淺議初級中學檔案信息化建設現狀及對策

許顏林

近年來，我國初級中學檔案管理信息化進程，在全面信息化技術浪潮的帶動下，取得了顯著的進展，然而從目前的情況而言，仍然不能適應學校管理的發展要求，需要大力地進行完善。

一、初級中學檔案信息化建設過程中存在的問題

（一） 檔案信息化建設缺乏應有的重視。

相關學校領導對于檔案信息化建設的重要意義沒有清楚的認識，缺乏足夠的重視。認為檔案管理信息化工作只是管理保存一些材料，是檔案管理員的事情，對于學校的整體工作不重要，沒有意識到學校檔案管理信息化工作的價值和意義。學校的檔案管理信息化工作缺少政策上的支持，人力財力投入不足，這就導致學校的檔案信息化建設無法順利有效地開展。

（二）檔案信息化基礎設施建設比較落后。

很多學校對檔案信息化管理的資金投入薄弱，很多硬件設施老舊，根本無法滿足基本的檔案保管的要求。雖然一些學校也配備了一些基本設備如計算機、打印機、掃描儀等，但多是一些被淘汰或老化嚴重的設備;檔案數字化工作滯后，多數學校未建立室藏檔案數據庫，目錄數據庫不健全，不少學校只有單一的文書檔案目錄數據。查找利用手段落后，不能適應學校現代化管理的需要。

（三）檔案信息化人員素質不高。

許多檔案管理的人員管理觀念比較落后，依然按照傳統的管理模式對檔案進行管理。相當一部分學校仍然只重視對紙質文件的整理而輕視電子文件，從而導致一些重要的電子文件丟失。多數學校缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的教職工兼管。

二、初級中學學校檔案管理信息化建設的幾點對策

（一）強化對檔案管理信息化重要性的認識。

隨著大量的電子文件和電子檔案的涌現，已經對學校檔案工作形成了巨大壓力。檔案管理的理念、體制和工作方式都面臨重大的挑戰。因此初級中學必須迎接挑戰，適應電子文件歸檔管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續發展。社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。面對挑戰，廣大檔案工作者必須要增強檔案信息化的緊迫感，提高檔案信息化的自覺性。學校檔案信息化建設是全學校檔案建設的共同工作，對于學校發展等各項工作都有極大的促進作用。要加強對檔案信息化建設的領導規劃，從學校領導方面來看，要將檔案信息化建設納入學校的現代化建設的整體規劃上來，明確專職的檔案管理人員，定期聽取相關部門的意見和建議，及時解決檔案管理信息化過程中出現的各種問題。有關領導部門要充分認識到學校檔案信息化建設的重要性和必要性，在強化思想的基礎上，指導信息化建設。

（二）加強檔案信息化管理人才的培養。

優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，還必須做到業務精通。檔案管理信息化飛速發展，必然對檔案工作人員提出更高的要求。對檔案管理人員而言，既要具備專業的檔案管理知識，又要能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識，提高其綜合素質。要加強對檔案管理員的長期培訓和再教育工作，使其具有較好的基礎知識、較高的專業知識、相關的學科知識、較高的個人修養和責任心等，要不斷掌握新知識和新技能，促進檔案管理信息化的建設進程。要充分認識人才隊伍建設在檔案工作中的關鍵性作用，為檔案信息化人才的成長進步和施展才能創造有利條件。

（三）加大檔案信息化管理的軟硬件建設。

長期以來由于缺乏足夠的重視，造成了在這方面投入的財力經費都不夠，導致學校檔案信息化基礎設施嚴重落后，即使想建設檔案信息也沒有扎實的基礎保障。硬件設施是檔案管理信息化建設的基礎，也是保障檔案管理質量的重要條件。各學校要克服一切不利因素，投入盡量多的物力、人力、財力，采取有效措施保證檔案管理信息化建設工作的順利進行。要加大對檔案信息化建設的投入，設立綜合檔案室等，配備相應的管理設施和必要現代化辦公設備，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化的規范管理。

（四）實現檔案信息化管理的資源共享。

隨著網絡化、信息化進程的加快，對于學校檔案管理來說，信息化、網絡化成為了今后檔案管理發展的必然趨勢。要充分利用網絡技術推進文檔一體化的管理，克服學校各部門之間歸檔材料銜接不緊等問題，通過網絡技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理。要加強橫向聯合，實現多部門的資源共享，使學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心，利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導和有關部門，提高查閱利用率，使他們親身體驗到檔案信息化的便利。充分發揮整體優勢，實行一體化的統一管理。通過建立校園局域網系統，可以實現資源的充分利用和優勢互補，避免不必要的重復和浪費。

（五）強化電子檔案信息的安全管理。

學校既要維護傳統載體檔案的安全，也要維護數字檔案信息的安全。要加強宣傳教育，提高電子檔案保密意識。通過組織學習保密法律法規及計算機安全保密知識，進一步增強涉密人員的防范思想，減少認識上的誤區和盲區。要健全電子檔案保護制度，明確電子檔案安全保護責任制。檔案文件的形成者、管理者還是利用者，都必須賦予安全責任，明確保密義務。要制定切實可行的網絡系統安全管理措施，加強對內部系統、內部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密。把強化安全保密教育，提高計算機網絡知識和防御技術作為一項長期內容來抓。

（作者單位：井陘縣小作中學）