高校檔案計算機管理系統(tǒng)的設想

邵海麗

（青海大學醫(yī)學院，青海西寧，810001)

0 引言

傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質及手工方式進行，由于未能對檔案信息進行規(guī)則存取，進而使得查找與借閱時發(fā)生各種不便，不但管理工作效率不高，而且還會出現(xiàn)找不到檔案資料的情況。隨著經濟全球化發(fā)展以及計算機技術的廣泛應用，在檔案管理工作中應用計算機技術已成為當前的發(fā)展趨勢，并逐步成為高校檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一項重要的衡量標志。

1 高校檔案計算機管理系統(tǒng)的設計思想

高校檔案計算機管理系統(tǒng)主要利用關系模型數據庫系統(tǒng)進行開發(fā)研究，其設計方法以模塊化程序為主。此系統(tǒng)具有數據庫維護功能，且檔案館能以實際需求為標準，對數據信息進行及時的添加、刪除及修改等。此外，高校各部門還可利用此系統(tǒng)在計算機中錄入各自的檔案信息，并進行實時查詢、修改、維護、傳送檔案信息等操作。除了對紙質文件進行管理外，此系統(tǒng)還可對電子文件、圖片、音頻、磁盤等多媒體信息進行管理，實現(xiàn)了數據存儲的數字化以及檔案館信息收集與查詢自動化。其中，此管理系統(tǒng)的核心為信息輸入及維護。

2 系統(tǒng)的需求探究

高校檔案計算機管理系統(tǒng)需要滿足普通用戶、高級用戶、普通管理員及高級管理員四個方面的需求。其中，普通用戶可對公開的檔案信息進行直接查詢，如果需要借閱，則首先需要將檔案編號查出，再向普通管理員提供簡單的個人信息及證件進行借閱；高級用戶則主要為學校領導人員設計的，對于這類用戶，高級管理員可根據其級別高低對其權限進行設置；普通管理員主要負責辦理用戶借閱及歸還等，將借閱人員的基本資料進行登記，并且還可對檔案基本信息進行修改、添加、統(tǒng)計、打印、銷毀等，其管理權限主要由高級管理員進行設置；而系統(tǒng)高級管理員則可管理具有較高保密性的檔案資料，對整個系統(tǒng)的用戶管理模式進行修改、添加、刪除用戶等操作，并單獨對每個用戶的權限進行設置。此外，高級管理員還可對檔案類型進行修改、合并、刪除，以及備份數據等操作。

3 系統(tǒng)數據庫的設計

檔案計算機管理系統(tǒng)主要運用關系型的數據庫，盡管對結構的設計有著較高的要求，但它可確保數據信息的一致性與完整性。此系統(tǒng)還具有相應快，操作直觀簡便等優(yōu)勢。

系統(tǒng)檔案根據高校實際情況可分為黨群、行政、教學等11種，管理系統(tǒng)將每種類型的檔案作為一個數據庫進行管理。由于隨著軟件的實際使用，檔案類型會發(fā)生變化，因而管理系統(tǒng)中的表格及數據庫的數量均會發(fā)生動態(tài)變化，但每個數據庫的組成表格是不會發(fā)生變化的，具體有①檔案表：包括檔案號、正題名、副題名、保管期、密級、責任人、數量等內容；②檔案類型表：主要包括高校的分類號及名稱等；③借閱表：內容包括借閱人、接待員、證件、檔案號、正題名及歸還時間等。此外，在系統(tǒng)中還包括用戶表、類型表、備份日志表等不屬于任何數據庫的自由報表。

4 系統(tǒng)的組成模塊

將上述11 種類型的檔案數據根據錄入、查詢、打印、系統(tǒng)設置、維護等功能設計成多種不同模塊，便構成了如圖1 所示的系統(tǒng)模塊。

圖1 高校檔案計算機管理系統(tǒng)模塊圖

5 系統(tǒng)的實現(xiàn)方法

在設計高校檔案計算機管理系統(tǒng)時，可根據系統(tǒng)功能的模塊對系統(tǒng)進行開發(fā)，以下就檔案管理系統(tǒng)部分功能的實現(xiàn)展開探究。

5.1 檔案管理系統(tǒng)的設置

在檔案管理系統(tǒng)的設置中，用戶設置占據主要地位，同時也是高級管理員的重要工作之一。系統(tǒng)在添加新的用戶時，需要輸入用戶名、密碼、初始檔案類型等，在將用戶填加后，高級管理者便可刪除、修改用戶相關信息等。

用戶在使用系統(tǒng)時，其操作隨著設置的權限不同而發(fā)生改變。在此系統(tǒng)中，用戶具有修改及添加檔案資料、借閱及規(guī)劃檔案資料、銷毀資料、對不同類型檔案進行操作、數據恢復與備份、系統(tǒng)管理及用戶權限管理等權限，可分別進行設置。其中，管理員對用戶設置的權限將在此用戶登錄時的菜單設置上直接顯現(xiàn)出來，系統(tǒng)便會依照系統(tǒng)用戶不同的權限設置而顯示出不同的功能模塊。

此外，檔案管理系統(tǒng)設置還包含分類設置，其指的是將高校各個類型的檔案在數據庫中事先進行設置，以便在錄入檔案信息時可進行準確選擇，防止出現(xiàn)輸入錯誤現(xiàn)象。其中部門單位的設置與編號的對照則是根據新舊檔案的編號及單位內部的歸檔進行對照操作。

5.2 檔案管理模塊的實現(xiàn)

檔案管理模塊是集立卷、歸檔、修改、查詢、借閱、歸還等多項功能于一身的管理模塊，其中檔案資料錄入為所有環(huán)節(jié)開展的基礎。

在將表格添入檔案資料中時，首先需輸入檔案的編號。檔案編號主要由年份、檔案類型碼、案卷編碼及檔案編碼四個部分組成，其中年份由四位數字組成，表示檔案形成的年份時間；對于檔案類型碼，例如黨群類的類型碼為拼音DQ，并細分為黨務綜合（DQ11）、紀檢（DQ12）等多個子類型，這部分主要在下拉列表中選擇，在表單初始化時便需對它的值進行設置，且選擇的值會隨著當前操作的不同類型而不同；案卷編號則是由三位數字組成的編號；檔案編號同樣由三位數字組成，倘若添加了一個案卷，那么這一項便為空。在設置檔案編號時，要對檔案編號是否輸入以及已輸入的編號是否充分進行仔細檢查，如果“是”將會作出提示，并要求管理員重新輸入一次，其他各項根據實際情況填寫即可。倘若添加案卷，那么卷內分數為一項時，系統(tǒng)的默認值便為0，以后在此卷內添加新的案卷時，其默認值便會自動增加。

輸入完檔案的信息后，便可進行查詢與修改操作。查詢指的是以用戶提供的條件為依據，在系統(tǒng)數據庫中篩選出符合要求的結果，并將結果返回到一張表格中以供用戶進行使用。在修改時，需注意檔案編號重復操作的情況。圖2 即為某高校學生檔案信息修改界面。

圖2 學生檔案信息修改界面圖

需注意的是，在此檔案管理系統(tǒng)中，還具備組合查詢的功能。在實際工作中，通常會出現(xiàn)只記得檔案信息的大概題目或時間等不確定信息，而通過利用組合查詢功能，系統(tǒng)便可將用戶想要的信息查詢出來。用戶在表單中可選擇標題、時間、檔案編號等需要查詢的內容，并選擇＜（小于）、= =（全等于）等關系運算符號，再輸入已知的相關信息便可準確進行查詢。倘若還知道其他更多條件，可選擇“or”或“and”等邏輯關系，組合多項條件后再對檔案信息進行查詢。

5.3 借閱管理模塊的實現(xiàn)

在高校檔案計算機管理系統(tǒng)的借閱管理模塊中，主要包括檔案借閱、歸還、銷毀等幾個子模塊。

（1）檔案借閱子模塊

通過檔案編號進行借閱為檔案的唯一借閱方法，倘若用戶對要借閱的檔案編號不是十分清楚，可先在檔案管理模塊中進行查詢，再進行借閱。當檔案已經被借出時，便會出現(xiàn)對話框提示，用戶可通過查詢對借出檔案的去向進行了解。此外，對于被銷毀的檔案，系統(tǒng)也會給出一定的提示信息。

在將檔案編號輸入系統(tǒng)時，系統(tǒng)會將所需檔案的基本資料自動調出來，并顯示進入系統(tǒng)的管理員及當前的時間，借閱人員為成功借到檔案信息，需填寫個人基本信息，在借閱時，系統(tǒng)會在借閱表中納入檔案的編號、當前時間及借閱人員資料等，以便進行查看。待確認借出后，系統(tǒng)檔案表中的檔案份數便會自動減少1。

（2）檔案歸還子模塊

在將檔案歸還時，同樣需要以檔案編號為準。對于多份具有相同編號的檔案，可能會被多個用戶同時借閱，在歸還時，應填寫借閱人員的姓名，并從借閱表中將借閱人信息調出并進行確認。待歸還后，借閱表便會將已歸還的檔案進行自動刪除，并在歸還表中自動添加已歸還的檔案標號、當前時間及借閱人員資料等，同時系統(tǒng)檔案表中的檔案份數會自動加上1。

（3）檔案銷毀子模塊

檔案的銷毀也需根據檔案的編號進行。對于不可銷毀的已借出的檔案，如需銷毀其中的某一個案卷，只需輸入案卷號的三位數字即可；如需銷毀案卷里的某一檔案，則需將檔案編號完全輸入。

5.4 報表管理模塊的實現(xiàn)

案卷的打印包括案卷封面、封底、卷內目錄等內容的打印，報表的打印則包括各類別明細、檔案移交等日常報表的打印，同時還可根據自身需要對報表進行自動以打印。自定義報表實際上是指查詢出來的數據。

5.5 系統(tǒng)的維護模塊

系統(tǒng)維護模塊主要是對系統(tǒng)數據庫的初始化、定期進行恢復及備份等操作，防止出現(xiàn)數據丟失的現(xiàn)象。

6 結語

綜上所述，在知識與技術快速發(fā)展的當今時代，信息產業(yè)化給高校檔案事業(yè)的帶來的挑戰(zhàn)的同時，也帶來了機遇。我們應當充分把握機遇，不斷以創(chuàng)新尋求長遠發(fā)展，力爭達到檔案的現(xiàn)代化管理，通過自身的良好建設從而為高校檔案的使用人員提供更為優(yōu)質的服務。

[1] 李雪梅,李俊旺.高校檔案計算機管理系統(tǒng)[J].電力學報,2010,8(12):133-135.

[2] 徐莉.高校檔案計算機管理系統(tǒng)的設想[J].平頂山工學院學報,2011,14(03):48-50.

[3] 張月琴,段富,路景貴.檔案計算機管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].科技情報開發(fā)與經濟,2010,23(16):138-140.