事業單位檔案管理信息化建設的途徑

田軍濤

（碾子山區安全生產執法大隊 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

現在，我國的社會體制在不斷朝著完善的階段邁進，作為國家發展的重要組成部分，事業單位一直是國家重點關注對象。而在事業單位的日常工作中，檔案管理是至關重要的一部分，其關系著事業單位未來的發展方向以及單位領導層的決策。現如今，信息技術高速發達，傳統的檔案管理模式已經不能適應時代的發展需要，如何找出當前檔案管理中的問題，提出合理的解決方案，完善檔案管理信息化的建設已然成為事業單位的工作重點。

一、實現事業單位檔案管理工作信息化的必要性

近年來，我國的經濟實力不斷提高，事業單位在促進我國經濟增長，社會和諧發展中起到不可替代的作用。其是為社會公眾提供服務的一個平臺，對我國居民生活水平的提高有著重要意義。事業單位的檔案記錄著該單位的歷史進程，記載的信息都是科學、客觀的，這些真實的數據除了是事業單位的歷史見證者外，對事業單位未來發展也有著重要的指導作用。當然，檔案管理本身就是事業單位重要的工作組成，良好的檔案管理有利于事業單位的發展，為單位領導做決策提供科學、客觀的依據，因此，做好事業單位的檔案管理至關重要。當下，互聯網技術高速發展，其已經廣泛運用到各個領域中，對提高各行業的工作效率、促進行業發展起著重要的作用。現在，為了適應這一新形勢的發展需要，把事業單位的檔案管理與高速發展的信息技術結合起來勢必是未來的發展趨勢，甚至可以說是檔案管理的必經之路，只有加快事業單位檔案管理信息化的建設步伐，才能使得檔案管理更好地為公眾服務。當然，就目前的情況來看，我國事業單位對檔案管理信息化的建設還普遍還不夠重視，大多數事業單位的檔案管理還在使用傳統的管理方式。有的地方甚至還在采用落后的紙質管理方案對檔案進行管理，在查詢、管理檔案信息上有很大的難度，且存在檔案信息容易丟失的安全危險。因此，要加快事業單位檔案管理信息化的建設步伐，實現檔案管理智能化，方便公眾對檔案信息進行查詢。同時，數字化的管理對減輕檔案工作者的工作負擔，提高事業單位的工作效率起著重要作用。

二、我國事業單位檔案管理目前存在的問題

（一）沒有合理開發檔案信息資源

就目前的情況來看，我國事業單位在開發利用檔案資源信息這一塊還處在比較落后的階段。長期以來，我國檔案管理主要是以收集、儲存信息的模式為主，還沒有相對完善的體系能對檔案資源進行合理開發利用。當然，這與檔案信息涵蓋內容多，重復加工難度大有很大關系，但是，事業單位的檔案資源有很大一部分記錄著重要的信息，包括事業單位的發展歷史以及一些重要的文獻資料，其對事業單位乃至整個城市的未來發展都有著重要意義，因此，相關的事業單位應該盡早把開發利用檔案資源的工作落到實處，做到檔案資源的合理開發利用，真正實現檔案信息存在的價值。

（二）缺乏必要的檔案信息內容安全的措施

作為事業單位的檔案資料，很多記錄著單位比較重要的信息，有的甚至關系到國家的機密，一旦泄露將造成嚴重的不良后果，為國家、人民帶來嚴重的損。而事業單位往往忽視這方面的工作，主要表現在公開的檔案信息審查不嚴格、工作人員的保密工作做得不到位等方面。事業單位目前正在加快檔案信息管理信息化的建設步伐，但利用計算機進行檔案管理，檔案信息泄露的風險也相應增加，時有黑客攻擊檔案管理網站、竊取私密文件的事件。

（三）檔案管理工作人員素質低下

在事業單位管理檔案的工作人員，有很大一部分是早期聘用的，文化水平普遍不是很高，再加上事業單位對招聘檔案管理人員的資質審查不嚴格等情況，在事業單位往往存在著工作人員素質低下的現象。他們對工作往往沒有一顆認真負責的心，工作效率很低，對公眾的服務態度也不好，很大程度上影響了檔案資源的合理開發利用。

三、事業單位檔案管理工作信息化建設的途徑

（一）合理規劃事業單位檔案管理的信息化

在事業單位檔案管理信息化的未來建設中，事業單位一定要提高把檔案信息進行合理利用的意識，在信息化的建設中把合理利用資源作為一個主要的考慮因素，包括實現檔案信息資源共享，提高公眾查詢檔案信息的便捷度等方面，檔案，在進行信息化的建設之前，要進行合理的規劃，做好調研工作，有計劃、有條理地推進檔案管理信息化的建設進程。

（二）完善對事業單位的檔案信息化的監督制度

當然，做好檔案信息的安全管理也是事業單位檔案管理工作中至關重要的一環，在進行檔案管理信息化的建設時，要做好相關的安全管理設置，可以通過開發程序軟件的形式對重要的檔案信息進行管理。事業單位還要制定相關的監督制度，包括對檔案管理信息化建設以及工作人員兩方面的監督，確保檔案管理信息化的建設順利進行。同時，事業單位要提高工作人員的素質，可以采用培訓單位培訓。單位內部做好思想工作的形式，使得工作人員更好地位檔案管理信息化建設服務。

四、結語

綜上所述，就目前來看，我國事業單位的檔案管理信息化建設做的還不到位，還存在沒有合理開發檔案信息資源、缺乏必要的檔案信息內容安全的措施以及檔案管理工作人員素質低下等問題。相關部門一定要引起重視，切實行動起來，積極探索可行的檔案信息管理模式，逐步完善事業單位檔案信息化管理體系。

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