基于關鍵詞的檔案局（館）人員編制、內設機構與職能配置文獻分析

張予宏

摘 要：運用多種關鍵詞分析方法，對1965年以來檔案局（館）人員編制、內設機構與職能配置相關文獻中指定關鍵詞進行分析，得出：研究者對不同指定關鍵詞的關注程度不同;不同類型機構對同一關鍵詞的關注度亦有差別;同一類型機構對與自身相關內容的關注度高;高校對整個內容的關注度較為均衡;關鍵詞組合在文獻中出現的概率與關鍵詞的數量成反比;相關關鍵詞混用的情況普遍。

關鍵詞：檔案局;檔案館;人員編制;內設機構;職能配置;關鍵詞

關鍵詞一般是指為了標引工作從報告、論文中選取出來用以表示全文文獻信息款目的單詞或術語，它能夠直觀而鮮明地表述論文的主體，并起到提綱挈領的作用。關鍵詞分析法是學術研究中常用的方法之一。本文采用詞頻、共現、關聯度等多種關鍵詞分析方法，對與檔案局（館）人員編制、內設機構與職能配置相關文獻的兩種關鍵詞合并進行分析。

1 ?研究樣本選取

本文以CNKI為樣本池，以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”作為檢索詞（指定關鍵詞），以題名為檢索項，同時以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”分別組合“編制”、“機構”、“職能”、“配置”為檢索條件，以最終檢索得到的212篇文獻、890個關鍵詞為研究樣本。

2 ?指定關鍵詞詞頻分析

一般情況下，同一篇文章使用某一主題關鍵詞的頻率，與對這一主題討論與研究的深度正相關。本文以文獻中某一關鍵詞出現頻率的不同，將文獻劃分為“提及”、“論及”、“論述”3 個層次，1次～3次為“提及”，4次～6次為“論及”，7次～9次為“論述”。以CNKI作為檢索平臺，以“全文”作為檢索項，以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”為檢索詞進行詞頻統計，結果見表1。

從表1可以看出：

一是對檔案館機構、職能、編制、配置的關注度最高，對檔案局機構、職能、編制、配置的關注度次之，對檔案局館機構、職能、編制、配置的關注度最低。

二是檔案局、檔案館、檔案局館均表現出對機構的關注度最高，職能次之，編制再次之，配置最低。

三是比較而言，對檔案局和檔案局館配置的研究深度最差，不僅文獻總量少，而且多數僅停留在提及的層面。

四是涉及檔案局、檔案館、檔案局館三種情況下機構、職能、編制的文獻提及的文獻數量龐大，而達到論述層次的文獻數量相對較少，說明研究者一般性提及的人多，進行深入系統研究的人少。

五是從低詞頻到高詞頻，文獻數量變化大，最大的相差603倍，最小的也相差18倍，倍數差距越大，表明深入論述的文獻占比越少。

六是在機構、職能、編制3項中，對主題深入論述占比最高的是機構、最低的是編制，說明研究者關注檔案局、檔案館、檔案局館機構問題的占比重最高，其次是對職能的關注，關注度最低的是編制問題。

3 指定關鍵詞共現情況分析

“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”7個指定關鍵詞，在實際使用中存在同一篇文獻中同時出現2個或2個以上的情況，這里我們利用知網檢索平臺，在全文項中，將上述7個關鍵詞分為機構（“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”）和內容（“編制”、“機構”、“職能”、“配置”）兩組，然后按不同機構與內容組兩兩、三三、四四、五五配對作為聯合檢索詞進行檢索。根據按指定關鍵詞組合數量從少到多排序的檢索結果和以文獻數量從多到少排序的檢索結果，可以看出：

一是關鍵詞組合時的個數越多，文獻數量越少。這說明單獨涉及檔案局、檔案館、檔案局館的某一方面內容的文獻多，同時涉及或研究檔案局、檔案館、檔案局館的機構、編制、職能和配置的文獻少，即整體性研究少于單項或數項的研究。

二是涉及檔案館的各項內容文獻量均多于檔案局、檔案局館各項的文獻量;檔案局館各項內容的文獻量最少。

三是涉及機構的文獻量相對較多，涉及配置的文獻量相對較少，說明研究者更關注機構問題，較少關注配置問題。

4 ?不同機構作者關鍵詞使用情況分析

不同類型機構由于職能不同，對同一事物、事件的態度往往不同。以檔案局（檔案行政管理機構）、檔案館（檔案保管機構）、大學（理論研究機構）、公司（企業事業機構）分別作為研究者所在機構，對指定關鍵詞在不同機構作者的文獻量及占比情況進行統計。見表2。

從表2可以看出：

從文獻總量上看，一是在檔案局、檔案館、大學、公司這4種不同類型的機構中，大學的文獻總量最高，其次是檔案局，再次是檔案館，最后是企業。可見理論研究機構對此的關注度要高于其他三種類型的機構，相關文獻數量多，檔案行政管理機構的關注度要高于檔案保管機構，與此關系不大的企業文獻量最少。二是檔案局、檔案館對與其自身相關的機構、職能、編制、配置的關注度高，對檔案局館的關注度低于對單一檔案局或檔案館的關注度。三是無論哪一類機構，對檔案局、檔案館、檔案局館機構、職能、編制、配置4 個問題中的某單一問題的關注度均高于對其組合問題的關注度。

從總占比上看，各類機構文獻在全部文獻中的占比情況，從多到少分別是大學、檔案局、檔案館、企業，并且4類機構文獻的總和達到了全部文獻的多數，占59.4%;從文獻占比情況看，檔案局與大學在所有15個指定詞組合檢索結果上看，各有7個占比靠前，一個相等，是對此問題關注度最高的兩類機構。

5 ?結語

通過對“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”7個指定關鍵詞，及相近相似關鍵詞的多種關鍵詞分析方法，可以初步得出：研究者對不同指定關鍵詞的關注程度不同;不同類型機構對同一關鍵詞的關注度亦有差別;同一類型機構對與自身相關內容的關注度高;高校對整個內容的關注度較為均衡;關鍵詞組合在文獻中出現的概率與關鍵詞的數量成反比;相關關鍵詞混用的情況普遍。本研究對檔案局（館）人員編制、內設機構與職能配置相關文獻的特點進行分析，為進一步研究檔案局（館）人員編制、內設機構與職能配置提供參考和借鑒。

（作者單位：鄭州大學檔案館 ?來稿日期：2015-06-17）