整理人事代理人員人事檔案若干問題探討

李麗

摘要：人事代理制度有效地解決了單位工作人員對于人事關系存在的顧慮，推動了市場人才的正常流動，為用人單位和人員提供了更加優質和高效的社會化服務，對于用人單位的人才引進工作發揮了重要作用。然而，我國人事代理還存在著很多不足，特別對于人事代理人員的人事檔案管理。本文將通過分析當前我國人事代理人員人事檔案存在的問題，并針對這些問題提出具體的解決措施。

關鍵詞：人事代理人員；人事檔案；若干問題

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）001-000-01

引言

隨著我國社會經濟的發展，傳統的人事管理制度已經無法適應當前經濟形勢的變化，而人事制度的改革也催生了人事代理制度的產生。人事代理制度有效地推動了人才資源的合理流動和優化配置，進一步開發和釋放了各領域人才的潛能，同時，對于用人單位在戶籍管理和人事檔案管理方面的問題解決起到十分關鍵的作用。但是，由于我國人事代理制度實行的時間不長，在人事代理制度的很多方面還不夠完善，引起了一些新問題和新情況的出現，特別是對于人事代理人員的人事檔案管理問題，亟需要處理解決。

一、當前人事代理人員人事檔案存在的若干問題

1.人事檔案整理操作不規范

人事檔案主要包括自身信息、工作學習經歷、學歷培訓、職稱證書和相關的鑒定考核資料，但是在人事檔案管理中，人事代理人員并沒有對這些材料進行詳細的分類，這些材料很容易被夾雜混淆，沒有對人事檔案準確分類。人事檔案的每一處材料都會有編碼序號，人事代理人員往往會將小序號忽視，使得人事檔案材料雜亂無序。而且，用人單位的不同，對于人事檔案的要求也會不同，有的人事檔案材料由于規定的不同有大有小，甚至有的人事檔案信息沒有預留裝訂線，有些破損的材料也沒有進行修補，對人事檔案加工不合理。有的人事檔案需要對目錄進行打印裝訂，沒有進行工作的人事檔案在查詢就會十分繁瑣，在傳閱或者流動的過程中很容易發生錯誤或丟失。更加嚴重的是，很多人事檔案在開始收集制作的過程中，對于人事檔案材料的收集整理不齊全，而且有遺漏的也沒有通知人事檔案的被管理人員及時進行補交，像入黨材料、學籍信息、工作職稱等很多方面的信息。在人事檔案材料整理中，沒有及時歸檔的情形時有發生，而其他的像材料裝訂時的線頁不整齊、裝訂不規范的現象也普遍存在。

2.用人單位和人事代理機構缺乏有效溝通，人事檔案代理管理人員水平不高

用人單位在招聘人員之后，并沒有及時和人事代理機構進行溝通交流，在實際工作沒有重視人事檔案的管理，人事檔案在用人單位形成材料也沒有做到及時有效地歸檔建檔。此外，很多人事代理人員缺乏對人事檔案管理重要性的認知，對相關管理的制度和業務并不是十分熟悉，使得人事檔案的管理和材料存在保管不當的問題，對于辦理人事檔案的轉接手續不熟悉，導致了人事檔案在辦理過程中存在盲目錯亂的情形。

二、如何解決人事代理人員人事檔案問題的建議和措施

1.提高對人事檔案的重視程度，強化服務意識

人事檔案管理可以說是一項崇高的事業，作為人才資源的基礎性工作，事關社會主義人才市場的建設。對于推行的人事代理制度面臨新形勢、新任務，必須要高度重視人事檔案管理，從人事檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好規范化檔案整理工作重要性的意識。可以將人事檔案管理納入到社會公共服務管理體系之中，強化對人事檔案管理的服務職能建設。因此，人事代理機構中人事代理人員要牢固樹立為民服務的工作理念，相關的認識管理部門要制定好人事檔案管理的規章制度，對人事檔案的建檔、歸檔、傳送、查閱等流程要進行規范，不能隨意外泄保管人員的檔案信息。人事代理機構對于掌握的各類人才信息、人才結構、人才的分布領域以及就業狀況等要進行嚴格劃分統計，人事代理人員制定科學合理的人事檔案服務，為機關單位、用人企業和就業流動人員提供良好的信息服務，對于用人單位的人力資源分配、人才的引進質量起著十分重要的作用。

2.加強人事代理人員的隊伍建設，提高人事代理人員綜合能力

人事檔案管理工作要求工作人員對人力資源、人事管理、檔案操作等都要有較高的認識，而且在工作中要具有細心、耐心等優秀的工作精神品質，并且具備樂于奉獻的精神和政治素質高的特點。隨著時代的變化發展，對人事代理中的人事檔案管理工作中要求的服務工作和要求更高，因而必須要對人事檔案管理工作堅持與時俱進，不斷進行創新，提高人事代理人員的工作能力和思想素質。在上崗前，要對人事代理人員進行崗前培訓，對人事檔案管理中所要求的的專業性知識（檔案的法律法規、檔案的材料涵蓋、檔案的基礎知識、檔案的操作流程、檔案的現代化標準等）進行培訓，在上崗后，對人事代理人員的工作安排要從最基層的職能分配做起，學會檔案材料的鑒別、檔案的裝訂整理、檔案的整理歸檔、電子檔案的錄入操作、檔案管理及軟件的使用，充分提高人事代理人員的實際人事業務操作水平，并且在日常的檔案管理中要定期檢查和不定期抽查相結合的監督。

3.加強人事代理相關部門的監管力度，進行規范化管理

很多人事檔案在保存中信息散亂、可有可無，阻礙了人事檔案的管理水平的提升。因此，人社部門要組織好人事檔案管理工作情況的匯報總結，根據國家出臺的人事制度和人事檔案管理的法律法規，推進人事檔案管理的規范化和標準化，改善工作條件，完善監察部門的監察方式。人事管理工作領導要在此項工作中發揮帶頭作用，嚴格把關和落實人事檔案的管理工作，建立嚴格的監督檢查機制，對出現問題的要嚴肅追究責任，并做好整改以及后續的跟蹤追查。

三、結語

綜上所述，規范化的人事檔案能夠全面反映人員的情況，便于用人單位進行管理和人力資源部門進行信息查詢。人事代理人員進行人事檔案管理過程中，要提高自身對人事檔案管理的綜合能力，加強和用人單位、人事代理機構以及人員的溝通交流，做好人事檔案管理，更好地服務于社會。

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