衛(wèi)生類高職院校檔案管理工作創(chuàng)新與實踐

劉雪峰

摘要：隨著計算機和信息技術(shù)的高速發(fā)展，衛(wèi)生類高職院校的檔案管理工作與現(xiàn)代職業(yè)教育發(fā)展、醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革存在著較大的差異，因此學(xué)校主管部門及管理者必須在不斷提高檔案意識和認識水平、轉(zhuǎn)變思想觀念、建立健全檔案管理制度、加強學(xué)校在職檔案人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作、提高專業(yè)檔案管理人員素質(zhì)、加強專業(yè)檔案管理人員人才隊伍建設(shè)、加大檔案信息化建設(shè)的力度等方面下功夫，從而充分發(fā)揮檔案管理工作在教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)及校園文化建設(shè)等方面的積極作用。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化

中圖分類號：G717 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）30-0084-02

與其他高職院校一樣，衛(wèi)生類高職院校檔案管理也是學(xué)校一項很重要的基礎(chǔ)性工作，其工作的好壞事關(guān)學(xué)校的教學(xué)、科研及為國家培養(yǎng)合格的衛(wèi)生技術(shù)人才等。衛(wèi)生類高職院校檔案是學(xué)校在長期教學(xué)、科研、校內(nèi)實訓(xùn)、醫(yī)院實習(xí)等活動中日積月累形成的具有重要保存價值的文字、音頻、視頻及圖片等信息資料。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要的組成部分。學(xué)校歷史變遷、文化底蘊、人才培養(yǎng)、專業(yè)發(fā)展、辦學(xué)特色、管理水平的高低等均可以檔案管中體現(xiàn)出來。衛(wèi)生類高職院校的檔案管理工作跟不上國家現(xiàn)代職業(yè)教育與醫(yī)藥衛(wèi)生改革的發(fā)展步伐，普遍存在管理模式落后等問題。

一、衛(wèi)生類高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.地位低下，意識不強。衛(wèi)生類高職院校注重以就業(yè)為導(dǎo)向，以提高教育教學(xué)質(zhì)量為中心，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往不重視檔案管理工作。相對于學(xué)校其他系部、處室人員配置，檔案管理工作處于次要的地位，人員配備不合理，檔案管理工作人員的地位較低等現(xiàn)象較突出。工作人員特別是一些懂得檔案管理和數(shù)據(jù)庫管理的技術(shù)人員缺乏，導(dǎo)致大量工作無法開展。檔案管理工作被大多數(shù)人認為是技術(shù)含量較低的工作，其功能相對于資料存儲室，沒有引起學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案室一般隸屬于學(xué)辦公室或圖書館，沒有單獨設(shè)置檔案館這個部門，因此沒有一支高素質(zhì)、高水平、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的檔案管理人員，經(jīng)常出現(xiàn)重要的檔案資料積壓或歸檔立卷不及時，甚至遺失等情況。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息化程度較低。現(xiàn)代的檔案管理應(yīng)該配備現(xiàn)代化的電腦設(shè)備，提倡信息化、數(shù)字化和無紙化，從而真正實現(xiàn)檔案記錄、收集、歸類、整理、編目等工作全部信息化和數(shù)字化高科技管理。衛(wèi)生類高職院校普遍存在檔案室面積不達標(biāo)，檔案室沒有配備相應(yīng)的儲藏設(shè)備如檔案密集柜、空調(diào)、去濕機等設(shè)備，圖片資料、音頻和視頻資料、實物等不可復(fù)制的檔案資料更是沒有儲藏保護的設(shè)施。信息化程度較低，主要是手工檢索，查準(zhǔn)率、查全率低且檔案的處理速度較低。

3.機制不健全，利用率低下。檔案管理工作更多強調(diào)的是資料收集、整理及保管，如黨行、教學(xué)、科研、財務(wù)、基建等檔案資料為主，但衛(wèi)生類高職院校檔案管理紊亂、沒有秩序，機制也不健全等現(xiàn)象比較突出，具體表現(xiàn)為照片、音頻、視頻、實物等檔案資料嚴重匱乏或根本不收藏，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)特色的檔案資料收集不全或沒有收集，即使有一些，也常常由于保管不當(dāng)?shù)仍蚨霈F(xiàn)丟失、損壞或失真情況。體現(xiàn)衛(wèi)生類高職院校辦學(xué)歷程的實物如老式氧氣瓶、心電圖機、老治療車、輸液器、注射器、X線機、A超議等，由于保護意識不強加上新校園搬遷等原因，很多學(xué)校幾乎丟失怠盡。往往不太重視其利用，利用面非常狹窄或利用程度不夠，沒有充分利用其在教學(xué)、科研、校園文化建設(shè)等方面的作用，普遍存在“重保管、輕利用”的理念，造成重藏輕用的局面。

二、衛(wèi)生類高職院校檔案管理的創(chuàng)新

衛(wèi)生類高職院校檔案是我國衛(wèi)生職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展的積累，對檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，對培養(yǎng)高素質(zhì)技能型衛(wèi)生技術(shù)人才、促進社會主義精神文明和文化建設(shè)等方面具有重要意義。

1.提高意識，轉(zhuǎn)變觀念。我國的《檔案法》頒布十余年，但學(xué)校師生員工，特別是普通教師和行政管理人員中真正了解該法律法規(guī)的人寥寥無幾。由于檔案管理工作涉及面較廣，幾乎涵蓋學(xué)校各系部、處室。首先是學(xué)校的黨政領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入重要議事日程，使其與教育教學(xué)、科學(xué)研究、學(xué)生管理、招生就業(yè)等工作同步發(fā)展。檔案管理部門要主動出擊，走出去，大力開展檔案知識的教育、普及與宣傳工作，可以通過多渠道、多方式如知識講座、知識競賽、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、網(wǎng)站、印發(fā)宣傳資料等，不斷提高師生員工檔案意識，使廣大師生充分了解檔案的基本知識、檔案的實用價值、檔案對學(xué)校發(fā)展與校園文化建設(shè)的作用，不斷提高廣大師生員工對檔案法律法規(guī)的掌握，不斷提高檔案管理的參與意識，不斷增強其努力做好檔案管理工作的緊迫感、主人翁責(zé)任感，不斷增強其參與檔案管理工作的積極性和主動性。促進使其積極參與到檔案資料的記錄、收集、歸類、整理、保管等相關(guān)工作中來。

2.提高人員素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè)。檔案管理工作的關(guān)鍵是必須加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)，必須合理配備檔案管理的專業(yè)人才。我國絕大多數(shù)的高職院校尤其是衛(wèi)生類高職院校的檔案管理人員的年齡、學(xué)歷及知識結(jié)構(gòu)不夠合理，應(yīng)該引起教育主管部門及高職院校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，必須采取強有力的措施加強學(xué)校檔案管理的人才隊伍建設(shè)。必須提高檔案管理人員的能力、素質(zhì)及水平，學(xué)校檔案室必須配備充足的檔案專職管理人員，吸收熱愛檔案工作、業(yè)務(wù)能力強、思想覺悟高的年青人從事檔案管理工作。努力提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和水平，不斷加強檔案管理工作人員在崗培訓(xùn)，鼓勵檔案管理人員“走出去”，積極參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動，或參加短期培訓(xùn)班，不斷加強橫向聯(lián)系，組織檔案管理人員到檔案管理做得好的兄弟院校參觀取經(jīng)，取長補短，從而開闊其視野。同時加強檔案管理者的創(chuàng)新意識、管理意識，努力打造一支政治覺悟高、思想和業(yè)務(wù)過硬的高素質(zhì)檔案管理團隊。

3.實現(xiàn)信息化管理。過去的檔案管理對象主要是紙質(zhì)檔案，隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字化和電子化的檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案是目前檔案管理工作的必然趨勢。國家提倡檔案管理的信息化管理，并對檔案管理信息化制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，提出了具體目標(biāo)。為了滿足檔案管理的信息化的要求，要求高職院校利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案資源進行篩選、傳輸、存儲、處理，從而促使學(xué)校的檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化方向發(fā)展。高職院校檔案管理實現(xiàn)信息化管理可以使檔案管理的信息進行廣泛傳播、交流、共享和利用，從而提高其社會效益。實現(xiàn)檔案信息化管理首先要加強信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，必須投入一定的資金購置軟硬件設(shè)備，如先進的計算機、高分辨率掃描儀、高性能的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化檔案管理軟件，同時必須將檔案管理的信息化建設(shè)納入學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)的規(guī)劃中。必須建立一支檔案管理信息化的專業(yè)團隊，該團隊必須由檔案管理和計算機技術(shù)跨專業(yè)復(fù)合型人才構(gòu)成，這樣才能確保團隊成員可以運用計算機信息技術(shù)對數(shù)字化和電子化進行編輯、處理、傳輸、調(diào)閱及儲存。學(xué)校可以培養(yǎng)在職檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)或引進檔案管理專業(yè)人才來實現(xiàn)團隊建設(shè)任務(wù)。學(xué)校應(yīng)努力開發(fā)檔案信息資源，建設(shè)檔案管理的網(wǎng)站，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的電子檔案，并開展個性化的檔案服務(wù)，目的是使用戶能夠快速、便捷地使用檔案信息資源。學(xué)校通過建設(shè)OA系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平和服務(wù)效率。

三、結(jié)束語

衛(wèi)生類高職院校檔案管理創(chuàng)新，學(xué)校主管部門及管理者必須提高檔案意識和認識水平，轉(zhuǎn)變思想觀念，建立健全檔案管理制度，加強學(xué)校在職檔案人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，提高專業(yè)檔案管理人員素質(zhì)，加強專業(yè)檔案管理人員人才隊伍建設(shè)。努力改變檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后、信息化程度較低的現(xiàn)狀，尤其是加大檔案信息化建設(shè)的力度，同時充分發(fā)揮檔案管理在教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)及校園文化建設(shè)等方面的積極作用。

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