基于流程再造的高校電子教務管理系統的建設

婁坤+李理

【摘 要】隨著信息化時代的來臨，我國高校已全面步入電子教務時代。相對于傳統的教務管理，電子教務的內在要求在于流程再造，以及所帶來的組織結構的不斷優化和工作效能的不斷提高。本文通過闡述電子教務流程的識別分析，提出了電子教務流程再造的原則和五個途徑。

【關鍵詞】流程再造 ? ? 高校 ? ?電子教務 ? ?建設

一、電子政務、電子校務與電子教務

電子政務，是在全球經濟一體化、網絡化、信息化的時代趨勢下的產物，是政府在進行公共行政管理和社會服務的過程中，利用電子信息技術，在互聯網平臺上開展的政務活動和行為。經過十余年的建設和發展，電子政務已普遍運用于世界各國。電子校務則是指應用現代化的電子信息技術和管理理論，對傳統政務進行持續不斷的革新和改善，以實現高效率的大學管理和服務，它包含了教務、科研、學生、財務、資產、人事、圖書等系統。作為以教育教學為重要職責的高等院校，電子教務是電子校務中最重要的組成部分。

電子教務，是指在學校的日常運行和管理中，利用現代信息和通信技術手段，建立起來的一個提高教務管理效率，實現教學資源共享，提供領導決策信息，促進教育教學，服務全校師生，不斷革新管理流程的校務體系。其行為主體包括學校、教務管理人員、校內各部門（院系）和全校師生等四個主體。電子教務平臺包括了信息發布系統、網上受理應用系統、在線事務處理系統和數據交互共享系統。

二、電子教務流程的識別分析

高校的教務管理是一個復雜而龐大的體系，涉及成百上千的學科專業和課程，不同層次、年級和專業的學生，課程的編排、考試的安排、教學資料的發放等等，涉及教學運行、學籍管理、考務管理、教材建設、質量監控、實踐培訓、教育教學改革等多種業務。為了提高管理部門的辦事效率，改善服務模式，需要對教務流程實施改革或者再造，而成功的再造必須建立在對學校現存教務流程客觀識別的基礎之上。

（一）電子教務流程的組成元素。包括活動、數據信息、參與者、邏輯關系以及傳遞時間。活動，又可稱為任務，是完成教務管理的基本工作單元，也是流程的基本構成要素。一個完整的流程由若干個活動組成，哪些活動需要提前完成，哪些活動需要同步進行，都由整個流程的特性所決定。數據信息是流程推進的重要依據，是為了完成整個業務流程所需要的數據信息的輸入和輸出。參與者，既包括業務任務的承擔者，也包括流程的服務對象;既包括業務流程中的人力資源，也包括完成活動中所涉及的物質資源。邏輯關系是指對業務流程活動之間的時間邏輯和處理邏輯關系，它是教務流程再造的內在邏輯構建的關鍵所在，將決定著流程的執行。傳遞時間，是指從一個工作環節到下一個工作環節的時間間隔，它代表著教務管理工作的效率高低，當前均傾向于減少業務傳遞時間，提高服務響應效率，打造“一站式”服務模式。

（二）電子教務流程的活動類型。在日常的教學管理中，教務活動涉及方方面面，并且在學校的時間緯度和任務經度兩方面始終貫穿于始末。教務流程就是這許許多多的教學活動的集合，而這些活動之間又相互聯系、相互影響、相互作用。這種關系主要表現為以下四個方面：

1.順序型。是指相關教務活動之間存在著前后的邏輯關系，必須完成前一項教務活動方可進行下一項教務活動。例如，學生通過電子教務管理系統在完成課程選擇后，方可進行上課，進而參加考核取得成績獲得學分。這樣的活動順序不允許混亂和顛倒。

2.循環型。是指某項教學活動根據一定的工作周期周而復始的運行。例如，每一學期或學年的期初、期中、期末教學工作安排，或者從新生進校到畢業離校的教學過程，電子教務管理系統可以使得執行這樣的教務活動更為科學有效，有利于教務流程的梳理和改造。

3.選擇型。是指在某項或某幾項教務活動進行過程中，出現了兩種或兩種以上需要進行選擇的情況。例如，二級院系面對教學計劃、教學安排、實踐實訓、教材選擇等教務活動時，可以通過電子教務管理系統進行咨詢、選擇和執行。這樣的活動往往數據信息量較大且可選度較高。

4.并列型。是指多個教務活動需要同時被執行的情況。例如，學校教學管理部門，往往要同時面對全校幾十個教學單位，執行同一項或多項教務活動，而各教學單位的信息又相互獨立和不同，需要教學管理部門依賴于電子教務系統進行梳理、分類和執行。

三、電子教務流程再造的原則和途徑

電子政務興起初期，其研究重點在于“電子”而非“政務”。這種本末倒置的研究方向限制了電子政務的發展和應用。電子政務不是純技術項目，它本質上是引領變革的政務活動。對電子政務的研究，也不能只進行技術分析，更需要進行公共行政學的分析。電子政務的內在要求在于流程再造，以及所帶來的組織結構的不斷優化和工作效能的不斷提高。

高等院校的教務管理部門面對著校內幾十個部門、院系、館所，以及幾萬名師生員工，從課程設置、教學安排、教材配備、質量監控、資源調配、學籍管理、成績錄入、咨詢服務等方面維持了學校日常而龐雜的教學運轉。電子教務的流程再造將有助于學校提高管理質量和工作效率，提升服務水平，優化資源配置。

（一）電子教務流程再造的原則。電子教務流程再造的中心理念是秉持教書育人的大學精神，以服務為中心，以師生需求為導向，轉變單純管理的職能，充分利用現代信息和通信技術，建立標準化作業程序，優化業務流程，提高工作效率，最終提供優質、高效、及時、全方位的教學服務。

（二）電子教務流程再造的途徑。一是以滿足師生需求為導向，設計合理高效的流程再造項目。教務管理的本質就是維持教學正常運轉，服務全校師生。因此，電子教務的建設必須強調改善教務部門的公共服務，提高其公共服務水平和質量，加強業務程序的設計，評價考核體系的建設，調動師生廣泛參與，提升教務管理的透明度和公開性。

二是以提高教務管理效率為目標，系統整合教務管理流程。電子教務有助于學校利用先進的現代網絡通信和計算機技術，將內部和外部的管理和服務職能進行簡化、整合、重組并在網上實現，從而打破教務工作受時間和空間的限制，為師生以及自身提供一體化的高效、優質、廉潔的管理和服務。要在管理制度上確立適用于電子教務的業務管理模式，擴大一線工作人員的工作處理彈性，建立信息公開制度和個人信息保護制度，注重打造跨部門、跨業務、跨地域的管理流程主線，打造網絡上的“一站式”服務模式。

三是以先進的信息化技術為條件，確保業務流程的正常運轉。電子教務的核心在于“教務”，但卻不能脫離“電子”而單獨存在，否則就是傳統的教務管理。電子教務與傳統教務的區別在于，電子教務能夠不斷優化業務程序，改進工作模式，創新工作方法，提高工作效率。這所有的一切均離不開先進的信息化技術的支持。高校的電子教務平臺應站在信息化技術的前沿，運用先進的管理理念，將信息技術融入流程再造中，為高校電子教務提供技術保障和不竭動力。

四是以組織機構和人才隊伍建設為保障，普及電子教務的應用。電子教務作為電子校務的核心組成部分，是全校性工程。學校要成立相關的信息化建設小組，學校主要負責人擔任組長，相關職能部門和所有院系共同參與。一是要加強各部門一把手的培訓，讓其重視電子教務管理的重要意義;二是要加強教務管理人員的培訓，使其熟悉掌握電子教務的使用方法;三是要加強信息技術人員的培訓，做好校園信息化維護、系統應用和擴展、設備維護、技術支持和培訓等工作。

五是以公共行政理論為指導，轉變和改進管理服務理念。無論是傳統的教務管理，還是新形勢下的電子教務管理，其本質都是服務于教學，服務于師生。相比之下，電子教務由于依托信息化技術和現代通信技術，具有不斷革新和改善，可持續探索和發展的優勢。充分發揮電子教務的優勢，就必須借鑒公共行政的先進理念，將教務流程扁平化，強調人本主義，主張工作效能和服務質量，打造“一站式”服務模式，降低運行成本，進一步轉變教務人員的管理服務理念。

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