黨校檔案管理信息化建設(shè)的思考

陳陽

黨校檔案是記載黨校發(fā)展的重要憑證，它詳細(xì)而真實地反映了黨校發(fā)展的整個歷史軌跡，真實而客觀地記載著黨校管理及教研過程中的每一環(huán)節(jié)，是認(rèn)識和把握黨校發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)，是黨校發(fā)展可借鑒的重要資料。現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，給黨校檔案工作提出更高要求，面臨諸多必須回答的課題。

1 ?黨校檔案信息化管理的意義

1.1 ?黨校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要。信息化成為當(dāng)今社會發(fā)展的大趨勢。黨校檔案工作作為檔案事業(yè)的重要組成部分， 要順應(yīng)時代的發(fā)展，建立與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理模式。隨著黨校教研改革的深入，檔案門類增多，數(shù)量增長;檔案載體類型由單一的紙質(zhì)發(fā)展為多種并存，傳統(tǒng)的檔案管理已不適應(yīng)工作需要，信息化建設(shè)成為必然趨勢。

1.2 ?黨校檔案信息資源開發(fā)利用的需要。隨著社會信息化程度的深入，社會對檔案信息的依賴程度越來越高。近幾年，組織部和黨校聯(lián)合建立了干部教育培訓(xùn)信息庫，將參加黨校培訓(xùn)的個人基本信息輸入信息庫，并及時維護(hù)管理。這就要求黨校的學(xué)籍檔案管理進(jìn)行改革，實行電子注冊制，實現(xiàn)學(xué)籍管理向校園外延伸。為方便有關(guān)部門核查干部學(xué)歷檔案和培訓(xùn)情況，就要迅速推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)水平和效率。

2 ?黨校檔案管理信息化的現(xiàn)狀

2.1 ?檔案工作缺乏系統(tǒng)化的管理網(wǎng)絡(luò)。檔案的歸檔、交接和檢索等環(huán)節(jié)仍延續(xù)傳統(tǒng)的模式，不能充分利用現(xiàn)代化管理媒介和設(shè)備，束縛了檔案信息化的建設(shè)步伐。

2.2 ?隊伍建設(shè)要求高，缺乏專業(yè)人才。黨校大多數(shù)檔案工作人員沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)水平偏低，計算機操作技術(shù)不高。另外受用人體制的制約，檔案管理人才難以引進(jìn)，人才缺乏。

2.3 ?資金投入規(guī)模大，辦公經(jīng)費不足。推進(jìn)黨校檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。信息化建設(shè)，需要購置設(shè)備，開通局域網(wǎng)，連接因特網(wǎng)，進(jìn)行安全防護(hù)等，都需要較大的經(jīng)費投入。同時，電子產(chǎn)品更新快，后續(xù)維修、升級投入大，黨校的辦公經(jīng)費遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.4 ?建設(shè)任務(wù)繁重，工作難度大。要對現(xiàn)存檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，要對客戶提供網(wǎng)上利用平臺，要進(jìn)行安全防護(hù)措施，要對電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級，要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求數(shù)據(jù)化電子文檔，工作難度之大可想而知。

3 ?黨校檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的策略

3.1 ?檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。黨校要把檔案信息化建設(shè)納入本單位總體規(guī)劃，加大基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)費投入。推進(jìn)運用微機管理進(jìn)程，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，是推進(jìn)黨校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

3.2 ?檔案信息化資源建設(shè)。黨校要充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化。一是由黨校各個部門將本年度產(chǎn)生的歸檔文件按照要求直接錄入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。二是由檔案部門將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)。實行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。

3.3 ?檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。從文件材料的產(chǎn)生開始，運用統(tǒng)一的計算機管理系統(tǒng)，完成輸入、檢索、借閱、編研等過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結(jié)合，既滿足當(dāng)前工作需要，又兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。黨校各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對這些檔案信息資料的共享。

3.4 ?檔案信息化的保障體系建設(shè)。一是建立統(tǒng)一的信息化工作體制，整合單位各信息部門的工作，使與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的信息能集中處理。組成以分管校長為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全校檔案信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)。二是加強檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。制定出符合實際的具體辦法和規(guī)章制度，規(guī)范和指導(dǎo)黨校檔案信息化建設(shè)。三是加強檔案信息安全保障體系建設(shè)。完善檔案信息安全管理體制，遵守相關(guān)法律法規(guī)，采用有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。四是提高檔案工作者的素質(zhì)和能力。使黨校檔案工作人員努力成為具備一定的語言文字水平和歷史知識，有熟練的信息處理能力，具備運用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案網(wǎng)站的設(shè)計和維護(hù)能力，既熟悉檔案管理的流程，又掌握一定的新型載體檔案的保護(hù)和管理技術(shù)。成為信息資源的組織者、管理者、分析者，信息利用的導(dǎo)航者，這是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要人力資源保證。

信息化建設(shè)是黨校檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)，在思想上要高度重視，行動上要大膽創(chuàng)新，實踐上要積極進(jìn)取，一定會加速黨校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（作者單位：中共商丘市委黨校 ?來稿日期：2015-06-18）