淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校檔案信息資源共享

肖永菊　韓　瑛

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北十堰 442000）

淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校檔案信息資源共享

肖永菊韓瑛

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北十堰 442000）

隨著我國信息化程度的提高，已形成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源社會共享的氛圍和基礎(chǔ)。但從現(xiàn)階段的發(fā)展來看，地方高校檔案資源的共享尚處于起步階段，按照地方高校檔案信息資源共享的內(nèi)在要求，要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案資源的共享還存在很多問題。探討實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享，進(jìn)而推動地方高校檔案信息資源共享實踐，無疑將成為今后高校檔案工作的主要發(fā)展方向之一。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 檔案 資源共享

1　網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享的意義

（1）高校檔案信息資源是指高等院校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項職能活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的原始記錄。

（2）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案信息資源共享，是指高校檔案主管部門在自愿、平等、互惠的基礎(chǔ)上，通過高校和相關(guān)主管部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與科學(xué)規(guī)劃，對檔案信息資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化配置，利用各種技術(shù)、方法和途徑，開展共同建設(shè)和共同利用信息資源，以最大限度地滿足用戶信息資源需求的全部活動。

（3）實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校檔案信息資源共享，首先有利于實現(xiàn)高校檔案館優(yōu)勢互補(bǔ)同一區(qū)域內(nèi)的不同類型高校檔案館之間存在差異性，這種差異性正是具有資源共享的發(fā)展空間，尋找各館的相對優(yōu)勢和特色所在并得以增強(qiáng)，從而，實現(xiàn)區(qū)域高校教學(xué)聯(lián)合體內(nèi)的檔案館優(yōu)勢互補(bǔ)，促進(jìn)共同發(fā)展。其次有利于提高檔案管理工作者的工作效率，檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的自動化，能使檔案管理人員從繁瑣復(fù)雜的手工操作中解脫出來，改變檔案的收集、整理、歸檔、保管等方式，和檔案利用途徑。三是有利于推動地方高校檔案信息資源社會化服務(wù)進(jìn)程，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)地方高校教學(xué)聯(lián)合體檔案信息資源并讓更多人利用。隨著資源共享的不斷深入，增強(qiáng)了地方高校與社會之間的聯(lián)系，其社會化需求不斷增大，從而推動了地方高校檔案信息資源服務(wù)社會化進(jìn)程，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案資源共享具有現(xiàn)實意義。

2　網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化資源共享現(xiàn)狀

（1）檔案管理軟件通用性較差。目前地方高校檔案管理軟件很多，同時各具特色，雖然都能滿足檔案管理的基本要求，但檔案各部門選用的計算機(jī)規(guī)格不一，檔案管理軟件也不能互用，無法實現(xiàn)資源的共享，就無法實現(xiàn)檔案信息化管理，在很大程度上制約了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

（2）檔案管理工作規(guī)范性較差。只有實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能有效實施檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。目前，地方高校檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)難以協(xié)調(diào)一致，規(guī)范性、共享性、開發(fā)性較差，很難實現(xiàn)檔案信息共享。同時，由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化相對滯后，檔案自動化工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有全面統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實施，致使檔案管理規(guī)范性較差。

（3）網(wǎng)絡(luò)信息資源的分布不平衡。作為網(wǎng)絡(luò)信息資源重要組成部分的檔案信息資源自然也是如此，這種分布上的不平衡客觀上阻礙了網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的共享，而檔案信息機(jī)構(gòu)由于僵化的組織管理體制，各自為戰(zhàn)，缺少地方高校館際之間的信息交流，使這種不平衡加劇，直接導(dǎo)致檔案信息資源配置的不合理，成為檔案信息資源共享的障礙。

（4）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全存在問題。主要是人文管理滯后據(jù)有關(guān)統(tǒng)計顯示，現(xiàn)在90%以上的網(wǎng)站存在嚴(yán)重的漏洞。檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全人才匱乏，是網(wǎng)站遭到攻擊的主要原因。據(jù)統(tǒng)計，學(xué)校90%的網(wǎng)絡(luò)管理人員沒有受過正規(guī)的安全培訓(xùn)，地方高校多重教學(xué)質(zhì)量，沒有重視對網(wǎng)絡(luò)安全的投入，很多站點(diǎn)的管理員都是新手，再加人員轉(zhuǎn)崗變更，在操作中漏洞百出，很多服務(wù)器至少有3種以上的漏洞可以使入侵者獲取系統(tǒng)的最高控制權(quán)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全無法保障。

3　網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化資源建設(shè)對策

（1）搭建地方高校網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享平臺，實現(xiàn)校內(nèi)檔案信息查詢。開發(fā)采用B/S模式，通過調(diào)研信息共享平臺需求，設(shè)計數(shù)據(jù)庫，通過概念設(shè)計、邏輯設(shè)計、物理設(shè)計，選擇合適地方高校檔案的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和相應(yīng)的軟件，進(jìn)行信息共享平臺的開發(fā)，系統(tǒng)功能:主要支持相關(guān)檔案文件的導(dǎo)入、上傳、批量自動掛接，實現(xiàn)地方高校各類公共檔案的在線編輯制作與發(fā)布；支持地方高校各類公共檔案專題數(shù)據(jù)庫的增、刪、改功能，支持各類專題數(shù)據(jù)庫的整合制作；支持留言發(fā)布及審核；支持各類信息的統(tǒng)計，靈活定制各類統(tǒng)計報表；支持關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、組合檢索、跨類檢索及權(quán)限設(shè)置等多種查詢方式。總之，開發(fā)統(tǒng)一規(guī)格，互聯(lián)互通于地方高校檔案信息化管理的軟件，進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化檔案信息資源共享進(jìn)程。

（2）檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實現(xiàn)地方高校檔案資源整合與共享，要解決的一個關(guān)鍵問題就是要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，構(gòu)建一套完整的適合地方高校檔案資源管理的網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)體系，這是實現(xiàn)檔案信息資源共享的重要條件。信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)體系主要包括三方面:一是總體標(biāo)準(zhǔn)，它主要包括檔案資源管理的總體框架、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和其他綜合標(biāo)準(zhǔn)；二是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等；三是工作標(biāo)準(zhǔn)，主要包括接入系統(tǒng)的各個信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的日常工作與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程等。只有建立和健全科學(xué)全面規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，才能實現(xiàn)地方高校檔案信息資源的互聯(lián)互通互用，才能最大限度地實現(xiàn)地方高校檔案資源共享和發(fā)揮檔案信息的價值。

（3）優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源配置，實現(xiàn)地方高校檔案信息的社會價值。傳統(tǒng)的部分地方高校檔案館還處于一種封閉和半封閉的狀況，檔案館門庭森嚴(yán)，設(shè)置受限，如查閱檔案需要出具介紹信，檔案信息常年“鎖在深閨” ，且館際之間缺乏信息交流，檔案信息的社會價值沒有得到很好的實現(xiàn)。如今，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給檔案信息的利用提供了一個開放的平臺，檔案信息資源的利用打破了時空的限制。一方面，要簡化利用檔案信息資源的手續(xù)，方便提供給社會公眾及教職工更容易獲取自己所需的信息，檔案信息資源的社會價值才得以更充分的實現(xiàn)。另一方面，打破僵化的組織管理體制，通過網(wǎng)絡(luò)，地方高校各檔案館可以獲得其它檔案，定期和不定期開展館際之間交流，檔案資源得到了優(yōu)勢互補(bǔ)，從而優(yōu)化檔案信息資源的配置，實現(xiàn)檔案資源信息共享。

（4）建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全的制度屏障。在制度建設(shè)上，要健全檔案管理制度，確保規(guī)范運(yùn)作。一方面，要詳細(xì)規(guī)定庫房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度；另一方面，細(xì)化檔案人員工作總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校檔案信息資源共享，本質(zhì)上就是各高校檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息存取，以達(dá)到資源共享的目的。對于地方高校檔案資源來說，要實現(xiàn)信息資源的高度共建共享，首先要團(tuán)結(jié)和依靠地方各高校和全社會信息服務(wù)業(yè)的支持，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的重要信息資源作用，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用，為黨和國家的經(jīng)濟(jì)、政治、教育等諸多事業(yè)的發(fā)展增添活力。

職責(zé)，促使檔案管理人員按責(zé)行事。在檔案管理過程中，嚴(yán)格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復(fù)制、銷毀等過程和結(jié)果完整記錄在冊，詳細(xì)記錄檔案庫房的管理、檔案人員的培訓(xùn)和考核、非檔案人員進(jìn)入庫房的審批及進(jìn)出時間等情況。因此，對網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全，制定出嚴(yán)密的措施，提高信息安全意識，依靠先進(jìn)的技術(shù)手段，減少失密、杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生。建立健全和完善網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全等法律保障體系，嚴(yán)厲打擊各種破壞檔案信息安全的行為，為整合與共享打造起一道強(qiáng)有力的安全屏障。

［1］關(guān)迎輝.檔案信息資源共建與共享［J］.信息化建設(shè)，2007：（3）61.

［2］向立文.檔案資源整合與共享的實現(xiàn)條件研究［J］.情報業(yè)務(wù)研究，2006：（12）135-139.

［3］高德宇.關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息資源管理的探討［J］.甘肅科技縱橫，2005：（5）113.

［4］卞昭玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理服務(wù)研究［M］.北京：中國檔案出版社，2007（15）.

肖永菊（1961—），女，漢族，湖北十堰人，湖北醫(yī)藥學(xué)院，本科，副研究館員，從事檔案管理學(xué)研究。