淺談會計電算化中的工程臺賬輔助核算

霍慶

摘要：編制財務工程臺賬是高速公路建設項目業主單位財務核算工作中的重要組成部分。然而，受各種客觀因素制約，大部分業主單位的財務工程臺賬仍然采用手工編制。這樣不僅增加了工作量，而且很難滿足工程日常成本管理和竣工決算的要求。為此，本文以用友NC會計核算軟件為載體，建立高速公路建設項目工程臺賬輔助核算系統，實現了財務核算與工程臺賬輔助核算的無縫銜接，從根本上替代了手工工程臺賬，同時提供了工作效率。

關鍵詞：財務工程臺賬；輔助核算

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）001-000-02

一、項目業主單位建立財務工程臺賬的一般狀況

編制財務工程臺賬是高速公路建設項目業主單位財務核算工作中的重要組成部分。受種種客觀因素制約，高速公路建設項目業主單位的財務工程臺賬格式多種多樣、五花八門，大多停留在手工編制階段，即在完成支付合同款項和賬務會計處理的同時或以后，再手工編制錄入相關財務工程臺賬。這樣不但大大增加了財務人員的工作量，而且很難保持財務工程臺賬數據的及時性、準確性、可檢驗性。繁重的日常財務會計工作之外，財務人員還需要花費大量時間編制、核對、匯總財務工程臺賬。最后導致財務工程臺賬往往流于形式，錯誤百出；加之財務部門與相關業務部門信息溝通不暢，許多問題可能直到項目竣工決算后才集中暴露出來，影響了建設項目竣工決算的順利進行。

二、加強財務工程臺賬核算的方法

為了從根本解決以上問題，筆者根據建設項目業主單位的會計核算特點，緊緊圍繞工程項目建設成本核算重點，以用友NC會計核算軟件為主要載體，在用友NC會計核算軟件“總賬”模塊中逐步建立了建設項目工程建設成本輔助核算系統。其主要方法為運用用友NC帳套“總賬”模塊中“標段”、“合同”、“往來客戶”等輔助核算科目模塊，對會計科目核算內容根據工程建設項目管理要求進行再分類，將合同支付臺賬、合同成本歸集臺賬、標段資金支付臺賬與用友NC會計核算軟件系統無縫鏈接。通過用友NC輔助核算查詢分析功能，基本實現了在用友NC會計核算軟件中及時查詢各合同成本歸集及合同支付情況、預付工程款情況、工程質保金扣除情況、各標段成本歸集情況，極大地豐富了會計核算內容使用的靈活性、多樣性，提高了項目公司財務核算和建設成本管理水平，為整個項目竣工決算打下了堅實的基礎。

為了拋磚引玉，現將該用友NC輔助核算系統的建立流程、日常核算方法、數據查詢統計等具體操作介紹如下：

（一）啟動相關輔助核算

在NC財務軟件系統中“客戶化-自定義項檔案定義”模塊下啟動“合同”、“標段”等相關自定義檔案輔助模塊核算功能，并將全部合同、標段的具體信息輸入到用友NC系統。輸入信息時應注意以下幾點：

1.為便于今后統計分析相關數據，各種合同應先分類后輸入，可以根據項目管理需要分為“施工類合同”、“設計類合同”、“拆遷類合同”、“監理類合同”、“合作類合同”、“其他類合同”、“無合同”。也可以直接采用與合同管理部門相同的分類方法。

2.標段名稱、合同名稱應錄入全名或全稱，合同如為補充合同應單獨錄入，不能直接并入主合同。合同編號應與計劃合約部合同管理系統編號保持一致，并形成一一對應關系，以便今后與之核對方便。應定期與合同管理部門核對相關名稱、編號，如編號、名稱出現變化，應及時變更。

3.對于沒有納入業務部門合同管理系統HCS的合同（如借款合同、部分行政采購合同等）可根據項目自身管理需要自行選擇是否錄入相關信息。但為了便于統計財務相關數據，保持各類合同管理的完整性，建議自編號錄入相關合同信息，并與其他類別合同區分開；在與業務部門核對合同數據時，應忽略相關數據。

4.應始終保持合同編號、合同名稱的唯一性（可通過NC系統控制），定期檢查核對標段、合同的分類、名稱、編號。避免出現錄入、統計口徑混亂。（見圖1）

圖1

（二）啟動相關會計科目的合同、標段輔助核算

激活NC賬套下“客戶化-財務會計信息-會計科目”設置窗口，啟動相關會計科目的“合同”、“標段”輔助核算。應選擇“標段”輔助核算的會計科目主要為“在建工程-建安工程投資”以及其下級全部會計科目。應選擇“合同”輔助核算的會計科目主要為“預付賬款”、“其他應收款”、“在建工程-建安工程投資”、“應付賬款”、“其他應付款”等。選擇會計科目輔助核算時請注意以下幾點：

1.應選擇最末級會計科目設置“合同”、“標段”輔助核算。

2.除上述會計科目，根據項目實際情況，如其他會計科目涉及到“合同”“標段”輔助核算的，也應選擇相應輔助核算，如“固定資產-車輛”、“在建工程”下“建設單位管理費”中的會議費等等。（見圖2）

（三）編制會計憑證時選取相應的會計輔助核算項目

在編制會計憑證時，如涉及到相關“合同”、“標段”輔助核算會計科目，應選擇相應的合同或標段。如為新增合同或者標段，應先在輔助核算中錄入相關合同、標段信息后方可選擇。如在使用已啟動“合同”輔助核算的會計科目時不涉及任何合同，可根據實際情況選擇“無合同”選項，以保證輔助核算統計的完整性和可驗證性。在使用“合同”輔助核算的同時，可使用“客商”輔助核算，用于統計實際支付對方單位。

1.支付施工單位工程款（見圖3）

支付施工單位工程款憑證，一般涉及“客商”、“合同”、“標段”、“往來”等輔助核算。主要反映業務為支付施工單位工程計量款，同時扣回本期已代付施工單位材料款。“客商”輔助核算反映實際支付對方單位，“合同”輔助核算與本合同支付相關會計科目業務?！皹硕巍陛o助核算反映各標段計入“在建工程”工程成本金額。

2.代付施工單位材料款（見圖4）

（四）利用輔助余額表查詢

運用用友NC的輔助余額表功能，在一般條件中將會計科目設置為表體，選擇待查詢合同為表頭，就可以查該詢合同各項支付情況，包括合同支付金額、預付款金額、應付賬款金額、抵扣款金額等信息。（見圖5）

（五）利用輔助明細表查詢

運用輔助明細表可查詢合同明細支付情況，具體查詢每一筆與某個合同相關的支付、結轉成本、調整數據情況，還可以實現跨年查詢合同支付情況。（見圖6）