基于高校檔案信息化建設的若干思考

張強

隨著我國信息化程度地不斷加深，我國信息技術的應用十分之廣泛，大大地提高了工作效率，同時也提高了工作質量。目前，信息化技術，如網絡技術、軟件技術以及數字化技術等方面的信息技術已經進入高校教育教學、科研、行政管理之中，這就為高校檔案管理工作帶來了巨大的挑戰和壓力。信息化程度地不斷深化，促使我國高校檔案信息化建設迅速發展。筆者認為，當前時期下高校檔案管理工作的迫切需要就是積極地加強高校檔案信息化建設，這能夠大大地提高高校檔案管理工作的效率和質量。本文首先分析了當前時期下高校檔案信息化建設的幾點重要意義，提出當前時期下應該如何加強高校檔案信息化建設。

1高校檔案信息化的含義及意義

1.1 涵義

所謂高校檔案，指的就是高校在科研、教育教學、行政管理以及其他各項活動之中而形成的具有一定保存價值的圖表、文字、聲像等不同載體的歷史記錄，是學校歷史發展的掠影以及學校人才培養的真實寫照。高校檔案可以分為很多形式，如人事檔案、學籍檔案、教職工檔案、資料檔案等。通過如上關于高校檔案定義的介紹可知，高校檔案具有較強的經濟、政治、文化以及社會歷史等方面的價值，主要表現在高校檔案不僅可以對學校發展的歷程進行客觀地、真實地反映，同時也為學校的可持續發展提供了歷史依據。隨著信息化程度地不斷加深，高校檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向而發展，那么這就要求高校應該加強檔案信息化建設，不斷提高檔案管理工作的效率以及質量。所謂高校檔案信息化建設，指的就是運用現代信息技術，現代網絡技術、信息技術以及軟件技術等方面的信息技術，將上述信息技術融合并滲透于高校檔案信息化管理工作之中。

1.2 意義

1.2.1 高校檔案信息化建設是信息社會發展的內在需要

由上述關于高校檔案以及檔案信息化的涵義可知，高校檔案信息化建設的主要目的就是能夠實現高校檔案管理工作的信息化，對檔案信息資源進行很好地保存以及整理，它是提供網絡化以及現代化服務的一種檔案管理模式。高校檔案信息化建設是高校信息化校園建設的一個重要部分，對于推動高校信息化建設具有十分重要的作用。加強高校檔案信息化建設能夠實現高校檔案信息資源的共享，逐步實現高校檔案資源的數字化以及信息服務網絡化、電子文件與電子檔案管理規范化。因此，高校檔案信息化建設是信息社會發展的內在需要。

1.2.2 高校檔案信息化建設是優化檔案管理模式的必經之路

隨著我國信息化程度地不斷加深，信息化技術逐漸進入校園，這就促進了高校校園的數字化建設和實施。在這個過程中，各種軟件也一一地開發出來了，并服務于高校檔案信息化建設，這些軟件可以對信息進行網上歸檔，并將處理完畢的文件資料進行上傳，然后檔案管理工作人員在終端進接收即可，那么這就改變了傳統的檔案信息管理工作的繁雜性，大大地提高了高校檔案管理工作的效率以及質量。因此，高校檔案信息化建設是優化檔案管理模式的必經之路。

2 加強高校檔案信息化建設的幾點對策

基于如上關于高校檔案以及高校檔案信息化涵義、高校檔案信息化建設的兩點意義的介紹及分析可知，當前時期下加強高校檔案信息化建設是數字化校園建設的一個重要組成部分，也是現代信息社會發展的內在需要。那么，究竟如何加強高校檔案信息化建設呢？

2.1 加強檔案業務理論方面的學習和研究，不斷創新高校檔案管理工作的思路

隨著高校信息化校園建設程度地不斷加深，這就促使了高校檔案信息化建設的大力開展。可以說，高校檔案信息化建設大大地拓寬以及實現了檔案館的各種功能。當前時期下，高校檔案管理工作應該進一步轉變工作觀念，不斷地進行工作手段的創新，對服務形式進行改革等，那么這就要求高校檔案管理工作人員要對檔案管理理論知識進行深入地學習及研究，對高校檔案管理工作的思路進行不斷地創新及總結。例如我國南方的一些高校的檔案信息化建設起步的相對較早，這也與南方的信息化程度有很大的關系，那么這就使得南北方高校檔案信息化建設存在著十分大的差異。筆者認為，這個差異主要還是在于觀念上的差異以及區別。作為高校檔案管理工作人員，我們應該以深化檔案信息化為主要視角，在對高校檔案傳統管理工作模式的基礎上對檔案管理信息化建設進行高度地重視和總結，清醒地認識到檔案信息化建設的基本任務和工作性質，加強這方面的意識，對高校檔案信息化建設工作的服務機制以及方式進行不斷地創新和改革。由于信息革命帶來的沖擊，使得高校檔案管理工作不能僅僅停留在紙質檔案的管理工作之中，對于電子檔案的管理應進行高度地重視，因為這樣就可以很好地與檔案信息化建設接軌。這就要求我們檔案管理工作人員應該以開闊的眼界及思路，不斷對觀念加以更新，順應變革以及推動變革。要確立與社會進步和學校發展需要相適應的檔案工作觀念，樹立服務學校的大局觀、改革開放的發展觀、面向社會的效益觀，學習和運用現代信息技術、網絡技術，管理和開發檔案信息資源，為學校教學、科研和管理服務，真正實現檔案館的決策咨詢、宣傳教育、技術服務、信息傳播、考證利用、學術交流等服務功能。

2.2 加強高校人事檔案管理信息化建設，不斷提高人事檔案法規的宣傳力度

隨著數字化時代的到來，信息技術已被越來越多的人接受，也日益走進人們的日常生活，也逐漸被各個領域所應用，那么計算機技術及網絡技術在高校檔案管理工作中的應用也日趨廣泛，這樣就使得傳統的檔案管理的方法和模式發生了根本性的變革。當前時期下，我國高校檔案管理工作面臨前所未有的挑戰和發展機遇。因此，在實際的人事檔案管理之中，應該加強人事檔案管理的信息化建設，那么首先就要將先進的計算機技術運用于其中。VPN技術運用于高校人事檔案管理建設中的具體原理可以概括為：高校人事檔案管理數字資源及數字管理系統首先在VPN服務器及路由的作用下，然后通過VPN隧道的信息傳遞作用，將人事檔案庫中的數字信息資源以及高校人事檔案管理方面的動態消息傳遞至校外用戶以及其他校區的客戶端，具體見上圖所示。

結 論

綜上所述可知，隨著我國信息化程度地不斷加深，信息技術已經走進各個領域，一改這些領域的傳統工作及管理模式，大大地提高了這些領域的工作效率以及質量。其中，高校檔案管理就是這樣的一個領域。高校檔案信息化建設已經成為一個發展的必然趨勢，因為它具有十分重要的意義，即高校檔案信息化建設是信息社會發展的內在需要、高校檔案信息化建設是優化檔案管理模式的必經之路。因此，筆者認為，作為高校檔案管理工作人員，一定要能夠以開闊的眼界，不斷創新檔案管理工作，加強檔案管理信息化工作理念的創新，更好地服務于高校檔案信息化建設。

（作者單位：衡水廣播電視大學）