關注社會檔案 改變監管方式

本刊評論員

一般來說，檔案行政管理就是對產生與管理檔案的機構的檔案事務進行監管。檔案事務由管理體制、組織機構架構、運行模式及物質保障等形式性要素和管理制度、歸檔范圍、保管期限、利用服務、安全設施等實質性要素構成。

對社會檔案的監管不僅有別于對國家檔案的監管，而且由于產生與管理社會檔案的機構，在人財物保障來源上的不同，在監管內容上也應當有所不同。對公共財政支持的社會機構、組織產生的社會檔案的監管基本上涉及整個檔案事務，而對非公共財政支持的社會機構、組織產生的社會檔案的監管則并不涉及全部檔案事務。

由公共財政支持的社會機構、組織，對其檔案事務的監管內容應當是全面的，可近似于對國家檔案的監管。對其監管內容應包括檔案事務的各個要素，既有實質性要素也有形式性要素。

而對非公共財政支持的社會機構、組織，對其檔案事務的監管內容則應是重點的，而非全面的。主要應當注重對實質性要素的監管，而對形式性要素不做強制性的統一要求，甚至可以不管。

事實上，隨著社會主義市場經濟體制的建立，許多企業與社會組織已經采用了不同的檔案管理體制、組織機構架構、運行模式。檔案行政管理機構既無力也不應當要求其采用與政府機關相同的形式性要素。如果非要強制其按相同的形式性要素來管理其產生的社會檔案，則實際上是一種亂作為。而問題是有不少檔案行政管理機構卻常常因無力要求企業與社會組織采用與政府機關相同的形式性要素，就放棄了對其產生的社會檔案的實質性要素的監管。這實際上是一種不作為行為。

簡單地說，對國家檔案與社會檔案的監管應當有所區別;對由公共財政支持的產生與管理社會檔案的機構的監管應當區別于非公共財政支持的產生與管理社會檔案的機構。對國家檔案監管的內容要多于由公共財政支持的機構產生與管理的社會檔案，對由公共財政支持的機構產生與管理的社會檔案的監管內容要多于非公共財政支持的機構產生與管理的社會檔案。