用友ERP—U8.72供應(yīng)鏈系統(tǒng)采購?fù)素洏I(yè)務(wù)詳析

趙男男　單昭祥

摘 要： 對(duì)于剛剛接觸和使用用友供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初學(xué)者而言，面對(duì)較為復(fù)雜的退貨操作往往無從下手。針對(duì)上述情況，基于用友U8.72平臺(tái)，以A企業(yè)為背景，針對(duì)其采購環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的采購?fù)素浨闆r，詳細(xì)介紹業(yè)務(wù)操作流程。以使用友供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初學(xué)者能夠了解每種可能出現(xiàn)的退貨情況，掌握用友U8.72供應(yīng)鏈采購系統(tǒng)的具體操作方法。

關(guān)鍵詞： 采購?fù)素洠?決策表； 用友U8.72； 操作

中圖分類號(hào)：TP399 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1006-8228（2016）01-98-04

Detailed analysis of purchase return business in UF ERP-U8.72 supply chain system

Zhao Nannan， Shan Zhaoxiang

（Cunjin College of Guangdong Ocean University， Zhanjiang， Guangdong 524094， China）

Abstract： For beginners who have just come to use UF supply chain system， the purchase return operations are often unable to start. Based on UF U8.72 platform， taking enterprise A as a example， the detailed business operations of all the possible purchase return in purchasing links are introduced， for beginners of UF supply chain system to understand each possible situation of purchase return， and grasp the specific operation method.

Key words： purchase return； decision table； UF U8.72； operation

0 引言

采購管理是指為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)或銷售計(jì)劃，從供應(yīng)商那里，在確保質(zhì)量的前提下，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格，購入適當(dāng)數(shù)量的商品所采取的一系列管理活動(dòng)[1]。用友ERP-U8.72管理系統(tǒng)，通過普通采購、直運(yùn)采購、受托代銷采購等采購流程對(duì)不同的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的控制和管理，以便幫助企業(yè)降低采購成本，提升企業(yè)競(jìng)爭力。采購?fù)素洏I(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈操作中的非必須環(huán)節(jié)，確是有可能出現(xiàn)的環(huán)節(jié)。而對(duì)于剛剛接觸和使用用友供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初學(xué)者來說，面對(duì)相對(duì)較為復(fù)雜的退貨操作往往無從下手。本文在用友U8.72環(huán)境下，以A企業(yè)為背景，針對(duì)其采購環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的采購?fù)素浨闆r展開詳細(xì)業(yè)務(wù)操作分析。

1 采購?fù)素浟鞒谭治?/p>

1.1 采購流程分析

基于用友U8.72的平臺(tái)的采購業(yè)務(wù)流程如圖1所示。其中，采購業(yè)務(wù)流程由五個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，分別是提出采購請(qǐng)求，采購訂貨，采購到貨，入庫、結(jié)算和財(cái)務(wù)處理。每個(gè)環(huán)節(jié)在用友U8.72平臺(tái)即系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)部分都有相對(duì)應(yīng)的操作，那么采購?fù)素洏I(yè)務(wù)可能出現(xiàn)在其中任何一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

1.2 流程分析工具

決策表，又稱判定表，是分析和表達(dá)多邏輯條件下執(zhí)行不同操作的情況的表格圖形工具。決策表適用于描述處理判斷條件較多，各條件又相互組合、有多種決策方案的情況。精確而簡潔描述復(fù)雜邏輯的方式是，將多個(gè)條件與這些條件滿足后要執(zhí)行的動(dòng)作相對(duì)應(yīng)，并且能夠?qū)⒍鄠€(gè)獨(dú)立的條件和多個(gè)動(dòng)作直接的聯(lián)系清晰地表示出來。

決策表通常由四部分組成，分別是：條件樁，列出問題的所有條件；條件項(xiàng)，針對(duì)條件樁給出的條件列出所有可能的取值；動(dòng)作樁，列出問題規(guī)定的可能采取的操作；動(dòng)作項(xiàng)，指出在條件項(xiàng)的各組取值情況下應(yīng)采取的動(dòng)作。

構(gòu)造決策表可分成三個(gè)步驟。第一步，確定可能情況的個(gè)數(shù)。若有n個(gè)條件的決策表有2n個(gè)規(guī)則（每個(gè)條件取真、假值）。第二步，列出所有的條件樁和動(dòng)作樁，分別填入條件項(xiàng)和動(dòng)作項(xiàng)，得到初始的決策表。第三步，優(yōu)化決策表，合并相似的規(guī)則。若表中有兩條以上規(guī)則具有相同的動(dòng)作，并且在條件項(xiàng)之間存在極為相似的關(guān)系，便可以合并。合并后的條件項(xiàng)用符號(hào)“-”表示，說明執(zhí)行的動(dòng)作與該條件的取值無關(guān)，稱為無關(guān)條件。

1.3 實(shí)例應(yīng)用

A企業(yè)是一家貿(mào)易公司，其主營業(yè)務(wù)為服裝，主要采用用友ERPU8.72平臺(tái)提供的供應(yīng)鏈系統(tǒng)與其供應(yīng)商進(jìn)行貿(mào)易往來，因產(chǎn)品質(zhì)量、市場(chǎng)銷售等因素，退貨的情況時(shí)有發(fā)生。針對(duì)A企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合用友ERPU8.72供應(yīng)鏈系統(tǒng)的操作，現(xiàn)匯總出在A企業(yè)退貨流程中，可能出現(xiàn)的情況有：商品是否到貨（代碼D），是否入庫（代碼R），是否開具發(fā)票（代碼F），是否結(jié)算（代碼J），是否全部退貨（代碼Q），共32種可能的組合。A企業(yè)退貨流程的決策表應(yīng)用如表1。

2 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)操作詳解

本實(shí)例中，A企業(yè)可能出現(xiàn)的退貨情況，已由決策表優(yōu)化得到，在本小節(jié)，將詳細(xì)展開表1可能退貨情況的業(yè)務(wù)操作。

第一種情況，貨未到，退貨。此種情況，對(duì)照采購流程，在采購訂貨業(yè)務(wù)階段，系統(tǒng)已經(jīng)生成請(qǐng)購單和采購訂單，若沒有收到貨物就退貨的話，可以直接在采購訂單上面關(guān)閉交易。對(duì)應(yīng)用友U8.72供應(yīng)鏈的操作是：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購訂貨”|“訂單列表”命令，設(shè)置過濾條件，選擇相應(yīng)訂單，單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉訂單。

第二種情況，貨未到，部分退貨。此種情況，對(duì)照采購流程，仍然處在采購訂貨業(yè)務(wù)階段，若選擇部分退貨，則未退的貨物仍然需要繼續(xù)執(zhí)行采購流程。需要錄入請(qǐng)購單、采購訂單，當(dāng)收到剩余貨物時(shí)，由采購訂單生成到貨單時(shí)，修改到貨單的數(shù)量。對(duì)應(yīng)用友U8.72供應(yīng)鏈操作是：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“到貨單”命令，設(shè)置過濾條件，選擇相應(yīng)采購訂單，修改到貨數(shù)量后根據(jù)采購訂單生成采購到貨單。

第三種情況，貨已到，未入庫，部分退貨。此種情況，對(duì)照采購流程，在采購到貨階段，系統(tǒng)已經(jīng)生成請(qǐng)購單、采購訂單和到貨單，若部分退貨，則有部分貨物會(huì)按照采購流程繼續(xù)操作。此種采購?fù)素洸僮鲗?duì)應(yīng)用友U8.72的供應(yīng)鏈操作是：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“到貨單”命令，根據(jù)采購訂單生成采購到貨單；然后執(zhí)行“采購到貨”|“采購?fù)素泦巍泵睿斎氩⒈４嬉粡埣t字采購到貨單，采購類型為“采購?fù)嘶亍保素洈?shù)量為負(fù)數(shù)，保存并審核；其他未退貨物，在庫存管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“入庫業(yè)務(wù)”|“采購入庫單”命令，單擊生單，修改“本次入庫數(shù)量”。最后按照采購流程入庫、發(fā)票環(huán)節(jié)繼續(xù)操作。

第四種情況，貨已到，未入庫，全部退貨。此種情況，對(duì)照采購流程，和上述第二種情況類似，是在采購到貨環(huán)節(jié)退貨，但要全部退貨，這樣就不存在繼續(xù)完成剩余采購業(yè)務(wù)的情況了。此種操作對(duì)應(yīng)用友ERPU8.72的供應(yīng)鏈操作是：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“到貨單”命令，根據(jù)采購訂單生成采購到貨單；然后執(zhí)行“采購到貨”|“采購?fù)素泦巍泵睿斎氩⒈４嬉粡埣t字采購到貨單，采購類型為“采購?fù)嘶亍保素洈?shù)量是全部到貨數(shù)量且為負(fù)數(shù)，保存并審核。

第五種情況，貨已到，已入庫，未開發(fā)票，部分退貨。此種情況，對(duì)照采購流程是在采購入庫階段，已經(jīng)到貨生成采購到貨單，且在庫存管理系統(tǒng)已經(jīng)生成采購入庫單，若退貨，要相應(yīng)的生成紅字到貨單和紅字采購入庫單。因?yàn)槭遣糠滞素洠裕Ｓ嘭浳锶匀话凑詹少彉I(yè)務(wù)流程完成。此種采購?fù)素洸僮鲗?duì)應(yīng)用友ERPU8.72的供應(yīng)鏈操作是：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“采購?fù)素泦巍泵睿斎氩⒈４嬉粡埣t字采購到貨單，采購類型為“采購?fù)嘶亍保素洈?shù)量為負(fù)數(shù)，保存并審核；在庫存管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“入庫業(yè)務(wù)”|“采購入庫單”命令，打開“采購入庫單”窗口，單擊“生單”下拉按鈕，選擇“采購到貨單（紅字）”，單擊“過濾”按鈕，選擇對(duì)應(yīng)單據(jù)，單擊“確定”按鈕，確認(rèn)生單，錄入倉庫信息，保存并審核。

第六種情況，貨已到，已入庫，未開發(fā)票，全部退貨。此種情況同第四種情況相比較，采購?fù)素洸僮鲙缀跸嗤┮徊煌幵谟谕素洈?shù)量，在此不需要修改，因?yàn)槿客素洝Ｒ嗖恍枰^續(xù)完成采購流程。此種采購?fù)素洸僮鲗?duì)應(yīng)用友ERPU8.72的供應(yīng)鏈操作類似于第五種情況，惟一不同之處是在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“采購?fù)素泦巍泵睿斎氩⒈４嬉粡埣t字采購到貨單，采購類型為“采購?fù)嘶亍保素洈?shù)量為全部到貨數(shù)量且為負(fù)數(shù)，保存并審核采購?fù)素泦巍?/p>

第七種情況，貨已到，已入庫，已開發(fā)票，未結(jié)算，部分退貨。此種情況在采購流程中已經(jīng)生成到貨單、入庫單、采購專業(yè)發(fā)票三張單據(jù)，若部分退貨需要生成相應(yīng)的退貨數(shù)量紅色單據(jù)，剩余貨物亦是繼續(xù)完成采購流程。此種采購?fù)素洸僮鲗?duì)應(yīng)用友ERPU8.72的供應(yīng)鏈操作是：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“采購?fù)素泦巍泵睿斎氩⒈４嬉粡埣t字采購到貨單，采購類型為“采購?fù)嘶亍保素洈?shù)量為負(fù)數(shù)，保存并審核；在庫存管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“入庫業(yè)務(wù)”|“采購入庫單”命令，打開“采購入庫單”窗口，單擊“生單”下拉按鈕，選擇“采購到貨單（紅字）”，單擊“過濾”按鈕，選擇對(duì)應(yīng)單據(jù)，單擊“確定”確認(rèn)生單，錄入倉庫信息，保存并審核。在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購發(fā)票”|“紅字專用采購發(fā)票”命令，打開“專用發(fā)票”窗口，單擊“增加”按鈕，選擇“生單|入庫單”，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)生成一張紅字專用采購發(fā)票，修改信息并保存審核。

第八種情況，貨已到，已入庫，已開發(fā)票，未結(jié)算，全部退貨。此種情況同樣類似于第六種情況，操作步驟幾乎一致。因?yàn)槿客素洠嗍遣恍枰薷耐素洈?shù)量，不需要繼續(xù)完成采購流程。在此不再重復(fù)敘述操作流程，流程參考第七種情況。

第九種情況，貨已到，已入庫，已開發(fā)票，已結(jié)算，部分退貨。此種情況，是在第七種情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行了采購結(jié)算操作，在采購流程中生成了到貨單、入庫單、采購發(fā)票并將入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行了結(jié)算，對(duì)應(yīng)的退貨操作要生成紅字到貨單、紅字入庫單、紅字專用采購發(fā)票并將紅藍(lán)入庫單和紅藍(lán)采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。此種采購?fù)素洸僮鲗?duì)應(yīng)用友ERPU8.72的供應(yīng)鏈操作是：參考第七種情況，在采購管理系統(tǒng)中生成“采購?fù)素泦巍保趲齑婀芾硐到y(tǒng)中，根據(jù)“采購到貨單（紅字）”生成“采購入庫單（紅字）”，保存并審核。然后，在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購發(fā)票”|“紅字專用采購發(fā)票”命令，打開“專用發(fā)票”窗口，單擊“增加”按鈕，選擇“生單|入庫單”，單擊“確定”生成一張紅字專用采購發(fā)票，修改信息并保存審核。在采購系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購結(jié)算”|“自動(dòng)結(jié)算”命令，打開“采購自動(dòng)結(jié)算”對(duì)話框，選擇“紅藍(lán)入庫單”和“紅藍(lán)發(fā)票”復(fù)選框，單擊“過濾”按鈕，完成紅藍(lán)入庫單和紅藍(lán)發(fā)票的自動(dòng)結(jié)算。

第十種情況，貨已到，已入庫，已開發(fā)票，已結(jié)算，全部退貨。此種情況操作類似第九種情況，不同之處在于，操作用友U8.72時(shí)，在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購到貨”|“采購?fù)素泦巍泵睿斎氩⒈４嬉粡埣t字采購到貨單，采購類型為“采購?fù)嘶亍保恍薷牟少彅?shù)量。

3 結(jié)束語

本文以A企業(yè)為背景，采用決策表工具對(duì)采購?fù)素浟鞒踢M(jìn)行分析，基于用友U8.72供應(yīng)鏈操作平臺(tái)，詳細(xì)描述了所有可能出現(xiàn)的采購?fù)素浨闆r。采購?fù)素浟鞒炭此茝?fù)雜，實(shí)際若是找出規(guī)律則很簡單。首先要分析清楚退貨業(yè)務(wù)發(fā)生在采購的哪個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，已經(jīng)完成了哪些操作，然后對(duì)照采購流程生成的單據(jù)，生成相應(yīng)的紅字單據(jù)。通過本文對(duì)各種可能的退貨業(yè)務(wù)詳細(xì)解析，可以幫助供應(yīng)鏈的初學(xué)者掌握采購?fù)素浀臉I(yè)務(wù)流程和基于用友U8.72平臺(tái)的相關(guān)操作，為全面掌握供應(yīng)鏈采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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