地名檔案工作現(xiàn)狀芻議

李晶

作為國家檔案的重要組成部分，地名檔案是進(jìn)行地名管理、推行地名標(biāo)準(zhǔn)化、開展地名研究的基礎(chǔ);是地名管理的科學(xué)依據(jù)和提高地名工作效率的必要條件。地名檔案也是相關(guān)學(xué)科科研工作的重要資料和國家建設(shè)及人民生活不可缺少的資料，還能為國家維護(hù)領(lǐng)土完整、外交及國防等方面提供重要依據(jù)。隨著各地行政區(qū)劃的不斷調(diào)整和地名工作的蓬勃發(fā)展，地名檔案工作也發(fā)揮著日益重要的作用。但是，地名檔案工作現(xiàn)狀不容樂觀，存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1 ?機(jī)構(gòu)人員配置不合理

隨著幾次大規(guī)模機(jī)構(gòu)改革和人員調(diào)整，原本各省市縣已建立的各級地名檔案管理機(jī)構(gòu)，除保留了部分省級地名檔案館（室）以外，市級館（室）已很少，縣一級的專設(shè)機(jī)構(gòu)已完全消失。大多數(shù)市縣既無地名檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒有指定專職檔案人員。這部分地區(qū)有相當(dāng)一部分珍貴的地名檔案資料散存于各個(gè)基層部門，它們不但沒有得到合理保管，更談不上有效地利用，如不盡快采取切實(shí)可行的管理措施，勢必會造成檔案資源的損毀和流失。

2 ?經(jīng)費(fèi)不足設(shè)施落后

據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，95%以上的單位沒有將地名檔案管理經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，嚴(yán)重制約著地名檔案工作的正常開展。也造成了多數(shù)單位的檔案保管條件較差，沒有專用庫房，缺乏專用設(shè)備，各類裝具破舊不堪，檔案存放雜亂無章。很多單位至今仍在使用上世紀(jì)八十年代遺留下來的木質(zhì)櫥柜，甚至有的用袋裝、用繩捆，檔案隨處堆放。檔案丟失散失、受潮霉變、蟲蛀損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。極度落后的保管條件，時(shí)刻威脅著地名檔案資料的完整與安全。

3 ?人員素質(zhì)能力待提高

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，工作能力有待提高，造成這種狀況的原因有三點(diǎn)。

第一，現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)比例嚴(yán)重失調(diào)。例如，某省地名檔案館現(xiàn)有工作人員31人，其中行政管理19人、工勤8人，檔案專業(yè)技術(shù)人員僅4人。一個(gè)專業(yè)檔案管理部門只有區(qū)區(qū)幾個(gè)專業(yè)技術(shù)人員，其整體業(yè)務(wù)素質(zhì)當(dāng)然無從談起。第二，存在大量無證上崗的兼職檔案員。這些人員不具備檔案專業(yè)知識和地名知識，沒有經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且其主要精力在其他工作上，根本無法保證地名檔案管理水平，更談不上檔案人員素質(zhì)和開展檔案工作了。第三，在職學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠。由于上級管理部門未能認(rèn)識到提高地名檔案人員素質(zhì)的重要性，因而忽視檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。加之多數(shù)地名檔案工作者滿足現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)提高，素質(zhì)能力較低。

4 ?管理機(jī)制嚴(yán)重滯后

一是規(guī)章制度不完善。大部分地名檔案館（室）在建章立制上嚴(yán)重缺失，沒有形成系統(tǒng)的檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等制度，也沒有檔案工作發(fā)展規(guī)劃、規(guī)范、崗位職責(zé)等規(guī)章制度。二是檔案管理不規(guī)范。由于缺乏科學(xué)規(guī)范管理，不但導(dǎo)致檔案門類不全，載體單一，內(nèi)容單調(diào)，甚至出現(xiàn)某方面地名檔案斷檔的嚴(yán)重失誤，而且很多單位檔案分類、編目等混亂，保管技術(shù)水平低下，嚴(yán)重影響檔案的壽命。三是開發(fā)利用不到位。據(jù)統(tǒng)計(jì)，絕大多數(shù)地名檔案館（室）在檔案的開發(fā)利用上幾乎沒有作為。工作人員“死腦筋”，固守一堆“死檔案”。很多單位沒有檢索工具，沒有檔案編研，沒有開放檔案，沒有開展查詢、借閱等服務(wù)利用工作，“死檔案”沒有轉(zhuǎn)化為“活信息”，檔案資源沒有得到合理開發(fā)、利用。

以上問題如不盡早解決，無論是對主管部門的各項(xiàng)工作，還是對國家的檔案事業(yè)，都會帶來不應(yīng)有的損失。要改變這種不合理現(xiàn)狀，應(yīng)從以下幾方面著手：

一是增強(qiáng)檔案意識，積極爭取上級部門的支持。地名檔案管理人員在做好本職工作的同時(shí)，應(yīng)樹立大局意識和服務(wù)意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務(wù)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地為上級部門和相關(guān)部門提供檔案信息資源，加強(qiáng)地名檔案重要性的宣傳工作，逐步增強(qiáng)各部門檔案意識，提升地名檔案工作的影響力，引起主管部門的重視，在人員、經(jīng)費(fèi)方面獲得支持。

二是加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。積極開展職業(yè)道德教育，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識、提高工作質(zhì)量;加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，及時(shí)更新工作人員的專業(yè)知識，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化;注重行業(yè)交流與學(xué)習(xí)，相互取長補(bǔ)短，共同提高。

三是提高創(chuàng)新意識，做好地名檔案資源的開發(fā)利用。完善檔案管理機(jī)制，健全各項(xiàng)規(guī)章制度;大力豐富館藏，依法開放檔案信息資源，滿足社會需要;利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案的開發(fā)利用水平，適應(yīng)社會發(fā)展和時(shí)代要求;加強(qiáng)檔案編研，提高檔案資料的針對性和實(shí)用價(jià)值，滿足利用者的不同需求。

（作者單位：河南省地名檔案室 ?來稿日期：2015-06-17）