論歐洲高校檔案工作現狀特點與發展趨勢

馬仁杰+高元昕+王露堯

摘 ?要：本文結合歐洲具體院校案例，從工作制度、檔案保護、檔案開放、檔案版權以及信息資源整合與共享五個方面分析得出歐洲高校檔案工作總體上表現出制度健全、檔案保護意識強、檔案開放利用程度高、檔案版權規定嚴格以及館際資源整合程度高的現狀特點，并結合當下時代背景，預測歐洲高校檔案工作將走向縮短文件封閉期、歸檔社交媒體檔案、與圖書館博物館工作有機結合的發展趨勢。

關鍵詞：歐洲高校檔案館;檔案工作現狀;檔案工作趨勢

Abstract： Combining with examples of European college archival works and analyzing the current situation on work institution， archive protection， file opening， copyright and information integration， and forecasting that European college archival works will shorten closure period， file social media files ，and will combine with library and museum work.

Keywords： European university archives; Archive work situation; Archive work tendency

歐洲地區高等院校的起源遠遠早于我國。自13世紀起造紙術傳入意大利，歐洲最古老的大學——博洛尼亞大學便開啟了用紙張記錄高校檔案的先河[1]。隨后，英法德等國家也相繼出現大學并開始積累大學檔案。自此之后，博洛尼亞大學與牛津大學等都有著將檔案原件保存于封閉建筑中以保證檔案完整與安全的經驗[2]。由此可見，歐洲地區高校檔案工作的初始形態就是積累一切與學校相關的檔案文件并保證它們的安全。高校檔案工作受到歐洲高等院校的重視，起步于中世紀，發展于近現代，逐漸成為高校內部管理工作中不可忽視的一部分。

在本文中，筆者將以英國劍橋大學和牛津大學、法國巴黎大學、德國羅斯托克大學為例，對歐洲地區高校檔案工作的現狀特點進行研究，并結合當代科技發展與社會文化進步，預測歐洲高校檔案工作的發展趨勢。

1 ?歐洲地區高校檔案工作基本情況

1.1 高校檔案館的設立及管理體制。在歐洲地區，并非所有大學都有自己的檔案館。雖然歐洲高校開設檔案教育比較普及，但只有那些國際知名且歷史悠久的大學才會設立自己的大學檔案館。高校檔案館也并不全是校內的一個獨立機構，例如在法國的一些高校，檔案館是設立在圖書館內的。

由于各國的檔案管理體制不同，導致各國高校檔案館在管理體制上也略有差異。英國與德國的檔案管理體制為分散制，高校檔案館屬于終極性檔案館，不受國家或地方檔案館的統轄。而俄羅斯、意大利、西班牙以及北歐國家的檔案管理體制為集中制，高校檔案館需要受到檔案行政管理機關的監督與指導[3]。

1.2 ?檔案館資源建設狀況。檔案館資源建設是所有高校檔案工作的基本工作。總體來說，歐洲高校檔案館資源體系包括三個方面。其一是自建校以來的行政管理、教學科研等方面的基礎檔案資源，這一部分的檔案資源占有高校檔案資源很大一部分。其二是一些學校獨有的特色檔案資源。其三是收錄在數據庫中的數字化檔案資源。

對于這些檔案資源的收集、鑒定、歸檔和整合，歐洲眾多高校的檔案館都有著嚴格的準則和要求，做到了檔案資源的齊全和完整，更通過對特色檔案的不斷征集，增加了檔案資源的豐富程度，進一步提升了檔案館資源整體價值性。

2 ?歐洲地區高校檔案工作現狀

歐洲高校檔案館的館藏時間跨度大，內容多而精，歷史價值高，這決定了歐洲高校檔案工作必須在保存、利用方面下足功夫。目前歐洲高校檔案工作以健全的工作制度做保障，嚴密的檔案保護為基礎，有章可循的檔案開放為手段，再輔以信息技術進行資源整合，在做好管理工作的同時于文化傳播、教育公眾方面有所建樹。

2.1 ?工作制度健全。歐洲高校檔案館在檔案行政管理機構領導下，或根據自身建設需要，都制定了相當嚴密的工作制度與各項政策。下面以牛津大學檔案館為例。

牛津大學檔案館的工作制度分為檔案征集制度、檔案保管制度和檔案使用制度。在檔案征集制度中，規定了牛津大學檔案館是有選擇性地接受和保管學校各部門的行政文件，包括從1214年起始的各個版本的學校章程和契約條款、維權文件、授予學銜記錄、學生檔案、附屬機構文件等，一切檔案收集活動都僅限于學校各部門在管理過程中產生或接收的有關本校的文件。在檔案保管制度中則規定了歸檔文件必須滿足能作為教學授課和科研活動的憑證的條件，并要求能保持大學在社會中的公眾形象。檔案使用制度允許以研究為目的的訪問者進入檔案館獲取檔案，凡保管期限超過80年的檔案無限制供應公眾利用，未滿80年保管期限的檔案則需要來訪者提交申請，經審核后提供使用。

此外，牛津大學檔案館的檔案工作政策制度每五年交由檔案委員會進行一次復核修改，以確保學校檔案工作能夠跟進時代發展，及時做出調整和應變。

2.2 ?檔案保護意識強。從古至今，歐洲高校對檔案原件的保護都費盡心思，力求最大限度延長檔案的壽命。當代歐洲高校檔案工作對檔案保護的重視主要體現在硬件設施和保護理念兩個層面。

2.2.1 ?齊全完備的硬件設施。歐洲高校檔案館內一般設有檔案庫房、分揀室和保護實驗室。其中檔案庫房和保護實驗室是保護檔案的重點場所。庫房內普遍使用密集架和檔案柜，檔案以組合為單位排列在架上。每個組合的檔案一般使用統一規格的無酸檔案盒盛裝，除此之外也會使用一些特別定制的檔案盒，或者四瓣式文件夾和聚酯筒。入館的檔案經過分揀，進入保護實驗室進行去酸、壓平等處理。檔案館內單獨劃出閱讀室供來訪者借閱檔案，不會對檔案庫房造成影響。整個檔案館內都有空調嚴格控制溫濕度，還設有監控攝像頭，有效保證檔案文件的安全性。

2.2.2 ?以人為中心的保護理念。檔案保護不僅僅是最大限度地延長檔案壽命、提升檔案的可利用率，還需要考慮檔案的利用者的人身健康。幾所歐洲高校檔案館在處理檔案材料時，采用對人體傷害最小的化學試劑，同時經過一系列的酸堿緩沖、干洗去污、抗壓抗皺處理，在保護檔案材質的同時也保護了使用者的安全。這種重視檔案、更重視人的理念融合在檔案工作中，使得檔案工作極富人性化。

此外，歐洲高校檔案館不純粹是立足于檔案本身來保護檔案，更傾向于通過約束人的行為來保護檔案。例如，劍橋大學丘吉爾檔案中心要求每一位新到訪的來客閱讀檔案使用注意事項，強調必須使用鉛筆和無酸紙做筆記，且不可頻繁使用攝像設備。在館內吸煙和飲食更是明令禁止的。這樣既可以避免檔案受到意外損害，同時也不影響訪客對檔案的利用。

2.3 ?檔案館開放利用程度高。英國檔案學者庫克認為，檔案館應該被視為一個文化機構，甚至被貼上娛樂消遣的標簽也不為過。國際檔案理事會在2012年布里斯班第十七屆國際檔案大會中通過的《檔案利用原則》規定，不論公共還是非公共的檔案機構，都應積極進行檔案開放利用，并保證檔案利用工作的公正、平等和及時性[4]。這給全世界各國檔案機構和檔案工作者提供了一個做好檔案利用工作的權威國際基準。在此背景下，歐洲高校檔案工作便處處體現著促進檔案利用、保障公民權利的理念，積極向社會公眾提供檔案利用。對于歐洲高校檔案館來說，檔案的線上開放利用與線下開放利用這兩方面的工作都做得比較出色。

2.3.1 ?線上開放利用。歐洲高校基本上都有自己的檔案館主頁。一些檔案信息也公開在高校檔案館的主頁上，查閱者們足不出戶即可搜索閱覽，或通過主頁上的聯系方式進行人工咨詢獲得自己所需的檔案內容。例如，牛津大學檔案館網站上可以查詢到館內所有案卷目錄，館藏情況一目了然。每條子目錄下都詳細說明了卷內文件內容、特點和數量，交代了該卷文件的來源和完整程度，還進一步標明了該卷內檔案的起止組合號和卷號。

2.3.2 ?線下開放利用。即檔案館本身向社會公眾開放，提供檔案信息的借閱與查詢以及檔案館導覽，發揮服務功能和教育功能。歐洲高校檔案館對外開放時間長，提供的服務也面面俱到。檔案館開放借閱檔案原件和復印件，閱覽者可以在檔案館內專設的閱讀室里按需查閱檔案資料，館內還專門向借閱者有償提供統一規格的紙和筆。社會公眾通過提前預約，還可以在工作人員的帶領下參觀高校檔案館，有條件的高校在學校假期時還能為參觀者提供住宿和餐飲。

2.4 ?檔案版權規定嚴格。歐洲國家都是資本主義國家，在歐洲人的思想中，檔案是一種屬于某機構或某個體的財產，檔案版權受相關法規政策的保護[5]。雖然歐洲高校檔案館內可開放閱覽的檔案對于社會公眾來說是免費的信息資源，但高校檔案館一般都會明文要求借閱者在查閱檔案時必須遵守檔案館的借閱規定并簽署一份協議，對檔案內容進行保密，不可隨意將檔案信息泄露給第三人。

德國羅斯托克大學的檔案館使用條例中第十一條專門對檔案復制件的產生和使用做了嚴格規定：檔案利用者無權對檔案原件進行復印，只能通過學校檔案館的批準才能夠進行檔案的復制。用于第三方的檔案必須標明檔案來源，明確受益關系，同時還要獲得檔案版權所有者的同意。如果檔案使用者違反了羅斯托克大學的檔案使用條例，檔案館將拒絕為該使用者提供信息服務。

再如，英國劍橋大學丘吉爾檔案中心要求使用者在購買檔案副本之前簽署一份承諾書，保證不會對已購得的檔案副本進行出售、分發和重新復印。若利用者因研究需要必須進行檔案出版，則需要在協商后獲得大學檔案館方的版權許可，并在出版物中標明信息來源;如果檔案出版物是商業用途，則需要向大學檔案館支付一定的版權費用。

2.5 ?館際資源整合和共享程度高。為推進檔案信息更快更廣地為社會利用，許多歐洲國家都已經推行電子政務和檔案信息資源上網。特別是英國在近年積極推動檔案信息資源跨部門整合與共享，帶動了高校檔案館之間也開始進行跨館合作，整合和共享檔案信息資源。英國目前有150多所高校參與了館際檔案共享，并擁有整合了多所高校檔案資源的網站，通過統一檔案著錄標準實現檔案資源的無障礙共享[6]。高校檔案館除了與外校的檔案館之間建立共享合作，還會與非高校的檔案部門以及學校下屬其他部門建立聯結關系。例如劍橋大學檔案館的Janus 項目就可以提供劍橋大學下屬機構的檔案目錄一站式查詢。

3 ?歐洲地區高校檔案工作發展趨勢

3.1 ?進一步縮短檔案封閉期。20世紀60年代起，國際檔案理事會將檔案的一般封閉期從50年降至30年，而一些發達國家檔案館開放力度的加大也在促使檔案封閉期進一步縮短，從現今檔案工作形勢看來，縮短檔案封閉期仍是可行的。現階段的歐洲高校檔案館早已不單單只是一個檔案保存機構，而是一個類似于圖書館、博物館的文化教育機構。為了最大限度滿足公眾日益增長的檔案利用需求，歐洲高校的檔案工作可以從縮短檔案封閉期著手，在現有的基礎上進一步加大檔案館開放程度。牛津大學檔案館尚有一部分處于封閉期內的檔案由于不可公開而沒有完成數字編目，這就說明歐洲高校檔案館的檔案封閉期還有縮短的余地，可以通過提高檔案解密檢查工作、檔案修復工作等的效率，盡可能解除檔案封閉，使封閉期檔案盡早能提供利用，發揮檔案價值。

3.2 ?開展與學校相關的社交媒體檔案歸檔工作。所謂社交媒體檔案歸檔，就是將各部門在社交媒體（如Twitter、Facebook、YouTube等）上發布的消息視為一種檔案，并有選擇地進行歸檔保存。對社交媒體檔案進行歸檔，是2014年英國國家檔案館開展的一項工作。目前英國國家檔案館的“社交媒體檔案庫”已保存約6.5萬份由政府部門所發布的推特消息[7]。由此可以預測，在社交媒體被廣泛運用在各領域的今天，歐洲高校檔案工作未來也將開展對社交媒體檔案的歸檔工作，歸檔范圍為學校在各種社交媒體上發布的政策條例、事件新聞、聲像記錄等。通過這一舉措，人們未來將通過閱讀社交媒體檔案更清晰、直觀地了解高校的發展歷程。

3.3 ?檔、圖、博工作有機結合。20世紀末，國際圖書館協會與機構聯合會、國際檔案理事會開始推動圖書館、博物館、檔案館等文化機構聯盟的運動。歐盟也于2005年開始實施“歐洲文化和科學內容數字化協作行動計劃”，推動博物館、圖書館和檔案館之間的數字化服務合作[8]。目前，歐洲一些國家的圖書檔案組織已經將圖檔部門合作的融合范圍擴大到了博物館、藝術館，還專門組建機構來推動這種數字融合趨勢。

檔案館需要將館藏各類檔案數字化，圖書館需要將書目電子化，博物館也需要將展品以圖片形式進行宣傳。于是，歐洲高校檔案館在這種環境下，在逐步推動跨校檔案資源整合的同時，也將推進校內博物館、圖書館和檔案館的資源整合。這就將形成一個趨勢，那就是三館保留各自的基礎實體工作，但在各館資源數據化、建設數據庫的工作上通力合作。通過三館工作有機結合，實現三館充分交流，避免信息整合過程中的資源重復，減少財力消耗，以一種全新的形式同心協力面向全校學生以及社會公眾開展更加全方位的文化教育。

參考文獻：

[1][2] 方瀛. 國外的大學檔案館[J]. 北京檔案， 1987（4）.

[3] 黃霄羽. 外國檔案事業史[M]. 北京：中國人民大學出版社， 2011：221～252.

[4] 國際檔案理事會對外發布《檔案利用原則》[J]. 廣東檔案， 2012（6）.

[5] 王改嬌. 歐美大學檔案利用版權制度及啟示[J]. 山西檔案， 2011（5）.

[6] 高柏， 張顏春. 國外檔案管理特點分析及其借鑒意義[J]. 長春理工大學學報（社會科學版）， 2013（8）.

[7] 黃霄羽. 2014國際檔案界回眸[J]. 中國檔案， 2015（2）.

[8] 肖希明、鄭燃. 國外圖書館、檔案館和博物館數字資源整合研究進展[J]. 中國圖書館學報， 2012（0）.

（作者單位：安徽大學管理學院 ?來稿日期：2015-06-16）