企業電子檔案管理的重要性及其實踐應用

伍英姿

摘 要：自二十一世紀伊始，信息化發展的步伐不斷加快，逐漸占據了社會生活的各個領域。企業檔案管理方面也逐漸開始了數字信息化建設。但是，由于種種原因，電子檔案管理在其建設進程中依然存在一些問題，仍需在工作實踐中不斷探索。鑒于此，本文將以電子檔案管理的意義為切入點，圍繞其在企業中的現實問題展開分析，并以此提出相應的對策，以供同行參考借鑒。

關鍵詞：電子檔案管理；信息化建設；數字檔案；現實問題

檔案是對企業員工成長和企業發展進程中的有效信息的真實記錄，是當前用人單位獲得職工基本信息和了解企業歷史的最便捷途徑。在信息化縱深發展的當今，電子檔案憑借其共享性、快捷性以及高密度性等特點，成為了新時期檔案管理的主要內容和重要形式。因此，加強對電子檔案的管理和科學利用，是企業實現可持續發展的重要助推力。

1 信息時代下電子檔案管理的重要意義

（一）有效提高了資料歸檔質量。傳統的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現象的出現。利用網絡以及計算機技術進行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質量，還能大大提高檔案檢索速度，有效降低了管理人員的工作強度，又從根本上提升了檔案管理的效率，節省了不必要的財力、物力以及人力等方面的投資支出。

（二）更符合時代對檔案的利用。電子檔案實現了資料由實物向信息轉化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。而資源使用率及用戶滿意度的提高，也就意味著檔案管理工作服務質量的全面提升。與此同時，在原始文字資料的基礎上突破了載體的限制，實現了對視頻、圖像等影音文件的收集與管理，從而滿足了新時期人們對于多媒體資源的多元化需求，更加符合當今社會對于檔案利用多元化的特征。

2 現代企業電子檔案管理中的現實問題

（一）信息化檔案的管理水平待提高。客觀而論，目前企業對電子檔案管理的認知與利用存在著三種誤區：其一，習慣性地將紙質材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進行保管；其二，過度依賴計算機，忽視對電子文件的備份與保存工作，導致常因設備故障而丟失重要的電子文檔；其三，不作任何分類便打印所有的電子文檔，使文檔管理回歸低效原點。

（二）企業檔案管理隊伍素質待強化。現實中，仍存在部分企業對檔案管理工作的不重視現象，直接導致檔案管理人員在配備上不能滿足檔案工作發展的需求。比如，將工作能力較弱，或是即將退休的老同志安排在這“可有可無”的崗位上，不但沒有崗前培訓，相關專業也不對口，后期更是缺少在職檔案管理業務培訓和相關技術能力的提升指導，使檔案管理人員素質與時代發展不相適應，亦與檔案管理信息化建設相脫節。

（三）電子檔案管理安全問題待重視。信息化技術作為一把“雙刃劍”，它在為人們帶來科技與便捷的同時，也具有一些安全隱患。首先，由于因特網與生俱來的開放性特點，從網絡架到協議以及操作系統等都是對外開放的，網絡主體之間的聯系也是匿名的、開放的，而不是封閉的、保密的。其這種“先天”的技術弱點導致網絡易受攻擊。其次，信息安全問題會隨著信息網絡基礎設施的建設與因特網的普及而迅速擴大。網絡環境下的安全問題常常表現為一種技術對抗，但由于因特網的龐大系統，病毒極易滋生和傳播，對信息的破壞、竊取等通常都是以技術手段實現的。其不受時間和地點的約束，在行為實施后對機器硬件的信息載體可以不受任何損失，甚至不留任何痕跡，但對檔案資料的破壞程度巨大。

3 優化企業電子檔案管理的實踐應用

提高管理員專業素質，強化信息化管理意識。在電子檔案出現和真正普及大眾之前，人們所一直使用的是最為傳統的紙質檔案，作為信息化發展進程中順勢而生的產物，電子檔案已經成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應新時期信息化的發展需求。具體地說，首先要求領導層致力于管理模式的創新，讓數字化、現代化的檔案管理理念深入人心，通過構建相關管理模式以及信息化管理系統，在潛移默化中促進人們信息化管理意識的加強。其次，要使檔案管理部門及相關部門在思想意識層面加大對其重視力度，對其作用與應用進行積極宣傳，提高不同領域、不同部門的人員對于電子檔案的認識和利用程度，同時不斷強化與電子檔案管理工作相關人員的思想觀念，使之意識到工作重要性的同時，從而爭取更多對改善電子檔案信息化管理方面的更多投人，以促進電子檔案管理建設得以有序開展。

（二）加強信息化基礎建設，保障電子檔案安全性。具體地說，一是加大信息化配置的力度，比如，以具體需求為基礎，購置網絡網站、計算機軟硬件、檔案掃描設備等信息化基礎設施；利用計算機管理軟件輔助完成收集、整理、立卷、管理與檢索企業相關檔案信息；創建館藏檔案目錄數據庫與各類專題信息數據庫。信息源作為開展電子檔案管理的基石所在，即便程序控制與數據結構非常完善，錄入的信息源質量也會在很大程度上嚴重影響著企業整體檔案信息系統的建設與管理。所以，在對信息源管理的過程中，既要追求進度又要注重質量，加強制度建設與技術控制，明確信息采集標準與細化操作規程，同時要兼顧提高信息錄入工作人員的綜合素養培養，增強其責任感與使命感，以此確保信息錄入的時效性與準確性。

（三）加大信息資源開發度，完善信息化管理體系。電子檔案的管理實踐與應用，需要各行業結合自身的業務特點，制定出適于自身發展與要求的信息化管理體系，并在實現合理、科學、高效與實際的目標的過程中不斷豐富與完善。前文已述，企業檔案信息資源的重要性主要體現在它對企業生存和發展的貢獻上，但如果企業一味的收藏信息資源而不能夠加以充分利用，就恰好符合了所謂的“暴殄天物”——雖其貴重，但很難實現其根本價值。所以，在對企業電子檔案信息資源基礎建設進行管理的同時，還應當注重平時企業檔案信息的收集、歸檔，和之后的開發與利用，養成開展工作先查閱檔案信息資源的良好工作習慣，少走不必要的“彎路”。

4 結語

社會在飛速發展，技術在急驟革新，因此企業檔案管理信息化建設成為了一項必然且長期的工程，需要從業人員在理論上繼續探究，在實踐過程中不斷探索。加上我國正處于經濟轉型的關鍵時期，面對層出不窮的挑戰與機遇，企業檔案管理人員必須與時俱進，高度關注新科技的出現與發展，從整體與宏觀著手，在信息化建設與管理的過程中，突出重點，分步實施，追求實效，持續發展，從而為建立一套完備的數字化企業檔案管理系統奠定堅實的基礎，積極推動檔案管理信息化技術的創新，不斷取得新突破，致力于建立信息產業的檔案事業體系，為檔案管理事業貢獻力量。

參考文獻

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