信息時代我國檔案管理體制的思考

陳 亮

（碾子山區檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

前言

信息化是當今時代的標志，信息技術為世界經濟的發展都做出了巨大貢獻，更為世界人民創造了財富。雖然信息技術的發展十分迅猛，但是在隨之而來的是大量的文件和檔案，再運用傳統的方法去管理海量的檔案是極其不科學的，也是不符合時代發展需要的，所以我國要對檔案管理工作進行新一輪的革新，下面就對檔案管理進行深入的探討。

一、檔案管理體制

檔案是對歷史的記載，是企業運行的證據，更是企業內部做出決定是的依據，所以無論是企業運行還是公司決策，檔案資源都對企業起著至關重要的作用。在企業實際運行中，要想讓企業在內部對檔案進行管理工作就必須要按照管理檔案的相關政策來執行。這里所說的相關政策實際上就是管理層內部根據企業實際需求制定出的規章制度，企業內部的相關工作人員要則需要無條件來執行這些制度，以保證企業的檔案管理工作能順利進行。從根本上看，企業管理工作的核心就是對權利進行分配并保證工作中是各項職能可以正常運作。

檔案管理體制是企業內部展開檔案管理工作過程中形成的檔案管理體系，形成這種管理體系的目的就是為了對企業的各種檔案進行管理，使工作中需要檔案時可及時有效的運用所需資料，最大限度提升檔案管理工作的應用。

二、我國檔案管理體制的現狀

根據我國目前檔案管理體制來看，雖然在檔案管理工作中取得了一定的進展，但是與發達國家在檔案管理模式方面相比還相差甚遠。尤其是我國企業在檔案管理運行過程中，其管理體系基本都相同，大多數都采取分級管理的方式，加上集中統一、企業自主和條塊結合為基本原則，使我國企業的檔案管理工作可以達到運行的狀態。其中，統一管理的意識是說企業在運作的過程中需要建立起專門的檔案管理部門對整個企業的所有檔案進行統一的管理，使企業的檔案有序，工作有效。從理論上分析這種管理模式，其運用的管理措施可以在管理過程中產生良好的效果，而且還會為企業工作效率的提升助力，但是與現實進行對比就會發現，由于企業在現代化建設方面經驗不足，再加上技術有限等實際情況，檔案管理工作并不盡如人意。

三、現代化檔案管理的優勢

計算機和網絡等現代化產品已經成為二十一世紀不可缺少的產物，所以現代化信息技術也就隨之不斷發展。各行各業都會在企業的運行過程中產生大量的文件，而這些文件往往對企業來說都具有重要的價值，只有對這些文件進行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統的檔案管理辦法已經無法，滿足現代化的需求，而且傳統檔案管理方法也滿足不了在信息技術方面的需求，所以我國企業將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關人員提出了更高的要求，認識上要有所提升的同時，在信息技術和專業素質上也要有所提升，從而以最大限度發揮信息化檔案管理的優勢。

（一）解決傳統檔案管理的不足

之所以企業在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數企業還意識不到企業對檔案管理工作的缺失。首先，現代化進程不斷推進，檔案內容和數據都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數據也就不斷增多，所以更多的現代化技術就應該唄營運到檔案管理工作中，而做到二者的有機結合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數據和文件都出現過被盜、更改和銷毀等現象，為了更好地保存這些材料和數據，就必須要對檔案管理工作人員進行強化。

（二）順應時代發展

檔案在我國的發展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內容和任務的作用，這是一項重要的任務，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業。另一方面，檔案管理工作的任務還有為其他行業提供有效的信息資料，這是為現代化建設提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，檔案就必不可少，這是時代發展的必然要求，只有充分發揮檔案的價值才有可能科學有效地對社會的發展風險力量。

（三）檔案管理工作的必然趨勢

在近些年的檔案管理工作中，現代化的技術水平和現代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進展提供了支持。在發展的過程中，一方面，伴隨著現代科學技術、生產工藝和管理理念形成了各種不同結構、不同內容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術的引進和科學技術的發展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術的實現都起到了重要作用。

四、結語

通過上文的論述我們可以知道檔案是社會運行中必不可少的一部分，對檔案進行現代化管理就是要通過對檔案資源的有效管理達到開發利用檔案資源的目的。所以在不斷發展我國經濟的同時，還要做好檔案管理工作的創新和改革，使之隨著信息技術的發展而不斷提高，只有將信息技術靈活的運用到檔案管理工作中，才能在真正意義上做到檔案管理工作的體制改革，才能切實做到檔案管理現代化，才能以最大限度地提升檔案管理工作的效率，為祖國的現代化建設奉獻自己的力量。

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