關于廈門理工學院二級學院檔案管理工作的調研報告

徐昭穎

摘要：本文通過問卷、訪談、文獻調查等方式，針對廈門理工學院二級學院檔案管理現狀進行調研，運用SPSS17.0軟件進行數據分析，得出目前大多數師生的檔案管理意識薄弱，二級學院檔案管理現狀亟須改進，相關檔案管理工作中仍存在問題等結論，提出應提高檔案管理意識，做好二級學院檔案管理隊伍建設，出臺檔案制度規范等建議。

關鍵詞：廈門理工學院；二級學院；檔案管理；調研報告

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）15-0014-02

一、調研背景

1.調研目的。2004年，廈門理工學院經教育部批準升本。從此，廈門理工學院一路快速發展，無論從辦學規模、校園建設、硬件設備、學校名譽、軟實力等各方面都有了長足的進步和提升。在學校的快速發展中，二級學院應運而生且快速發展，這無疑對二級學院各方面的管理工作提出挑戰。對檔案管理工作來說，由于二級學院的快速發展，學院的規章制度、組織分工、情況報告、工作總結、招生計劃、學籍登記、教師情況統計、校企合作、對外交流、學生參賽、組織大型學術會議等各方面的文檔資料日新月異，不斷變化。如果各學院能清晰、完整、系統化地保存記錄這些信息，不僅會大大提升組織的工作效率，更能有效地記錄歷史，幫助學院提升其綜合實力。但現狀是雖然學校層面的行政人員較為穩定，且已成立檔案館，檔案收集工作有了質的提升，但各學院的檔案管理工作卻較為滯后。就筆者所在的學院而言，目前仍停留在行政人員自行自主歸檔階段，缺乏相應的檔案管理條例，缺乏相應的檔案管理體系，特別是大多數人的檔案收集管理意識較為薄弱。這就造成每當院領導、系主任、行政人員更換后，歷史資料容易丟失，或難以查找，使得二級學院檔案管理不完整、不連續。在工作經歷中，筆者常常會遇到因找不到歷史資料只能重復收集，使工作效率低下的情況。這幾年，學院由于客觀原因，人事變動較為頻繁，因學院人事的需要，筆者從專業教學秘書變更為公外教學秘書，又轉為行政秘書。在每次換崗時，就會發現一個問題：由于學院沒有統一的歸檔規范和要求，有些材料沒有統一歸檔，使得一些寶貴材料就此缺失。而有些即使有歸檔，也因每位工作人員的歸檔習慣不同，使得檔案材料凌亂，難以查找。這使得我們每一次有新上任的同志時都要重新收集整理資料，不僅降低個人工作效率，更使得整個組織工作效率變低。因此，通過本次調研研究，試圖梳理思路，為提升二級學院檔案管理工作起到拋磚引玉的作用。

2.調研方式。運用問卷調查、訪談調研、文獻調研等形式具體開展，并運用SPSS17.0軟件進行數據分析。問卷調查方面，采用封閉式與開放式相結合的抽樣問卷調查方式。問卷設計共18題，第1～17題為封閉題，其中部分題目選項采取“其他”等開放式設計；第18題為主觀題。本次問卷共發放150份，回收127份，其中有效問卷為119份，回收率為84.7%，有效率為93.7%。進行數據整理后，運用SPSS17.0軟件進行數據分析。訪談調研方面，針對具體問題，與被調研者進行深入交談、探討。文獻調研方面，通過圖書館、數據庫收集材料，查看書籍，研讀相關文獻。

二、調研分析

1.檔案管理意識薄弱。在填寫問卷的普通師生中，雖然有94.1%的被調查者認為檔案是重要的，但有75.6%的被調查者表示從未查閱過檔案，更有96.6%的被調查者表示不了解學校檔案館的工作內容和流程。在進行訪談調研時，有部分被調查者不知道學校檔案館的具體位置，不了解學院是否有檔案室，認為檔案館（室）有點神秘等。不僅普通師生，就連領導、行政人員的檔案管理意識也相對薄弱。37.1%的被調查者認為學院對檔案管理重視不夠。其原因：一是檔案管理過于依賴學校管理。學院作為教學部門，其主要工作是教學管理，許多材料最終交于學校行政部門，依靠學校行政部門歸檔。二是檔案的作用常常不在當下而在未來，這使得大多數管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理的提升有助于學院綜合實力的提升。

2.檔案管理現狀亟須改進。高達72.3%的師生表示自己曾在工作或生活中遇到重要問題卻找不到歷史資料的情況，亦有59.7%的師生表示擁有重要資料或有特殊意義的資料卻找不到妥善保管的方式，60.5%的師生對學院檔案的利用現狀不滿意。建立有效的檔案管理機制，是既滿足師生需要又滿足學院發展的一件好事情。各二級學院應重視并加快檔案管理建設工作。

3.目前檔案管理工作存在的問題。調查顯示，45.3%的師生認為目前檔案管理工作不夠完善的主要原因是資金投入不足，37.1%的師生認為是學院重視不夠，22%的師生認為是人手不夠。另外，53.8%的師生認為學院沒有相應的檔案管理隊伍，不知道將相應材料交給誰；46.2%的師生認為學院缺乏檔案管理規范，不了解哪些材料可以歸檔；33.6%的師生對學校、學院的保管能力不放心，擔心材料丟失。

以上數據顯示：（1）二級學院檔案管理制度不健全，檔案管理隊伍建設嚴重滯后，缺乏相應的檔案規范文件；（2）二級學院重視不夠，在精力和資金等方面投入不夠；（3）管理力量相對薄弱，管理水平不高，管理手段落后，以致師生質疑學校、學院的保管能力。

另外，專任教師與希望能查到科研方面（包括科研項目、科研成果、科研獲獎）檔案呈較高的正相關性，相關系數達到0.530。這說明，專任教師更希望學院健全科研方面的檔案資料。從服務角度來說，專任教師是學院檔案管理的主要服務對象，我們應加強科研方面的歸檔管理。

還有一點就是高達89.1%的師生認為二級學院應成立自己的綜合檔案室，并非試卷檔案室。綜合檔案室的建立可實現檔案的集中管理，無疑會大大提升檔案管理工作的水平。但成立綜合檔案室須滿足場地和資金等條件，目前學校無法實現所有二級學院具備檔案管理的硬件環境，但各二級學院應積極創造條件，待條件成熟后，予以實現。

三、相關建議endprint

1.加強學習和宣傳，提高檔案管理意識。通過細分培訓對象，加強組織學習和相關宣傳工作，提高學院領導、檔案管理人員和專業教師的檔案意識，這是做好檔案管理的基本前提。充分調動全院師生積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性，形成人人關心、支持檔案工作的良好氛圍。針對檔案管理人員，可舉辦專題講座、系統學習課程等方式，以提高檔案人員的業務水平。

特別應不斷提高二級學院分管領導對檔案工作的重視程度。很多工作的開展離不開領導的重視和部署，不斷加強二級學院分管領導的重視程度對提升二級學院的檔案管理工作至關重要。一方面，定期召開以各二級學院分管領導為主要對象的研討、座談、講座等活動，提升二級學院分管領導的檔案管理意識；另一方面，爭取在二級學院年度考核中為檔案管理工作設置合理的分值，以評促建，促使領導加強重視。

2.做好二級學院檔案管理隊伍建設。學院檔案管理隊伍一般是依附于行政管理隊伍的，其建設工作容易被忽略。事實上，兩者是有區別的，要根據實際情況進行調整，設置相應的崗位職責，組建一支符合學院檔案管理需要的隊伍。檔案管理工作要單獨核算工作量，在崗位培訓、職稱評審、績效考核、評先評優等方面給予考慮，提高隊伍積極性。此外，須提高二級學院檔案管理人員的協調合作能力，善于協調學院各系、各部門的關系，確保歸檔文件的齊全性、完整性和準確性，確保歸檔文件渠道的暢通性和收集的及時性。

3.出臺檔案制度規范，設計合理收集梯度，理順學院、學校兩級檔案管理關系。建立健全收集檔案資料的制度，特別是對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等做出明確規定，以確保收集的準確、完整。理順內部管理關系，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確各檔案員的分工，實現文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責任到人。設計監督檢查、總結、驗收等環節，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況。建立規章，科學管理學院檔案，使學院檔案的建立和管理趨于制度化、規范化。

同時，理順學院、學校兩級檔案管理關系。將已立卷材料分為兩類，符合學校歸檔條件的一類材料交于學校檔案館保管，偏業務管理的另一類過程材料由學院保管。若學院條件成熟，可成立綜合檔案館，進行集中管理。

4.二級學院檔案收集工作應實現常規化。將檔案管理工作滲透到其他日常工作中，使二級學院檔案收集工作實現常規化。二級學院可根據實際情況，在布置各項工作時規定好檔案的歸檔時限。歸檔時間截止，及時對歸檔情況進行統計，和其他工作一樣作為年底績效的依據之一。將檔案收集工作滲透到日常工作中來，既能保證檔案的質量和完整性，又能從源頭上促進檔案管理工作的規范化和標準化。

四、結束語

“把簡單的事情做好，不簡單；把平凡的事情做好，不平凡。”這句話深刻入微地描述了檔案工作的精髓。目前，學校的檔案工作正處于起步發展階段，特別是二級學院的檔案管理工作還有待完善，這需要我們每個人的一點一滴的努力，相信未來定能創建出“檔案促發展，發展促檔案”的新格局。

參考文獻：

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