論高校學生檔案管理工作

周懷瑞

摘要：高校學生檔案管理是高校管理的重要組成部分，是大學生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要依據(jù)。本文針對高校學生檔案管理的現(xiàn)狀和弊端，分析了檔案管理中存在的問題，提出了提高學生檔案管理工作水平的相應方法。

關鍵詞：高等學校；學生檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）06-0021-02

目前在高校畢業(yè)生中很多人的心里存了“大學畢業(yè)后檔案沒什么用了”的想法，“棄檔”現(xiàn)象越來越嚴重，這其實是錯誤的，而且對以后的工作生活埋下了非常大的隱患。學生檔案是國家人事檔案的組成部分，2008年9月1日頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》首次把學生類檔案列入高等學校文件材料的歸檔，它真實地記載了每位學生在校期間的學習、生活及各種重要社會實踐活動的情況。它反映了學生在德、智、體、美等方面的綜合素質(zhì)及學生的家庭及社會關系，是學生在走向社會后就業(yè)部門及各級組織選拔任用學生的主要依據(jù)[1]。

但是，由于很多學校在學生檔案管理方面的制度不夠健全，導致學生檔案材料不全或者丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。筆者認為有必要對現(xiàn)時高校學生檔案管理存在的問題進行探討，以提高學生檔案管理工作的成效。

一、高校學生檔案管理存在的問題

筆者認為，當前高校學生的檔案管理主要存在以下三個問題：

1.領導重視不夠，檔案管理的制度不夠完善。學生檔案雖然重要，目前卻并不為學校的領導層所特別關注和高度重視，學校大部分領導和同志認為檔案管理工作無足輕重，沒有多大作用，在人員配備和資金投入上不是很重視。大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度，多數(shù)高校尚未制定學生檔案的管理規(guī)范及制度，檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗和責任心決定檔案管理水平。而大部分的檔案管理人員都是半路出家，很少有機會參加專門的檔案管理技術培訓和在職學習，對檔案工作缺乏足夠的了解和認識，因此大多高校缺乏專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。

2.檔案管理技術落后，網(wǎng)絡化意識不強。很多的高校仍然停留在傳統(tǒng)的手工整理、檔案袋存放的層次，導致學生檔案歸檔工作滯后。學生檔案材料具有原生性，一般應該在產(chǎn)生時歸檔，但很多高校都是在學生畢業(yè)離校時才突擊整理，然后倉促傳遞，極易造成學生檔案不能及時歸檔、缺失等現(xiàn)象。即使不少高校近年來采用了計算機技術管理，但程度化不高，僅停留在用計算機管理信息，將學生檔案管理輸入計算機中保存，不重視對檔案的優(yōu)化管理，完全把檔案管理看作是“保管型”工作，這并沒有發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢。面對檔案收集與整理的過程中存在的工作量大、操作煩瑣、易出錯等問題缺乏采用信息化、網(wǎng)絡化等現(xiàn)代科技手段解決問題的能力。

3.學生檔案信息量不足，利用率不高。當前各高校日益擴大的招生規(guī)模加劇了學生檔案管理的技術難度與操作難度，大部分高校學生檔案材料只注重對學生智育的記載，而忽略了學生日常教育考查、考核材料的收集，檔案材料中只裝有高考檔案、畢業(yè)生登記表、學籍表、成績單等幾項材料；而對學生在校的處分、檢查材料要么在畢業(yè)前給予撤銷，要么就干脆不裝，從而影響了學生檔案材料的真實性、完整性，很難全面、準確地反映學生在校期間的生活經(jīng)歷及學習情況。學生檔案常常從入校建檔到離校調(diào)檔過程中，除了必要的資料補充，連起碼的歸類整理可能都沒有，使學生檔案的參考價值大打折扣，達不到學生檔案的完整性這一基本要求，失去了檔案的本意[2]。

二、高校學生檔案管理的對策

1.建立健全的學生檔案的管理制度。高校學生檔案是學生個人各方面情況的綜合反映，對于學生今后的成長進步具有重要的作用。因而學校一定要把學生檔案工作當作一件大事來抓，盡可能地投入資金和人力，改善學生檔案管理的條件。要根據(jù)學校的相關管理規(guī)定和標準，結合學校具體實際，制定出適合學校自身發(fā)展的學生檔案管理制度；要配備專職檔案管理員，確立檔案管理人員的崗位管理制度，明確工作人員和職責范圍，確保學生檔案的收集、鑒別、整理、保管和傳遞等環(huán)節(jié)責權明確。

另外要注意院、處、系之間相互協(xié)作，力爭管理規(guī)范化，切實抓好平時檔案材料的收集、歸檔工作。例如可以成立學生檔案管理委員會，把校領導確定為學生檔案管理委員會的主任或副主任，各部門負責人為委員，各院系輔導員為成員等。這樣一方面提高了學生檔案在高校檔案工作中的地位；另一方面把全校涉及到學生檔案管理的人員聚集在一起，為今后學生檔案工作的開展搭建起一個互相配合指導與監(jiān)督的平臺。這樣必將有力促進高校學生檔案管理水平的提高，從而促進學校檔案管理整體水平的提高[3]。

2.提高檔案工作者的素質(zhì)修養(yǎng)，建設高素質(zhì)的檔案工作隊伍。學生檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜、技術性較強的工作。隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體拓展到現(xiàn)代電子載體，檔案管理網(wǎng)絡化、信息化已勢在必行。因此，高校必須加強學生檔案的管理力度，提高檔案管理人員的能力，改善學生檔案管理水平，加大學生檔案管理手段的信息化改革力度，充分發(fā)揮學生檔案的社會效益。

要加強檔案隊伍的建設，關鍵在于檔案工作的自身素質(zhì)。當務之急是建設一支高素質(zhì)的檔案工作者隊伍，很多學校原有的檔案管理人員原來的工作能力及水平只限于一般檔案的整理、編目、查閱等，對如何優(yōu)化檔案資源、提高服務功能等方面還有待加強。因此，應該采取多種形式加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，如通過參加各種在職培訓、在崗繼續(xù)教育來加強檔案管理人員的責任感，提高檔案管理人員的專業(yè)水平、外語水平等，特別是應加強以計算機技術為主的現(xiàn)代信息技術在檔案工作的應用和針對現(xiàn)有檔案資料的利用與開發(fā)等能力的培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì).使大學生檔案管理規(guī)范、有序、準確、完整[2、4]。

3.增加檔案材料收集渠道，保證檔案材料準確及時地更新。提高全校師生員工對學生檔案重要性的認識，進而自覺地參加到這項工作中去，從而保證學生檔案材料收集的準確、完整。一方面，檔案管理人員要及時收集學生各個階段形成的檔案材料，將檔案材料收集的責任落實到人。可以以班級為單位設置兼職檔案聯(lián)絡員，協(xié)助輔導員做好檔案管理工作[5]，以便實現(xiàn)檔案材料及時、安全地傳遞，同時也有助于檔案管理意識的提高。檔案材料要經(jīng)輔導員驗證簽字后再及時送交檔案室。要加強檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔。

另一方面，各高校檔案館可以根據(jù)自身的實際情況，通過開設學生個性檔案網(wǎng)站等方式，讓學生自己將其認為重要的圖片、視頻、參加的活動等內(nèi)容展示出來，調(diào)動學生參與完善自己檔案的積極性，既增加了檔案館與學生直接交流溝通的平臺，又可以廣開檔案搜集渠道[6]。

三、小結

總之，高校檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術性都非常強的工作，需要全校師生共同努力，不斷健全檔案管理制度，不斷更新管理手段，才能使學校的檔案案門類和館藏更全，檔案效益更高，實現(xiàn)學校檔案工作持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案最大的功能作用。

參考文獻：

[1]時彥敏.試探信息技術背景下的學生檔案管理工作[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2010，（5）：216.

[2]孫遠芳.高職院校學生檔案管理工作淺析[J].文教資料，2009，（8）：204-205.

[3]劉玨.高職院校“學生類”檔案管理模式探析[J].廣東農(nóng)工商職業(yè)技術學院學報，2012，28（3）：84-86.

[4]涂師平.學分制下學生檔案管理的重要性[J].中國實用醫(yī)藥，2014，9（8）：267-269.

[5]單芹華.學生檔案管理存在問題及建議[J].南昌教育學院學報，2012，27（6）：66-68.

[6]黃戰(zhàn)鳳，王鈺慧.淺析高校“學生檔案”的現(xiàn)狀與完善[J].蘭臺世界，2012，（12）：79-80.endprint