加強“玉環農合行檔案管理”建設之我見

李肖玉

摘 要：隨著玉環農合行的發展，現如今已成為全縣網點人員最多、服務范圍最廣、資金規模最大的地方性金融機構。玉環農合行在經營依法合規、依制度辦事的情況下，綜合檔案管理工作發揮著越來越重要的作用，如各類監管、審計、起訴提供必需的歷史文本和數據資料；檔案的真實、可靠和完整，有利于玉環農合行實事求是反映情況并掌握主動。同時，銀行業務集約化和電子化的推行，也對銀行檔案工作提出了更高的要求，迫切需要建立一套適應現代化企業制度的檔案工作體系。因此，檔案工作者必須積極探索做好玉環農合行檔案管理工作的有效措施。

關鍵詞：檔案管理；制度建設；利用服務；積極探索

1 加強檔案管理、建全各項制度、加大檢查監督、落實檔案整改力度

（一）加強內控基礎管理，強化制度建設，促進檔案規范管理。綜合檔案室緊緊圍繞業務發展需要，高度重視檔案管理工作，每年年初提出年度檔案工作目標，將檔案工作納入行政議程；根據檔案工作實際，制訂《檔案員崗位職責》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案借閱利用制度》、《綜合檔案室保密制度》等系列制度，為進一步提高檔案管理水平奠定了基礎。

（二）重視檔案收集環節，規范檔案管理機制。為了搞好檔案材料的收集關，每年下發《關于要求整理送交各類檔案資料的函》，要求各（部）室將本部門形成的文件材料及時收集齊全完整后，定期交于綜合檔案室進行集中統一管理，收集任務落實到職能部門和責任人，注重對容易被忽視的“賬外”文件材料（會議記錄、發言稿、匯報材料、各類統計數據）的收集，從而有效地確保了全行檔案材料的齊全、完整。

（三）加強責任落實，強化安全防范意識，促進檔案管理能力的提高。維護檔案的完整與安全，是檔案管理最基本的要求。為確保檔案安全，綜合檔案室堅持“以防為主，防治結合”的方針，嚴格按照內控管理制度，扎實做好檔案安全保管各項工作。對一些普遍存在和重復出現問題進行深層次研究，從機制上和管理流程上制定相關措施，提出根本的解決方案，確保通過檢查深入發現、全面整改問題隱患，規范管理行為。

（四）加強專項檢查，促進檔案業務建設。總行辦公室抽調相關人員組成檢查組，堅持開展一年一度檔案專項檢查，重點檢查各類檔案“八大環節”、“五大功能”的實施情況；采取問詢、實地抽查兩種方式，對檢查中發現的問題，建立檔案檢查工作底稿，提出整改意見，并要求各支行以書面匯報整改情況。

（五）依法治理，建立健全管理的各項規章制度。

玉環農合行檔案工作的規章制度是國家有關方針、政策、法規的個體體現，是玉環農合行檔案工作順利開展的保證 ，它不僅僅是一種管理方法，也是檔案工作管理經驗的科學總結，是依法治檔的重要手段。

在玉環農合行在歷次改革中，玉環農合行的《玉環農村合作銀行綜合檔案管理辦法》、《玉環農村合作銀行信貸檔案實施細則》、《玉環農村合作銀行會計檔案管理辦法》等制度也進行相應修改、補充，使其更完善、更科學。首先明確了各級分管領導的職責，使領導關心、支持檔案工作真正落到實處。其次，建立各類檔案管理分工崗位負責制和檔案工作網絡，確定了各崗位的職責，并有獎懲分別的措施，使專、兼職檔案員明確自己的職責范圍，充分發揮積極性、主動性和創造性，處理好自己職責范圍內的事情。

2 運用各種手段，進行操作跟蹤，控制風險

（一）檔案信息化管理安全控制。

一是加強數字檔案信息資源的共建和整合；二是進一步完善數字檔案管理系統，加快推進重要紙質檔案全文數據庫和照片、音視頻等檔案數據庫建設。三是嚴防信息安全漏洞可能造成的機密信息外泄、病毒入侵等問題。

（二）檔案新技術資源有效使用

檔案工作迎接數量巨大的以電子形式創建的文件；找到具有有價值的電子文件進行長久保存；提供局域崗，使越來越多的員工能更好利用檔案資源。數字化成果管理采用在線和離線方式，配合相應的軟件對數字化成果進行管理。 紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

（三）加強檔案保護措施，防范風險。

隨著業務發展，檔案數量大幅度增長，為使各類檔案處于一個較好的保管環境，首先定期打掃檔案庫房衛生，按時做好檔案庫房溫濕度記錄及調節，在庫房內定期投放防蟲藥品，堅持做好防潮、防老化、防蟲咬、防盜、防磁、防火等工作，保證各類檔案處于一個安全的保管環境。對數字化檔案在中加工過程中必須保證原始檔案的完整性，保證檔案原件的不被損傷、破壞和遺失。在加工過程中建設檔案出入庫制度、檔案安全管理制度，確保檔案實體的絕對安全。對磁價質儲存的檔案，通過對備份數據進行定期檢查，檢查存儲載體的物理狀態及其所存儲數據的可讀性和可用性。并做好雙份備份并且分兩地存放；數據庫數據信息一旦出現問題，應該啟用備份數據信息來進行數據恢復。截止目前，完成了玉環農合行電子目錄數庫條目總數52000條，檔案全文數字化掃描120000頁。

3 解放思想，加大檔案事業新發展

在實際工作中，我們要做到實事求是應當努力把握以下幾個方面：第一，必須注重理論學習，不斷提高學習和運用的水平和能力，才能在實踐上更好地堅持實事求是，做到在思想上融會貫通，在工作中自覺運用。堅持不懈的推進檔案信息化建設，不斷提高檔案信息化程度，運用現代化管理思想、理念和現代化科技設備，提升檔案管理水平。貫徹執行《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》；以檔案省一級目標管理創建活動為載體，不斷推進玉環農合行檔案工作的規范。

4 執行各項制度、全方位加強檔案利用服務

（一）為了有效地發揮檔案在維護合行權益和各項活動的重要作用，綜合檔案室在提供多形式、多途徑的便民服務同時，必須確定其使用對象、使用時間、使用地點、使用范圍等，以免造成檔案信息外泄而發生的不合規行為；在提供檔案復印時，嚴格執行《檔案資料復印登記制度》、《檔案查閱利用制度》，從源頭上防止制度執行不力的現象。

（二）專門建立辦公系統電子檔案，數據庫中保存著跟實物檔案一致的電子檔案，每一文件要素都可以作為檢索點，也可以進行多條件檢索，檢索速度快，檢索結果指向強。同時，利用掃描圖片查閱、打印，一次性辦結，不需要再到檔案庫房調取原始檔案復印，大大提高了工作效率，也使檔案原件得到了最有效的保護。加強檔案利用情況管理，建立系統的利用登記簿，對每筆檔案的利用情況都會作詳細記錄，包括借閱人、借閱時間、借閱內容、歸還時間等信息，需要時可按照時間段對檔案利用情況進行統計匯總。據玉環農合行檔案使用登記結果顯示，近三年來利用559多人次，復印檔案資料計8115多張，使檔案的自身價值得到了充分發揮，為金融建設、企業融資、社會公益事業服務，特別是在信貸審批、單位建檔、解決經濟糾紛、司法仲裁等諸多方面發揮了積極作用，大力推動社會各項事業的有效開展。

五、對檔案工作的積極探索，加快檔案信息數字化建設步伐。

檔案工作是“功在當代，利在千秋”的事業。檔案的價值無可估量。對檔案工作的認識要更新，在經濟市場競爭激烈的今天，信息管理是決勝的關鍵。檔案作為一種重要而特有的信息資源，必須進行開發、傳遞，實現業務流程自動化。目前玉環農合行檔案信息技術的應用、硬軟件環境初具規模，隨著檔案信息數字化用其網絡建設的發展，一個數字化檔案的新趨勢已初露端倪，盡管玉環農合行在電子文件及其檔案管理水平還落后于電子文件的產生和發展，在檔案法規、制度、標準措施、技術方法、理論原則等方面都還存在著諸多不足，但是只要我們充滿信心、不斷努力，定能開創電子文件及檔案網絡化管理工作的新局面。endprint