民生檔案資源建設的科學方法與途徑

王賽春

面對新時期檔案工作要建立“三個體系”的要求及社會各界服務民生的一致呼聲，青龍滿族自治縣牢固樹立“大檔案”意識，積極開展民生檔案資源建設，堅持以科學發展觀為指導，充分認識服務民生的重要性和緊迫性，增強工作的主動性和敏銳性。結合工作實際，發揚改革創新精神，科學分析，探索民生檔案資源建設的科學方法與有效途徑，并在本縣內逐步建立起覆蓋當地人民群眾的民生檔案資源體系，以滿足社會各方面對檔案資源的需要，充分發揮檔案資政惠民作用。

一、縣域民生檔案資源儲備情況

從民生檔案的存放情況看，一部分保管在縣檔案館，一部分保管在縣直涉民部門、鄉鎮、村，還有一部分保管在其它社會組織或個人手中。從民生檔案的形成數量看，招工、知青、戶籍、婚姻登記、干部職工、養老保險、醫療保險、學籍、計劃生育、新農合、低保、病歷、土地（水面、山林）承包（延包）、流轉、林改、宅基地、房產、公證、訴訟等民生檔案約占我縣檔案儲存量的60﹪。此外，隨著經濟和社會的快速發展以及各項民生政策的落實，縣域的民生檔案資源越來越豐富，種類越來越多，儲藏量也越來越大。

二、縣域民生檔案管理的現狀及存在的問題

近年來，各級檔案管理部門都加強了民生檔案的規范化管理和服務利用。2009年，青龍滿族自治縣制發了《關于加強民生檔案工作的意見》，加快了民生檔案資源體系建設步伐。縣檔案局（館）加強了對重點民生檔案的指導，同時，克服庫房緊缺、保管條件較差的實際困難，加大了林改、土地承包（延包）、流轉、移民、知青、招工、婚姻、公證、企業改制、計生、新農合等重點民生檔案的接收、征集力度。目前，青龍滿族自治縣館藏檔案已超過20萬卷，民生檔案約占館藏總量的50﹪。民生檔案在收集、整理、保管、信息化方面正在逐步規范，利用效果日益突顯。但民生檔案工作還存在著檔案意識薄弱、業務水平不高、管理不規范、保管不集中、庫房不夠用、人員不充分等問題。主要表現在以下四個方面：

（一）認識不同，管理水平不一。

由于民生檔案形成單位較多，各單位領導及檔案管理人員的檔案意識、業務水平參差不齊，調換頻繁，兼職較多，造成部分單位檔案管理混亂。有的單位認為檔案可有可無，未將關系百姓切身利益的材料納入檔案管理范圍，未經系統整理;有的單位自行設計民生檔案整理方法，未考慮檔案的專業要求，只是簡單裝訂，寫上封面，無編號，無目錄，檔案標準化程度較低;還有的單位甚至有亂堆亂放現象，如：部分鄉鎮、村所保存的土地承包（延包）、流轉、林改等檔案，由于受兩委換屆、人員更換等因素的影響，已有損毀或遺失現象。

（二）形成主體多樣，管理不集中。

一是各科（股）室形成的民生檔案，未按時移交單位檔案室集中管理。例如：有的單位沒有專門檔案室的設置，無法集中保管;有的科（股）室為了自己“隨用隨找”，未向單位檔案室移交。二是不同的形成主體形成的同一種民生檔案分散保存在不同單位。如：城市三年大變樣檔案，分別保存在城鄉規劃局、住房和城鄉建設局以及棚戶區改造辦公室等單位。三是民生檔案形成單位為了自身工作之便，未按要求向縣檔案館移交。這些因素都造成了查閱者在不同程度上跑了冤枉路，給查閱利用者帶來了極大的不便。

（三）數量龐大、庫房不夠用。

隨著檔案工作逐步走向規范化，檔案數量快速增加，重點民生檔案單位和縣檔案館的庫房空間已遠遠不夠。如：青龍檔案館的館藏量早已突破20萬卷，卻因種種原因，新館建設遲遲未開工，這些檔案仍然被安置在臨時的庫房中，現已很難按規定接收檔案。因此，與日俱增的民生檔案也給各單位造成了極大的庫藏壓力。

（四）社會需求大，人員不充分。

青龍滿族自治縣地處山區，所轄25個鄉鎮，396個行政村，覆蓋面積廣，人口多。眾多的人口相應形成了數量龐大的民生檔案，民生檔案利用日益頻繁。如：目前，僅縣檔案館日均接待查檔就不少于15人次，民生檔案的查閱率上升到80﹪。但縣檔案館人員編制少，工作任務重，顯然影響了檔案的查閱利用效率，影響了檔案工作在利用者心中的位置，影響了檔案事業的健康發展。

三、加強民生檔案資源建設的科學方法與途徑

隨著各項機構改革和民生工作的開展，各級檔案管理部門要切實采取有效措施，把與百姓生活息息相關的全部檔案納入民生檔案工作的范圍，加強民生檔案資源建設和開發，使民生檔案真正造福于百姓。

（一）轉變觀念，擴大宣傳，全面提升社會民生檔案意識。

檔案部門要首先轉變觀念，認清使命，緊隨時代步伐，扛起民生檔案建設大旗，充分利用廣播、電視、網絡等媒體，對檔案工作進行宣傳，使領導干部和人民群眾都能意識到民生檔案的重要性及檔案工作的重要意義，快速提升全社會檔案意識。其次，要積極推進新館建設，爭取足夠的人力、財力支持，加快推進檔案信息化建設和數字檔案館建設，促進檔案事業科學、快速、持續發展。

（二）統籌規劃，有效監管，科學有序整合民生檔案資源。

民生檔案來源于不同的行業和部門，種類較多，內容豐富。檔案部門要建立健全民生檔案管理的法規和制度體系，統籌規劃，有效監管，科學有序整合民生檔案資源。首先，加強調查研究工作，了解各單位形成的檔案門類，明確民生檔案材料收集和歸檔范圍。第二，根據實際，打破部門界限，制定科學的接收、指導計劃。第三，積極調整檔案館館藏檔案收集范圍，主動協調，將利用率較高的重點民生檔案按時或提前接收進館，建立民生檔案資源數據庫，充分發揮檔案保管的主渠道作用。對一些專業性較強，受各種因素制約難以按時移交進館的民生檔案，可通過目錄移交、電子文件在線接收、全文數字化等方式，實現民生檔案信息數據的集中統一管理。第四，要求各涉民部門把民生檔案作為本單位檔案的有機組成部分，納入檔案管理體系，實行集中統一管理。總之，通過檔案實體和信息數據兩種方式的整合，改變民生檔案的分散狀態，最大限度地實現民生檔案信息資源的社會共享。

（三）協調聯動，齊抓共管，合力推進民生檔案資源建設。

民生檔案工作涉及面廣、難度大。檔案行政管理部門要以實施國家檔案局8號令為契機，從源頭抓起，逐步推進依法治檔工作進程。一是要積極爭取各級黨委和政府的大力支持，把民生檔案工作列入黨委和政府的議事日程，納入當地經濟和社會發展規劃。二是要加強與勞動、民政、教育、衛生、計劃生育、食品安全、環保等涉民主管部門的協作，共同研究，聯合制發或修訂各類民生檔案的規范性文件，聯手推動各領域的民生檔案工作。三是深入基層，對鄉鎮、社區、行政村的規范化建檔和服務利用工作進行有效監管，基本形成一個由各級黨委政府領導、涉民主管部門各負其責、檔案部門依法監管的合力推動民生檔案工作的良性機制。

（四）突出重點，優先數字化，快速提升民生檔案服務能力。

為解決民生檔案查找不方便、不快捷的問題，發揮民生檔案資源的最大效用，青龍滿族自治縣自2008年起，通過機關人員自行著錄、常年雇傭小工、服務外包等方式，運用計算機技術和網絡技術，已將民生檔案全部著錄，并優先對婚姻、招工、知青、公證等利用最頻繁的檔案進行數字化處理，極大地提高了服務民生的辦事效率。

檔案行政管理部門和立檔單位要依據《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規，繼續將民生檔案工作作為檔案工作的重中之重，輕重緩急地處理民生檔案工作中存在的問題。對于數量龐大且短期保管的檔案，可采取簡易整理等方式進行臨時處理，以緩解檔案工作人員的工作壓力。此外，樹立“大服務”理念，不斷完善民生檔案利用制度，簡化利用程序，加大數字化力度。在傳統利用方式的基礎上，在保護公民個人隱私的前提下，積極探索推進“異地查檔、跨館服務”等便民利民新舉措，大膽嘗試利用網絡、微信、微博、手機短信等新平臺，全方位多角度提供檔案信息服務。

總之，檔案信息資源整合、共享已成為新時期高層次的信息資源模式和未來檔案事業發展的必然趨勢，民生檔案工作是最重要的一環。檔案部門要采取多種有效措施，對所轄區域內的民生檔案資源進行整合，優先對利用頻繁的民生檔案進行數字化處理和信息發布，不斷提升檔案部門公共服務能力，有效地為經濟社會發展和社會和諧穩定服務。

（作者單位：青龍滿族自治縣檔案局（館））