談企業電子檔案的歸檔管理

侯婧

企業檔案是企業在生產經營、科學研究、發展規劃及其他活動中直接形成的對企業變革和社會的發展有保留意義的文字、圖片、錄像等。不同形式的檔案記錄材料，是企業職工勞動創造的碩果。隨著電子文件的不斷增加，電子檔案規范歸檔，電子檔案有效利用，已經是關系到一個企業發展的材料依據，關系到一個企業發展的不可忽視的問題。而檔案整理歸檔是檔案管理的最主要環節，工作中怎樣使大量電子檔案規范歸檔管理，既能保證齊全完整的電子檔案，又能發揮電子檔案的特點。現就如何做好電子檔案的歸檔管理談幾點心得。

1 ?電子檔案應用主要特點

1.1 ?電子檔案易保存、易查找。與傳統檔案相比較電子檔案的特點是：檢索快、易儲存、易攜帶、同時滿足多人翻閱等特點。相比傳統檔案，可以通過計算機直接對電子文件進行修改，大大地提高了文秘人員的辦公效率，也大大提升了電子檔案的收發速度。

1.2 ?電子檔案對設備的依賴性高。脫離了網絡、計算機等電子設備，就不能傳遞電子檔案，不能查閱電子檔案。所以傳遞、查閱電子檔案必須借助于特殊的設備和相關的硬件設備才能查閱和利用。沒有相關設備和軟件支持，電子檔案就會喪失其利用價值。

1.3 ?電子檔案易修改、存在危險因素。電子檔案技術的快速變化和依賴特殊儲存設備等特點，也導致了電子檔案的危險因素增加，比如，存儲設備容易壞，電子檔案易修改。雖然電子檔案的出現使檔案儲存載體發生了很大變革，傳播材料走向無形化，但在網絡環境中儲存和傳遞易受到病毒感染、木馬盜取，造成信息無法查閱或被篡改等不良后果。一旦發生這類問題，電子檔案就會失去其保存價值，失去其保存意義。

1.4 ?電子檔案的法律效力有待規范。現電子檔案的管理歸檔工作正處于起始階段。很多企業還沒把電子檔案以及電子檔案的管理歸檔工作納入檔案管理工作的軌道。由于電子檔案存在易感染病毒、易遭受篡改等特點，其法律意義很難辨別，要想制定出相關的法律認定條例，還需要大量的數據及資料認證。并且單位在管理電子檔案及設計相關軟件時，往往根據自身行業特點，獨成管理系統。辦公設備軟件采用的標準不一樣，造成辦公資源不能分享。這一系列的問題導致了電子檔案在很大程度上難以發揮其作用。

2 ?電子檔案在整檔管理中發現的問題

基于電子文件應用的主要特點，在日常工作中我們應加強對電子檔案的管理。在應用電子文件時，電子檔案的歸檔管理并不像傳統檔案資料的管理那樣規范有序，我們發現了以下幾個方面的問題：

2.1 ?電子檔案資料的收集整理歸檔。電子檔案從原始的記錄開始到形成歸檔的資料往往要經歷多個部門，給電子檔案收集過程帶來很多干擾因素。干擾電子檔案采集的主要因素有：①隨著科技信息化的發展，很多部門如財務科、技術科等都有其相對獨立的辦公軟件，上級主管部門可以直接通過軟件發送相關資料到相關單位的科室，這改變了原來由辦公室統一接收文件的方式。②有些科室人員不重視檔案歸檔工作，單位并沒有明確專人負責，致使很多有存檔價值的電子檔案存留在科室內部。由于企業各職能科室有很多的工作環節是需要互相聯系的，很難界定文件的歸檔職責。③單位為了方便職工使用，沒有明確要求電子檔案歸檔，而是留存在個人手中，由于單位對電子檔案歸檔問題要求不明確，所以電子檔案的整理規范達不到歸檔前的要求。④有部分科室設備落后，儲存設備的容量小，許多新的電子檔案由于存儲不下，只能覆蓋原來舊的電子檔案，致使很多有保存價值的電子檔案沒有歸檔而被刪除或覆蓋。

2.2 ?電子檔案的保護技術不易掌握。電子檔案的存儲一般是以中間設備為主，要求存放環境比較高。就目前來說電子檔案的存儲選用的載體性能都不穩定、不耐用，再加上電子檔案的真實性保障技術水平過于繁瑣，難以應用。此外，現在還未制定出關于電子檔案認定相應法律的條文，限制了單位對電子檔案的整理歸檔管理。

3 ?提高對電子檔案管理歸檔水平

隨著電子信息技術的不斷應用，人們對辦公電子化的認識也逐步增強，人們逐漸改變了傳統方式中對檔案的認識。那么，在今后信息化的引領下，企業對辦公設備的更新也更加完善，會產生越來越多的電子檔案，如何應對新生成的電子檔案是目前重要任務。

3.1 ?完善歸檔管理電子檔案的企業標準。國家有關部門已對電子檔案的U盤、光盤等儲存形式和歸檔方式制定了新的管理辦法標準。企業單位的有關科室個人在工作中形成的電子檔案種類多樣，有文本形式、圖片形式、數據庫形式、圖形形式等，將如此數量繁雜的電子檔案整理、歸檔必須依靠有關制度約束。企業應根據有關制度結合本單位自身的實際，制定適合于本單位的電子檔案歸檔、整理、統計、利用、保存流程的管理標準。在單位的實際工作中，要嚴格執行單位制定的電子檔案管理標準，適當選擇電子檔案載體的存儲方式，選擇最佳的電子檔案的歸檔方式，在選擇最佳儲存方式的同時還要注重對歸檔材料的認定以及對歸檔的電子儲存設備定期進行維護檢查等。

3.2 ?明確檔案的范圍、時間，并保證安全的存儲方式。凡是對企業及其各科室的主要工作有參考價值的電子檔案，都應該列入電子檔案歸檔范圍。確定歸檔時間的電子檔案要根據電子歸檔的實際內容進行認定，歸類管理應從管理歸檔和材料歸檔兩方面歸類。管理歸檔應隨時歸類，經歸類后的檔案可供給使用者參考價值，利用材料歸檔的同時辦理電子歸類可實時實地掌握材料種類，利用材料資源實現材料共享。在年度完成后，對以前歸類的材料進行重新梳理。實現電子檔案便于集中管理的有利條件，并確保檔案材料的安全有效保存。可通過以下方法保存：先將應該歸類的檔案最終材料選擇保管年限，儲存在U盤、光盤的載體上的可單獨存放;再將壓縮歸類的材料利用數據壓縮設備對信息網絡應歸類的電子檔案經過積累后，利用壓縮設備將材料刻錄到U盤、光盤儲存載體上;最后把同樣材料復制兩份以備材料出現丟失、損壞時應用。可以利用網絡將材料在電子信息設備環境下將歸類電子檔案在網上操作備份一次，并可將歸類的電子檔案刻錄在U盤、光盤等儲存載體上，以備丟失時應用。

3.3 ?歸檔電子檔案時同時完善紙質材料檔案。因電子檔案本身存在的缺陷，所以在保存電子檔案時應同時保留一份紙質檔案，并利用能脫離儲存設備載體，將電子檔案材料復制一份，將紙質檔案與電子檔案儲存載體方式制成雙份檔案備份并分類歸檔管理。但要使紙質檔案與電子檔案歸檔的同時保持之間一定的關聯，同時鑒定、同時整理、同時著錄和同時利用。這樣既能利用紙質檔案的長處又能避免電子檔案的缺點，解決了電子檔案易于被篡改的問題。保障了電子檔案的法律效力，還可以分類對電子檔案進行著錄、組盤、標引。發揮電子檔案在查找、存儲、檢索方面的優點。這樣既能利用電子檔案的高效快捷，又能起到對電子檔案的保護作用。

3.4 ?增強電子文件設備自動化水平與電子檔案的安全管理。電子檔案能同時滿足多人共享的要求，但共享文件只能讓經過批準的人員使用。在電子檔案防護系統中應建立安全可靠的加密措施和分級控制權限，并對所有登錄權限人員進行實名登記，并進行登錄過程跟蹤。同時，設備必須有對文件數據的安全防護作用。設備會存在偶然故障，也會存在人為操作因素所引起的數據損毀，為保障數據安全至關重要的是一定要做好數據備份。

3.5 ?加強對檔案管理人員的業務培訓。從檔案發展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質和業務能力，必須掌握現代化技術，熟練應用計算機對電子檔案維護、介入檔案的形成與儲存，確保電子檔案的安全和完整，促進電子檔案走上規范化有序管理。積極培養管理人才，建立高素質的電子檔案管理隊伍是確保電子檔案質量的關鍵。如果檔案管理人員不懂得電子文件的形成和保管過程，文件被鑒定、使用、保存或提供利用將被降低。檔案管理者必須掌握科技信息技術，并熟練應用計算機和其他電子設備進行電子檔案的使用、維護、管理，否則管理人員根本無法從事電子檔案的形成和保管工作，也無法參與電子文件管理、檢索系統的規劃設計。維護電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計算機病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭。

3.6 ?提高可識別性的電子檔案。電子檔案主要是以存儲介質的形式來進行各種信息的存儲，在以后電子檔案的使用過程中，主要是依賴電子計算機的設備軟硬件的使用，才能使電子檔案還原成人們可以直接閱讀的材料。就是說在保存電子檔案的時候，要將識別電子檔案和支持電子檔案閱讀的設備軟件等一起保存，這樣在進行翻閱利用電子檔案的時候，就能夠方便快捷地將電子檔案的原來形式進行再現。

（作者單位：中石化華北石油局 ?來稿日期：2015-06-17）