現行企業檔案管理模式下的檔案管理成本研究

沈曉雪 安 寧

（四川大學公共管理學院，四川成都，610000）

當前企業采用的檔案管理模式主要有三種，即企業檔案管理自主化模式、社會化模式以及半社會化模式。文章從管理成本的角度出發，以成都市企業為例，對比分析三種管理模式，試圖更直觀地展示企業檔案管理的成本構成，最后找到成本過高的原因及解決辦法。

1 成本構成要素

根據實際情況，企業檔案管理成本主要有五大構成要素，分別是人工成本、檔案用品成本、檔案保管成本、檔案整理時間成本和其它成本。

人工成本是指在整個檔案管理過程中投入的人力資源成本，一般包括檔案管理人員的數量、薪酬待遇支出、繼續教育、崗前培訓費用等。檔案整理用品成本是消耗性成本，指在檔案整理過程中所必須的基本用品。檔案保管成本是指在檔案保管維護過程中所耗費的成本，一般包括檔案庫房、檔案室、去濕機等，這些屬于固定資產投入，以及防蟲防霉藥品等。檔案整理時間成本是指在一個年度的前提下，以檔案管理人員個人為單位，整理本企業當年度檔案所花費的時間長度，該要素主要取決于檔案人員的專業技術水平、全職或兼職程度及檔案的自身情況。這項要素無法量化，但是可以在一定程度上反應出企業檔案管理的成本高低，是很重要的參考指標。檔案管理的其他成本，一般包括正常辦公費用、水電費、物管費等。

2 成本分析

為便于比較，統一樣本對象為100盒文書檔案，每盒(2cm)平均放置15件文書檔案，以1年為期限。

2.1 自主化模式成本分析

2.1.1人工成本

第一，工資成本。通過發放調查問卷、口頭咨詢、訪問58同城和職友集等三種方式，截至2014年1月初步估算檔案管理人員平均工資水平為3029元/月，那么一名企業檔案管理人員的年工資水平為36348元。

第二，人員培訓。當前，企業檔案管理人員培訓主要有四種形式：

檔案局培訓：根據調研得知，當前市檔案局培訓費標準為5天600元/人，省檔案局培訓是免費的，但企業每年需要交納會費約為2000元。高校專家直接培訓：企業聘請檔案領域內專家上門培訓的收費標準為一個半天3000元。培訓機構組織培訓：企業將檔案培訓委托給培訓機構，由培訓機構聘請專家、提供場地等服務，這種方式的收費要高于高校專家培訓，高出的中介費用主要用于安排場地、提供學習資料等，一般培訓1—2個半天的收費標準為2—3萬元，那么一個半天的平均收費標準為18750元。

由此可以看到：市檔案局培訓費用是按人數計算的，其他三種培訓費用與人數無關。若企業檔案培訓人數在1—16人的范圍內，市檔案局培訓最節約成本，超過16人時，省檔案局培訓最節約成本。假設企業配置一名專職檔案管理人員，人工總成本見表1。

2.1.2 檔案整理用品成本

檔案整理用品主要包括文書檔案盒、目錄夾、錐子、起釘器、回形針、印臺、不銹鋼訂書釘等物品，采用成都市檔案行業內統一平均報價，檔案整理用品成本估算為1000元。

2.1.3 檔案保管成本

第一，房價費用。企業主要以租用寫字樓為辦公場所，根據高力國際研究部寫字樓數據，2013年成都市寫字樓整體租賃數據見表2。

檔案室面積按照標準40m2計算，那么平均租金成本為53640元/年。

第二，檔案設備成本。檔案設備是可以長期使用的固定資產，它在一個年度投入后，可以連續使用多年，以后的幾年內不需要再進行投入，所以需要將固定資產進行折舊，平均分配到年度核算中。標準化檔案設備一般包括：密集架、除濕機、掃描儀、打（復）印機、電腦、空調、溫濕度計、消火栓、訂書機、縫紉機、印章、A3裁紙刀等物品，合計報價約為17095元。一般固定資產的使用年限為5年，將檔案固定資產進行折舊均攤，則一年的檔案設備成本則為3419元。

（4）檔案管理的其他成本

企業檔案管理時間的周期越長，其他費用的支出就越大，初步估計每年的其他費用成本約為3000元。由此，可以計算出企業100盒文書檔案管理一年的成本為表3。

2.2 企業檔案管理社會化模式成本分析

表1人工總成本統計表

表2房價費用統計表

表3企業檔案管理自主化模式成本統計表

表4企業文書檔案外包成本統計表

表5企業檔案管理半社會化模式成本統計表

以成都市一家大型檔案文件管理中心為對象。該中心采用43*34*28cm的標準箱，按照每箱放置17盒2cm的文書檔案盒計算，100盒文書檔案需要6個標準箱。由于中心對檔案利用價格的計算是按照距離的遠近每箱每次進行的，所以企業將檔案寄存在文件中心后，若要利用檔案，中心會專人專車運送，收費為每箱5元，該公司數據存儲中心位于雙流航空港物流園區，按照企業位于成都市一環路進行計算，運輸費最低收費為70元/次，即運送1-14箱價格均為70元，為方便計算，設定企業一年利用文書檔案次數為100次。

企業檔案管理社會化模式的平均單位檔案成本為16.4973元/件/年。成本統計詳見表4。

2.3 企業檔案管理半社會化模式成本分析

（1）半社會化模式平均成本分析

采用半社會化模式是企業將檔案的部分業務進行外包，檔案中介機構完成這部分業務后，由本企業將整理完畢的檔案歸檔保存，進行后期保管維護。

半社會化模式所采用數據的來源如下：根據實際調研、發放調查問卷等形式得知，企業對員工兼職負責檔案事務所發放的工資占工資總值的比例各有不同，采用平均水平值10%進行計算，一名企業專職檔案管理人員的年工資標準是36348元，那么兼職檔案管理員的一年工資約為3635元。根據目前市場價格來看，檔案中介機構上門進行文書檔案整理工作所收取的費用為45元/盒，那么100盒文書檔案的上門整理費為4500元。檔案整理用品成本、租金成本、設備成本和其他成本均采用前文所得數據，在這里不加贅述。企業檔案管理半社會化模式的平均單位檔案成本為46.1293元/件/年。成本統計詳見表5。

3 案例分析

以成都某銀行為對象進行成本分析，分析數據采用該銀行2013年業務檔案統計數據。2013年該銀行四個季度共產生業務檔案約6300卷。

第一，人工成本。目前該銀行檔案室兼職檔案管理人員有兩名，一名是正式員工，其一年兼職檔案工作的工資約為25000元，一名是勞務派遣人員，其兼職檔案工作工資一年約為5000元。在檔案培訓方面，一般是由總行通過視頻會議的形式對分行檔案管理人員進行培訓，同時也會參加當地檔案部門組織的培訓，一年檔案培訓成本約為2000元。人工成本合計為32000元/年。第二，檔案整理用品成本。該銀行所使用的用品主要為：5cm檔案盒、打碼器、牛皮紙、印臺、印油、起釘器、長尾夾、回形針、鉚管等，合計成本13000元。第三，檔案保管成本。房價成本：該銀行位于成都市南側3環某甲級寫字樓內，并以接近4億元買下了寫字樓7個樓層作為營業辦公場所，場所面積接近4萬平方米，每平米成本可以折合人民幣10000元。寫字樓產權使用年限為50年，按照50年計算，一年的房價實際成本為200元/平方米。該銀行設有一個20m2的檔案辦公室和一個約200m2的檔案庫房，按照每平方米200元計算，那么一年的房價成本約為44000元。使用的檔案設備主要為：鐵皮檔案柜、TCL工業除濕機、掃描儀、電腦、空調、溫濕度計、鉚管財務檔案裝訂機、打印機、消火栓等，合計成本59960元。將檔案設備進行5年期折舊均攤，一年的檔案設備成本為11992元。檔案保管成本一年合計為55992元。第四，檔案管理的其他成本。這部分成本主要包括日常的辦公費用，包括水電費、物業管理費、電話費等。數據來源于成都市物價局網站，為方便計算，采用平均電價值為0.91257元/kwh，水費終端價格為4.39元/m3。根據以上數據估算一年支出其他成本約為5000元。第五，檔案整理外包成本。該銀行將檔案整理業務委托給外包公司，外包公司對業務檔案的收費標準是按卷計費：日常業務類檔案每卷14元，另一類檔案每卷36元。2013年共整理約6300卷檔案，其中日常業務類檔案約占90%，另一類檔案約占10%，經過計算，該銀行支付給外包公司的2013年結算費用約為105773元。最后，得出該銀行采用檔案管理半社會化模式的2013年總成本為211765元。第六，檔案整理外包的實際成本。在外包公司為該銀行進行檔案整理活動中，外包公司投入的成本主要是人工成本，外包公司進行本次外包共派出2名檔案人員，由于外包公司檔案人員經驗豐富，因此并未產生檔案培訓費用，通過計算，2013年2名檔案人員的工資成本約為41105元。

檔案整理外包市場報價為105773元，實際成本為41105元，從本案例中可以看到，銀行業務量大，員工薪資水平較高，若該銀行采用自主化管理模式，根據產生的業務量，至少要設置2名專職檔案管理人員。自主化模式與半社會化模式相比較，檔案整理用品成本、保管成本和其他成本是一樣的，主要比較人工成本，采用自主化模式節省了整理外包成本，但是半社會化模式中人工成本與整理外包成本的總和為137773元，若聘請2名專職檔案管理人員，根據銀行的平均薪資水平，2名專職檔案管理人員一年的人工成本要接近或大于137773元，并且將部分業務外包一方面可以節省檔案整理時間，另一方面將員工用于企業主營業務中，可以為企業帶來更大的經濟效益，因此銀行選擇檔案管理半社會化模式最為合適。從這個數據可以看出，本次外包比較成功，在價格合理的情況下，較優地完成了檔案整理工作，雙方實現共贏。

4 結論與建議

第一，企業檔案管理成本過高的原因。缺乏檔案管理意識：企業在運行過程中著眼于生產、建設等環節，員工缺乏對檔案管理工作的認識，這也就造成了檔案收集不及時、整理不到位、保管不嚴格等問題，導致檔案的散失、破損，在系統整理檔案時，則會費時、費力。寫字樓市場火熱：近年來寫字樓市場發展迅速，導致企業檔案庫房及檔案室租金成本較高。檔案管理人員缺乏一定的責任心及主人翁意識：大量浪費檔案用品，消耗辦公成本，對檔案設備缺乏保護意識，縮短了檔案設備的使用壽命，造成檔案管理總成本的增加。檔案管理基礎工作不到位：首先，文件重復浪費嚴重，一方面造成紙張的大量浪費，另一方面增加檔案整理的工作量，大大增加了時間成本；其次，忽視檔案保管期限，該銷毀的檔案不及時銷毀，造成檔案積累量越來越大，直接增加了保管成本。

第二，控制企業檔案管理成本的建議。加強檔案管理意識：在企業中宣傳檔案工作，對辦公人員進行檔案培訓，及時收集，及時建檔，減少檔案前期整理成本。提高檔案管理人員素質，強化成本意識：要不斷強化成本意識，關注細節，培養節約意識，只有充分認識并重視成本控制問題，才可以在實際工作中節約成本。建立科學的檔案管理程序，節約檔案管理成本：檔案管理程序要規范、科學，可以大大提高檔案處理效率，節省檔案整理時間，減少檔案管理成本。降低人工成本：增強檔案管理人員的檔案知識和工作技能，以最少的人力資源投入、最快的檔案整理速度完成企業檔案工作；還應根據實際情況和檔案管理人員的數量選擇適合本企業的檔案培訓方式，爭取以最小的成本獲得最有效的培訓。

［1］王恩漢.檔案管理成本分析與利潤(效益)計算［J］.中國檔案,1997（2）:26-27.

［2］方秋生,石華平,廖勇軍.企業檔案管理成本比較性經濟分析——以成都市為例［J］.檔案學研究,2013（1）:18-20.

［3］姚愛嬋.談企業科技檔案的利用成本［J］.科協論壇(下半月),2010（5）:130-131.