旭巍
吉林省洮南市價格認證中心

隨著現代技術的不斷發展，對于檔案管理也有了新的要求，也是檔案管理與時俱進的象征。在近些年來，檔案管理發展良好，現代技術逐步滲透到檔案管理當中，促進了檔案管理的條理化、數據化，使其得到了一定的發展。然而檔案管理的現代化速度仍舊趕不上時代的發展速度，在現代的檔案管理當中還存在諸多問題。本文依據檔案管理當中存在的問題進行分析，并提出了一些簡略的解決策略。

檔案管理；現代化；建設

隨著社會的發展，信息化從理論和技術手段等方面對于檔案管理的現代化進程產生了巨大的影響，并使檔案管理的現代化有了新的內涵。因此，我們要正視并把握新時期檔案管理的發展趨勢與要求，站在新的起點上進行自我的進步與完善，以新思路、新方法推進檔案管理的現代化、信息化，從而促進檔案管理的發展與進步，為國家的現代化做出貢獻。

一、檔案管理現代化含義及意義

1、檔案管理現代化含義

檔案管理現代化是指檔案管理工作在先進思想的指導下，運用現代化的管理技術與手段進行的檔案管理工作。使其從傳統的管理方法轉變為更為便捷的現代化管理方法，適應社會的現代化發展。隨著社會的發展，要求檔案管理實現現代化，現代化的發展既能實現自身工作效率的提升、又能為社會發展創建一定的經濟效益，對于社會的現代化有著推動作用。不斷進步的社會要求與之符合的檔案管理，也促進著檔案管理的現代化。

檔案管理的現代化主要包含三個方面：（1）運用先進的科學技術，將檔案管理進行數字化處理，提高檔案的保管質量，并延長檔案的壽命。（2）在網絡化的背景下，創建相應的檔案管理資源庫，為社會中的資源共享提供便利。（3）收集、歸納與整理電子文件。

2、檔案管理現代化意義

（1）隨著現代信息技術的不斷發展，社會各個領域都在逐步實現信息的數字化，因此，檔案管理順應時代的發展需求，實現檔案管理的數據化，提高管理效率，改變傳統管理模式就顯得尤為重要。

（2）信息化的檔案管理模式，對于檔案的管理、保存、維護與查找都具有重大的意義與價值。傳統紙質的檔案管理隨著時間的推移，很容易造成損壞與資料遺失，揮著在自然災害中被損毀。而現代化的檔案管理則更更為安全的保護檔案資源，并且實現資源的共享，有效提高了檔案管理質量。

二、檔案管理現代化中存在的問題

1、缺乏檔案管理現代化的認識

缺乏檔案管理現代化的認識，對其重要性與必要性認識較淺，不能促進檔案管理的現代化。還有很多的檔案管理單位采用傳統的管理模式，管理效率低下，耗時耗力，且對于檔案的查找也存在諸多不便，阻礙了檔案管理的現代化。

2、缺乏現代化管理人才

檔案管理的現代化，首先需要相應的人才投入，才能實現檔案管理的現代化。而相應的檔案管理人才必須具備一定的信息技術，能利用新技術進行檔案的管理、維護與更新。其次，要求檔案管理人員具備一定的專業技能，從而服務于檔案管理工作。而現在的檔案管理人員對于信息技術的掌握程度較低，難以實現檔案管理的數據化管理，對于檔案管理的現代化知之甚少，不能促進檔案管理的現代化。

3、管理設備落后，技術短缺

現在檔案管理設備資金投入不足，對于現代化的設備引入較少，造成其難以實現檔案管理的現代化。并且對于檔案管理的人才要求較低，工資水平較低，難以吸引優秀人才，造成技術上的短缺這些因素都阻礙了檔案管理現代化的進程。

4、缺乏檔案管理工作的規范性

檔案管理的現代化不僅需要現代化的設備，它更需要多個方面的協調配合，共同制約形成一個有機的整體。而目前的檔案管理還存在規范性低下，標準化低的現象，在很多的企業與單位當中缺乏完整的檢索工具，案卷質量不高的現象。這些問題都使得檔案管理難以實現現代化。

三、提高檔案管理現代化的管理策略

1、加強檔案管理現代化的宣傳，提高認識

要想解決檔案管理現狀中存在的問題，首先要使相關的人員認識到檔案管理現代化的重要性，從而自主增強檔案管理現代化的認知，樹立檔案管理現代化的創新意識。應從以下幾點著手：（1）檔案管理工作者要改變傳統的檔案管理思想，認識到檔案管理現代化的發展必然。（2）在社會上，加強檔案管理現代化的宣傳力度，使人們深入認識檔案管理現代化的理論知識、改變人們的觀念，為檔案管理的現代化提供便捷。

2、提高現代化管理人才的總體素質

檔案管理的現代化需要檔案管理人才對于計算機技術有一定的掌握，從而推動檔案管理的數據化，推動檔案管理現代化的進程。這就要求檔案管理人員必須學會計算機技術，對于相應的電子軟件有一定的認識與掌握，能進行電子信息的存儲、維護與運用，確保檔案管理工作的有序、正常進行。因此，要不斷提高檔案管理人才的綜合素質，使其適應時代的發展需求，積極引進高技術人才，并定期對檔案管理人才進行培訓，形成一個有質量的管理團隊，從而促進檔案管理的現代化。

3、引進先進的檔案管理設備

由于我國對于檔案管理現代化的認知不足，造成檔案管理設備落后并且技術短缺。這就要求各單位領導加強對于現代化設備的認識，從而加大資金投入力度，并注重引進相應人才，為檔案管理的現代化提供可能。

4、為檔案管理現代化構建一定的原則

針對現在檔案管理現代化工作還存在的問題，為防止檔案管理出現無規則現象，必須為檔案管理現代化創建一定的原則，從而形成良好的檔案管理秩序，促進檔案管理的現代化。為檔案管理創設一定的原則，在一定程度上能為檔案管理的穩步發展提高保障，為其創建一個良好的發展環境。要想制定檔案管理的規范化原則，首先要了解該行業內部的基本情況，并取得行業內部的認可與贊同，才能構建檔案管理現代化的規則，為其發展創建高速、穩健的發展條件與環境。其次，要有一定的技術與理論的支撐，才能為檔案管理現代化發展提供有力保障。

總之，在高速發展的現代化社會，檔案管理的現代化勢在必行。因此，要針對現在檔案管理中存在的問題，尋找相應的解決策略，從而實現檔案管理的規范化與標準化，提高檔案管理質量，促進社會的現代化發展。

[1]齊劍茹.淺析檔案管理現代化[J].人才資源開發,2014（24）

[2]王雪紅.檔案管理現代化的探究[J].東方企業文化,2015（01）

[3]張倩雯.檔案管理現代化探究[J].鴨綠江(下半月版),2015（08）