略論如何加強律師業(yè)務檔案的管理

黃程鵬

（東營職業(yè)學院 山東 東營 257091）

十八屆四中全會前所未有的以依法治國為主題，凸顯了中央高層建設法治國家的信心和決心。律師事務所如何把握依法治國的大勢，在眾多律師事務所中脫穎而出，規(guī)范化的管理以及優(yōu)質(zhì)的法律服務是首當其沖的條件。律師業(yè)務檔案管理作為律師事務所規(guī)范化管理的組成部分，一直未被給予充分的重視，筆者將就此問題作一闡述，以期能夠引起讀者對律師業(yè)務檔案的高度重視。

一、律師業(yè)務檔案的重要性

律師業(yè)務檔案，包括訴訟業(yè)務檔案和非訴訟業(yè)務檔案，是律師在執(zhí)業(yè)過程中形成的，能夠真實反映律師執(zhí)業(yè)過程的文字、錄音、錄像、照片等資料的總和。它能夠客觀地體現(xiàn)律師在辦理委托事務過程中所付出的工作量，直觀的體現(xiàn)出律師的價值和專業(yè)化水平。

（一）律師業(yè)務檔案具有重要的參考價值

律師業(yè)務檔案是律師辦理案件過程的真實記錄，具有重要的參考價值。比如律師接受二審案件的委托時，要想徹底理清案件事實，理順法律關系，對一審案卷的查閱和分析是不可逾越的程序。一審業(yè)務檔案規(guī)范與否，影響著二審代理人對整個案件的整體把握。若是檔案整理不夠規(guī)范，遺漏重要證據(jù)或是其他關鍵證據(jù)，甚至會導致敗訴風險。反之，規(guī)范的業(yè)務檔案可以讓二審代理律師很容易在較短的時間內(nèi)對案件進行整體把握，大大節(jié)省二審代理律師的時間和精力，提高二審案件的辦理效率；另外，通過分析業(yè)務檔案中收集的偵查機關、司法機關、仲裁機關的法律文書，可以幫助律師分析其辦案思路，為以后辦理類似案件積累經(jīng)驗，增強辦案效果，提高辦案質(zhì)量。

（二）律師業(yè)務檔案具有較強的利用價值

師業(yè)務檔案作為我國檔案工作的有機組成部分，具有較強的利用價值。比如，律師在辦理業(yè)務過程中有時會發(fā)現(xiàn)自己承辦的案件當事人或是對方當事人曾經(jīng)進行過類似訴訟，此時通過調(diào)閱以前的業(yè)務檔案，往往會發(fā)現(xiàn)其中有可用來作為證據(jù)使用的資料，此時“死檔變活檔”，為律師辦案提供了極大的便利。

二、律師業(yè)務檔案管理中存在的問題

（一）律師業(yè)務檔案的內(nèi)容不規(guī)范

首先表現(xiàn)在律師業(yè)務檔案的裝卷比較隨意，有些必要的材料如代理意見、代理詞沒有裝卷，而一些存檔意義不大的材料如經(jīng)過歷次修改的代理詞、辯護詞的草稿等卻裝進了檔案。其次表現(xiàn)在裝卷材料質(zhì)量不高。比如，辦案小結(jié)過于簡單、內(nèi)容千篇一律，對于辦案過程中的經(jīng)驗、教訓沒有用心總結(jié)，影響了律師業(yè)務檔案的利用價值。

（二）律師業(yè)務檔案的整理不及時

當前，法律服務市場競爭日趨激烈，律師疲于辦案創(chuàng)收，把大部分精力都用在了承攬案源和辦理案件上，只有等到司法行政管理部門對律所進行考核時才草草裝卷應付檢查。因為檔案整理不及時，有時造成檔案材料的丟失或者毀損，造成律師業(yè)務檔案不規(guī)范的現(xiàn)象。

（三）律師對業(yè)務檔案的管理意識不強

大多數(shù)合伙人律師對律師業(yè)務檔案管理比較重視，能夠認識到律師業(yè)務檔案對律師事務所的重要意義，但是大多數(shù)普通律師往往忙于經(jīng)濟上的創(chuàng)收，認為檔案管理工作是事務性的工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益，甚至存在律師業(yè)務檔案可有可無的錯誤觀念。

三、加強律師業(yè)務檔案管理的建議

（一）加強檔案管理意識，加大宣傳教育力度

律師事務所管理層要充分意識到律師業(yè)務檔案的利用價值。通過對律師業(yè)務檔案的研究，可以從中總結(jié)出律師辦理案件的經(jīng)驗和問題。對成功的經(jīng)驗進行總結(jié)可以在本所推廣，用以指導律師提高辦案水平；對發(fā)現(xiàn)的問題認真總結(jié)，并告誡本所律師接受教訓，減少執(zhí)業(yè)過程中的風險。同時，要加大對本所律師的教育力度，組織全體律師認真學習《律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法》，要讓他們意識到規(guī)范的業(yè)務檔案，既是自己勞動成果的直觀體現(xiàn)，也是保護自己的有力武器。

（二）加強制度建設，完善監(jiān)督考核機制

從外部管理來說，司法行政機關和業(yè)務主管部門要加強對律師事務所業(yè)務檔案的監(jiān)督檢查，堅持每年一度的業(yè)務檔案檢查，將業(yè)務檔案管理情況作為律師事務所爭創(chuàng)優(yōu)秀律師事務所等榮譽稱號的重要考核指標，促使律師事務所按照有關規(guī)定規(guī)范整理業(yè)務檔案；從內(nèi)部管理來說，律師事務所要建立并嚴格執(zhí)行業(yè)務檔案管理制度，對立卷的時間和標準要有嚴格細致的規(guī)定。律所要設立業(yè)務檔案審核員，對于辦結(jié)案件要經(jīng)過審核員審核通過后方可通過財務結(jié)清工資或提留費用。對于歸檔不及時、檔案材料不全等不規(guī)范的情況，則不能結(jié)算工資或提留費用。如此，律師個人對檔案管理的自覺性會大大加強，逐步養(yǎng)成及時歸檔、規(guī)范歸檔的良好習慣，律師業(yè)務檔案會逐漸走上科學化、規(guī)范化的道路，提高律師業(yè)務檔案在依法治國過程中的貢獻率。

（三）普及檔案知識，重視檔案的開發(fā)利用

律師事務應當通過培訓和實踐操作等方式普及檔案知識，提高包括行政人員和實習律師在內(nèi)的所有工作人員的檔案意識，推進律師事務所檔案管理水平向更高層次發(fā)展。

也可以通過師傅帶徒弟的方式，即：首先對律師事務所專職檔案管理人員進行培訓，再由其對律師事務所的律師、實習律師和律師助理等工作人員進行再次培訓。讓檔案管理者掌握更多的檔案管理知識和管理技能，為律師工作服務，指導律師把檔案工作做得更好，刺激并提高律師主動進行檔案管理的主動性和積極性。目前，即使是檔案管理相對規(guī)范的律師事務所，大多對檔案的開發(fā)利用也不夠充分，往往僅僅停留在有專人收集和整理律師業(yè)務檔案，只有在被當事人投訴或者是與當時人有其他爭議時才會調(diào)閱相關案卷，沒有充分發(fā)揮檔案的功用。業(yè)務檔案還可以作為總結(jié)、分析辦案經(jīng)驗，業(yè)務研討、編寫案例和律師事務所大事記，探索律師事業(yè)發(fā)展的規(guī)律等的寶貴素材。充分挖掘律師業(yè)務檔案的利用價值，讓檔案在指導辦案和引導律師事務所發(fā)展中起到更重要的作用，律師事務所和律師才能充分認識到律師業(yè)務檔案的重要性，才能充分調(diào)動其在檔案管理工作中的積極性和創(chuàng)造性。

參考資料：

[1]劉吉穎《律師工作與檔案》（《檔案》1991.02）

[2]李百超《多措并舉，加強律師業(yè)務檔案管理》（《蘭臺世界》2009.08上半月）

[3]《律師執(zhí)業(yè)基本素養(yǎng)》（第三版，中華全國律師協(xié)會編寫，北京大學出版社出版）。