工學(xué)結(jié)合模式下高職教學(xué)檔案管理初探

摘 要：高職教學(xué)檔案的規(guī)范與完善是衡量高職院校教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是規(guī)范教學(xué)管理、促進(jìn)學(xué)院內(nèi)涵發(fā)展的需要。在工學(xué)結(jié)合模式下，高職教學(xué)檔案管理面臨一系列的新問(wèn)題。本文對(duì)高職教學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)檔案 管理

教學(xué)檔案是高職院校不同時(shí)期的教育教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理實(shí)踐的真實(shí)記載，是經(jīng)驗(yàn)的積累與教學(xué)成果的體現(xiàn)，是學(xué)校檔案的重要組成部分，對(duì)于全面提升教育教學(xué)質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、完善制度，提高檔案管理意識(shí)

高職檔案規(guī)章制度是結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況制定的關(guān)于檔案工作的內(nèi)部規(guī)則。為了有效地開(kāi)發(fā)利用高職教學(xué)信息資源，應(yīng)該依據(jù)《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及地方檔案法規(guī)，借助校企合作平臺(tái)，結(jié)合學(xué)院工學(xué)結(jié)合的實(shí)際情況，加大經(jīng)費(fèi)和人員的投入，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。把教職工收集上交檔案材料納入個(gè)人評(píng)定，有效激發(fā)增強(qiáng)教學(xué)和教輔人員的文獻(xiàn)歸檔積極性，提高檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，號(hào)召獎(jiǎng)勵(lì)教職工妥善保存諸如學(xué)科建設(shè)材料、教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、課程計(jì)劃、校本教材、教學(xué)總結(jié)、各類(lèi)教學(xué)檢查、教師教案及招生、學(xué)籍管理、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目管理等原始材料，把材料歸檔視為個(gè)人教學(xué)工作的組成部分。

要健全教學(xué)檔案管理制度，組織專(zhuān)業(yè)人員制定教學(xué)檔案歸檔制度、保管制度、利用制度等等，以文件形式明確教學(xué)檔案的收集內(nèi)容、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔材料數(shù)量等歸檔要求。管理制度上網(wǎng)上墻，嚴(yán)格執(zhí)行工作程序，細(xì)化工作流程，自覺(jué)遵守。要科學(xué)規(guī)范管理教學(xué)檔案，采取確實(shí)有力的措施，引起足夠的重視，確保歸檔材料不遺漏、不丟失。

二、加強(qiáng)編研開(kāi)發(fā)，服務(wù)教學(xué)工作

教學(xué)檔案如不積極利用就失去了存在的意義和活力。編研是教學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的一種高級(jí)形式，是保護(hù)教學(xué)檔案原始材料和長(zhǎng)遠(yuǎn)流傳檔案史料的有效措施。要充分發(fā)掘高職教學(xué)檔案對(duì)教育教學(xué)一線的服務(wù)功能，深入挖掘教學(xué)檔案的內(nèi)在價(jià)值，全面利用開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案資源，高度重視教學(xué)檔案的編研工作。

檔案人員要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神，努力采用科學(xué)的檔案管理方法，準(zhǔn)確歸類(lèi)、歸檔。檔案人員應(yīng)該深入調(diào)查，與教學(xué)和教輔人員經(jīng)常溝通聯(lián)系，及時(shí)跟蹤了解學(xué)院的各級(jí)各類(lèi)教育教學(xué)活動(dòng)，全面廣泛地收集來(lái)源于教學(xué)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的原始材料，深入發(fā)掘教學(xué)檔案內(nèi)容，及時(shí)分析信息、研究篩選、加工編撰，去粗取精，去偽存真，精心整理歸納，把從各個(gè)部門(mén)收集來(lái)的分散的、零碎復(fù)雜的檔案素材整理加工成活的檔案信息，認(rèn)真細(xì)致地編制教學(xué)檔案檢索工具，做到存放分類(lèi)清晰，案卷擺放有序。重點(diǎn)將廣大教師常用的教學(xué)檔案裝訂匯編成冊(cè)，及時(shí)宣傳，便于教職員工查閱參考，提高利用率。如果讓廣大教師在工作過(guò)程中感受到教學(xué)檔案利用方便快捷，必將極大地促進(jìn)原始材料的收集整理，無(wú)形之中形成了良性循環(huán)，有力地促進(jìn)了檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

產(chǎn)生于高職院校教學(xué)、科研、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等各項(xiàng)教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中的檔案，儲(chǔ)存匯集著豐富的知識(shí)，記錄了龐大的信息?？茖W(xué)系統(tǒng)地做好教學(xué)檔案編研工作，不僅可以為廣大教職工開(kāi)展教學(xué)研究提供真實(shí)準(zhǔn)確的素材，同時(shí)也可以為撰寫(xiě)學(xué)院發(fā)展歷史、豐富產(chǎn)學(xué)研活動(dòng)提供有力的依據(jù)。

三、打造檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)檔案的原始素材大多是教師個(gè)人未經(jīng)文書(shū)處理的材料，大多數(shù)教學(xué)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量是很難控制的。因此建立教學(xué)檔案信息資料計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)于做好教學(xué)檔案管理工作至關(guān)重要。

隨著校企合作機(jī)制體制的不斷創(chuàng)新，高職院校辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬，新學(xué)科、新專(zhuān)業(yè)不斷涌現(xiàn)，教學(xué)檔案的內(nèi)容越來(lái)越廣泛豐富。學(xué)院應(yīng)該配備專(zhuān)門(mén)的教學(xué)檔案管理人員，緊跟網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，打造一支既懂檔案知識(shí)又懂教學(xué)管理，并能熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段的精干團(tuán)隊(duì)。

在新形勢(shì)下，信息獲取能力、識(shí)別能力、接受能力、存儲(chǔ)能力、評(píng)價(jià)能力、利用能力以及創(chuàng)造能力是信息時(shí)代學(xué)校檔案管理人員必備的信息能力。因此高職院校的檔案管理人員要勤奮努力，創(chuàng)新思維方式和管理模式，激活檔案工作，打破高職院校教學(xué)檔案服務(wù)工作封閉的狀態(tài)。結(jié)合崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，熟悉業(yè)務(wù)，增強(qiáng)檔案基本知識(shí)儲(chǔ)備，把熟悉學(xué)院“家底”當(dāng)成檔案工作者的天職，提升專(zhuān)業(yè)技能。

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（作者單位：渤海船舶職業(yè)學(xué)院）