談城市重大建設項目檔案的歸檔

盧燕燕

【摘 ?要】重大建設項目檔案是在城市建設規劃中形成的對城市群體有益的文字、圖像等資料，既是重大建設項目的歷史記錄，也是項目投產后運行、維護、改建擴建和技術改造的重要依據。在完善行政管理措施的同時，有必要實行或采取一定的經濟制約措施，以此保證項目檔案按質按量，按期歸檔，確保項目檔案科學性、原始性、完整性的基本屬性，更好地服務于項目的建設、運行和管理。

【關鍵詞】城市建設 ?重大項目 ?檔案歸檔

【中圖分類號】G619.20 ? ? ? ? 【文獻標識碼】A ? ?【文章編號】1671-1270（2015）02-0001-01

重大建設項目檔案是在城市建設規劃中形成的對城市群體有益的文字、圖像等資料，既是重大建設項目的歷史記錄，也是項目投產后運行、維護、改建擴建和技術改造的重要依據。中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見〉的通知》（中辦發〔2014〕15號）明確提出“加強重大建設項目檔案管理工作。建立完善并嚴格執行重大建設項目檔案登記管理和檔案專項驗收制度，確保重大建設項目檔案完整、準確、系統、安全和有效利用”;四川省檔案局《關于進一步加強重大建設項目檔案工作的通知》《四川省重大建設項目檔案管理辦法》（川檔發[2008]45號）也強調了重大建設項目檔案歸檔、管理的重要性。

一、重大建設項目檔案歸檔目前存在的問題及原因

（一）存在的主要問題

重點建設項目因為建設周期長，參加設計、施工的單位多，所以整個項目形成的檔案如圖紙、文字材料、各種施工記錄等，數量較大，內容涉及設計、施工等方方面面幾十個專業，這些都給重點建設項目檔案的收集、整理、保管等帶來了困難。在實際工作中，存在著重大建設項目工程檔案歸檔難的現象。

（二）原因分析

1.有的檔案主管部門對項目檔案工作不重視，主動監督不夠，缺乏對項目檔案工作進行有效指導。

2.有的項目主管部門城建檔案意識差，未將項目檔案工作納入總體工作部署，未按要求進行項目檔案登記。

3.項目建設單位不同程度存在重建設輕檔案管理的現象，檔案管理與項目建設不同步，在開工前強調時間緊，部分基建程序簡化，該辦的手續遲遲未辦，施工過程中主要注重建設，工程完工也不及時進行竣工驗收，導致了應該形成的資料不能按基建程序完整歸檔，系統性差，質量不高。

4.有些項目參與單位多、形成資料的單位也多，甚或部分資料散失在個人手中，收集資料經常出現“踢皮球”的現象。

5.項目建成后未及時申報項目檔案專項驗收等。

二、加強重大建設項目檔案歸檔的建議

（一）有法必依，有規必循

認真貫徹《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家發改委發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》以及《四川省重大建設項目檔案管理辦法》，在檔案收集歸檔等工作中嚴格遵照執行。檔案行政管理部門要嚴格按照檔案法律法規的要求，主動采取措施，加強監督，依法行政，嚴格執法;項目主管部門和建設單位、檔案管理人員要遵照《四川省檔案局推進依法治檔2015年工作安排的通知》精神，提高對項目檔案工作重要性的認識，充分發揮項目檔案的作用。

（二）強化宣傳，深入人心

利用6·9國際檔案日，向社會廣泛宣傳檔案法律法規，向市民散發宣傳資料等形式，增強人們的社會城建檔案意識。檔案管理部門要利用建設單位辦事和業務指導的機會鼓勵建設單位創優質工程，編制優質工程竣工檔案。在日常工作中，始終堅持在提供利用檔案的過程中宣傳檔案工作，利用竣工檔案審查，工程竣工驗收、優質工程評審，工程質量檢查等時機宣傳檔案工作，促進建設施工單位的檔案意識，達到持續穩定發展城建檔案事業的目的。

（三）加強監督，分類指導

檔案管理部門要及時掌握項目檔案工作情況，做好咨詢與服務，幫助解決項目文件材料在形成、歸檔和整理過程中遇到的問題。在驗收項目檔案過程中，對未經檔案驗收已竣工的項目進行清理，采取措施做好補驗工作。培訓、幫助項目檔案人員掌握業務技能，提高工作水平。

（四）領導重視，提高素質

項目主管部門在布置檢查項目建設工作時，要同步布置檢查檔案工作，按要求做好項目檔案登記工作，組織或參加項目檔案驗收。項目建設單位要確定分管領導，將檔案收集目標落實到管理部門和具體負責人。項目文件產生于項目建設全過程，其形成、積累和管理都要列入項目建設計劃和有關部門和人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并制定相應的檢查、控制、考核措施。檔案管理員除掌握檔案專業知識和現代科學知識外，還應掌握城建知識，在項目準備階段、施工階段、運行階段，凡反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種重要載體文件，都應認真查驗和及時收集資料，歸入項目建設檔案。

（五）多管齊下，保質保量

認真落實《檔案管理違法違紀行為處分規定》，堅決查處違法案件，以加強檔案工作規范化管理。在完善行政管理措施的同時，有必要實行或采取一定的經濟制約措施，以此保證項目檔案按質按量，按期歸檔，確保項目檔案科學性、原始性、完整性的基本屬性，更好地服務于項目的建設、運行和管理。