淺談內(nèi)部信息傳遞控制在企業(yè)內(nèi)部控制中的重要性

張慧卿

（山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院會(huì)計(jì)系，山東 濰坊 261011）

信息資源是一個(gè)企業(yè)賴以生存的重要因素之一，它貫穿于企業(yè)進(jìn)行管理決策、控制及日常運(yùn)作的整個(gè)過程。信息的有效溝通和傳遞為企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的實(shí)施提供可靠的前提和保障。財(cái)政部等五部委專門制定了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號(hào)——內(nèi)部信息傳遞》，以促進(jìn)企業(yè)信息傳遞制度的建立，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息在內(nèi)部各管理層級(jí)之間的有效溝通和充分利用。

一、內(nèi)部信息傳遞控制概述

企業(yè)所需的信息主要是指能夠反映企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)狀況，并為企業(yè)的決策與控制以及日常運(yùn)營(yíng)管理提供支持的資源。信息在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有目的地傳遞，對(duì)于制定與實(shí)施企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、識(shí)別與防控風(fēng)險(xiǎn)、保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序運(yùn)行具有重要作用。

企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞，是服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理決策，因此，內(nèi)部信息傳遞的對(duì)象僅限于企業(yè)內(nèi)部的管理層。企業(yè)內(nèi)部管理層按照職責(zé)與權(quán)限一般分為高層管理者、中層管理者和基層管理者三類。每層管理者由于權(quán)限與職責(zé)不同，其所需要的信息和所應(yīng)知悉的信息也有所不同。高層管理人員需要大量?jī)?nèi)部和外部的，與組織未來發(fā)展有關(guān)的信息；中層管理人員需要來自本部門以及相關(guān)部門的大量?jī)?nèi)部信息，以及少量的與業(yè)務(wù)相關(guān)的、關(guān)乎組織未來的外部信息；基層管理人員更多需要來自操作層和本部門的內(nèi)部信息，對(duì)與組織未來相關(guān)的信息需求較少。

信息貫穿于整個(gè)管理決策與控制過程的始終，企業(yè)各職能部門在履行各自職責(zé)分工時(shí)，都需要進(jìn)行信息收集、分析、使用和傳遞，進(jìn)行決策與控制。這就導(dǎo)致了有的部門既是信息供應(yīng)者又是信息處理者和使用者。眾多部門參與內(nèi)部信息傳遞，既可能發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)人力資源，又可能使部門信息稱為“孤島”，不能為其他部門所共享，還有可能“各自為政”，影響企業(yè)信息化水平的提高。因此有必要建立比較完善的內(nèi)部信息傳遞體系。目前比較完善、應(yīng)用也比較廣泛的內(nèi)部信息傳遞體系是矩陣式內(nèi)部信息傳遞體系，該體系強(qiáng)調(diào)各部門協(xié)調(diào)配合，明確各部門的信息管理職責(zé)，統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分工協(xié)作。在部門設(shè)置上，針對(duì)信息管理需求，設(shè)立信息化管理委員會(huì)、信息中心以及總經(jīng)理辦公室，分別履行不同職責(zé)，更好的完成內(nèi)部信息的傳遞。

二、內(nèi)部信息傳遞流程與主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）內(nèi)部信息傳遞流程

內(nèi)部信息傳遞是企業(yè)內(nèi)部各管理層級(jí)之間通過內(nèi)部報(bào)告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息的過程。內(nèi)部信息傳遞流程要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)、組織架構(gòu)、職責(zé)分工而定。一般來說，內(nèi)部信息傳遞可以分為內(nèi)部報(bào)告形成、內(nèi)部報(bào)告使用和內(nèi)部報(bào)告考評(píng)三個(gè)階段，包括內(nèi)部報(bào)告需求調(diào)研分析、設(shè)置內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系、收集信息、整理分析信息、編制內(nèi)部報(bào)告、審核內(nèi)部報(bào)告、內(nèi)部報(bào)告的流轉(zhuǎn)、使用內(nèi)部報(bào)告、評(píng)估內(nèi)部報(bào)告、績(jī)效評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)懲十個(gè)環(huán)節(jié)。各項(xiàng)內(nèi)容之間相互關(guān)聯(lián)、相互作用、相互銜接，并周而復(fù)始地循環(huán)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的科學(xué)管理與有效控制。

（二）內(nèi)部信息傳遞的主要風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部信息傳遞至少應(yīng)該關(guān)注以下三項(xiàng)主要風(fēng)險(xiǎn)：

1.內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)缺失、功能不健全、內(nèi)容不完整，可能影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序運(yùn)行。通過內(nèi)部報(bào)告的傳遞，滿足企業(yè)決策與控制需要，從而使得企業(yè)內(nèi)外部資源進(jìn)行有效整合,促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序運(yùn)行。如果內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)缺失、不健全、內(nèi)容不完整，企業(yè)管理者就無法充分獲取所需要的相關(guān)信息，企業(yè)的資源配置將失去信息支持，企業(yè)管理所具有的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)與控制功能將無法實(shí)現(xiàn)，企業(yè)的機(jī)遇將會(huì)喪失，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有序運(yùn)行可能會(huì)受到影響。

2.內(nèi)部信息傳遞不通暢、不及時(shí)，可能導(dǎo)致決策失誤、相關(guān)政策措施難以落實(shí)。在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，能否及時(shí)作出準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)臎Q策對(duì)企業(yè)的發(fā)展甚至存亡至關(guān)重要。這就要求內(nèi)部信息順暢、及時(shí)地進(jìn)行傳遞，保證相關(guān)決策人員及時(shí)獲取所需的信息并對(duì)信息進(jìn)行處理和利用。如果企業(yè)政策措施落實(shí)過程中相關(guān)信息的傳遞和反饋受阻，必然影響控制的效果，相關(guān)政策措施就難以落實(shí)。

3.內(nèi)部信息傳遞中泄露商業(yè)秘密，可能削弱企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。內(nèi)部信息一旦泄露，就可能被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手利用，削弱自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而導(dǎo)致企業(yè)喪失相對(duì)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，或者喪失機(jī)遇。

三、內(nèi)部信息傳遞的控制措施

為了讓信息在企業(yè)內(nèi)部更安全、快速、有效的傳遞，合理的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)從信息傳遞的各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂疲ＷC信息傳遞的質(zhì)量。具體來說，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行控制。

（一）內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系設(shè)置

內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系設(shè)置是內(nèi)部信息傳遞的起點(diǎn)，也是內(nèi)部信息傳遞的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，在設(shè)置指標(biāo)體系時(shí)要根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制和業(yè)績(jī)考核要求，合理設(shè)置關(guān)鍵信息指標(biāo)和輔助信息指標(biāo)，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。這就要求在設(shè)置指標(biāo)體系時(shí)，要進(jìn)行深入的信息需求分析，同時(shí)與全面預(yù)算相結(jié)合，使指標(biāo)的設(shè)置符合企業(yè)整體利益，滿足企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展以及戰(zhàn)略管理的需要，實(shí)現(xiàn)資源的有效配置和管理的協(xié)同效應(yīng)。逐步建立內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，及時(shí)調(diào)整和完善內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系。

（二）信息收集環(huán)節(jié)

信息的收集貫穿于整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程的始終，有助于企業(yè)隨時(shí)掌握市場(chǎng)情況、政策變化等，因此信息的收集要準(zhǔn)確、適用、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)。這就要求在此環(huán)節(jié)，首先要制定切實(shí)可行的收集計(jì)劃，按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的收集提綱和表格，按不相容職務(wù)相互分離的原則安排專門人員對(duì)信息進(jìn)行審核和鑒別，以調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)圖表等形式把獲得的信息整理出來，進(jìn)行對(duì)比分析和評(píng)價(jià)，保證信息質(zhì)量。

（三）內(nèi)部報(bào)告編制環(huán)節(jié)

收集的信息要形成高質(zhì)量的內(nèi)部報(bào)告，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、前景預(yù)測(cè)等提供重要的分析指導(dǎo)和保障，因此報(bào)告要盡量客觀準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔易懂、及時(shí)有效。為此，在編制報(bào)告環(huán)節(jié)首先要對(duì)收集的信息進(jìn)行適度的加工，去偽存真、去粗存精，使信息簡(jiǎn)明扼要、條理清晰。讓企業(yè)不同層級(jí)的管理人員合理的參與報(bào)告的編制，從而明確信息使用者的需求，形成準(zhǔn)確、適用的報(bào)告。最后，應(yīng)當(dāng)委派專門人員對(duì)其傳遞過程進(jìn)行復(fù)核，確保信息正確的傳遞給使用者。

（四）內(nèi)部信息傳遞環(huán)節(jié)

內(nèi)部信息傳遞是信息資源價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的重要條件。報(bào)告形成以后，要及時(shí)、有效、安全的進(jìn)行傳遞，明確傳遞對(duì)象，有選擇性和針對(duì)性的傳遞到需要的用戶手中。因此，企業(yè)可根據(jù)信息的重要性、內(nèi)容等特征，確定流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，明確傳遞責(zé)任和傳遞方式、規(guī)定傳遞時(shí)限、界定查閱權(quán)限，對(duì)內(nèi)部報(bào)告的流轉(zhuǎn)應(yīng)做好記錄，出現(xiàn)問題及時(shí)查明原因，做出處理，充分利用信息技術(shù)，選擇恰當(dāng)?shù)男畔鬟f方式，建立用戶身份識(shí)別，關(guān)鍵流程中設(shè)置適當(dāng)?shù)穆殭?quán)分離，加強(qiáng)管控，確保信息安全。

（五）內(nèi)部報(bào)告使用環(huán)節(jié)

能夠充分發(fā)揮信息的作用，信息的傳遞才有意義。在報(bào)告的使用環(huán)節(jié)，要保障信息使用的充分、有效、及時(shí)、保密。因此，企業(yè)可以通過效益指標(biāo)的考核，間接促使企業(yè)管理層充分利用相關(guān)信息。完善監(jiān)督機(jī)制，明確風(fēng)險(xiǎn)防范責(zé)任，發(fā)揮信息反饋?zhàn)饔谩?yán)格內(nèi)部報(bào)告保密制度，建立內(nèi)部報(bào)告保管制度。

（六）內(nèi)部報(bào)告評(píng)估環(huán)節(jié)

內(nèi)部報(bào)告的評(píng)估是企業(yè)內(nèi)部信息傳遞的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是對(duì)內(nèi)部報(bào)告從形成到使用整個(gè)過程的綜合評(píng)價(jià)。如果缺少了評(píng)估環(huán)節(jié)，可能導(dǎo)致各種程序和相關(guān)制度得不到執(zhí)行和遵守，內(nèi)部信息傳遞體系的建設(shè)就會(huì)流于形式。因此，建立科學(xué)合理的內(nèi)部報(bào)告的評(píng)估制度，定期組織對(duì)內(nèi)部報(bào)告的形成和使用情況進(jìn)行全面評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部報(bào)告的及時(shí)性、安全性和有效性。對(duì)制定的評(píng)估制度要嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲機(jī)制，發(fā)現(xiàn)問題的，及時(shí)修訂和完善。

（七）反舞弊環(huán)節(jié)

如果企業(yè)中存在舞弊問題，可能導(dǎo)致整個(gè)內(nèi)部信息的傳遞流于形式，或者產(chǎn)生虛假信息，而使企業(yè)受到損失。舞弊可能發(fā)生的領(lǐng)域包括虛假財(cái)務(wù)報(bào)告、侵占資產(chǎn)、不恰當(dāng)?shù)年P(guān)聯(lián)方交易、貪污等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立可行的反舞弊機(jī)制，堅(jiān)持懲防并舉、重在預(yù)防，建立舉報(bào)監(jiān)督機(jī)制，并充分發(fā)揮審計(jì)委員會(huì)信訪、內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等職能，建立反舞弊情況通報(bào)制度和舉報(bào)人保護(hù)等制度并切實(shí)的貫徹落實(shí)。

信息在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行安全、有效、及時(shí)地傳遞，對(duì)于制定與實(shí)施企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、識(shí)別與防控風(fēng)險(xiǎn)、保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序運(yùn)行具有重要作用。因此，應(yīng)將內(nèi)部信息傳遞控制作為企業(yè)內(nèi)部控制的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，引起足夠的重視，確保企業(yè)所需信息能夠順利傳遞，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。