檔案信息資源的形成規律探究

王菁慧

（哈爾濱文藝雜志社 黑龍江 哈爾濱 150000）

一、引言

現階段，對檔案信息資源形成規律有多重解釋，有側重于目的來表述的，有強調過程來表述的，總的看來，比較全面的觀點是從檔案信息資源開發的三個基本要素，即檔案開發者、檔案利用者和檔案信息資源三者出發來下定義的。代表性的表述有：其一，檔案信息資源形成是“采集、加工、存貯檔案館藏信息，為利用者提供利用服務的準備性工作；其二，檔案信息資源形成是指”主體采用一定的方法和手段將課題更加系統化、有序化，以滿足不同利用者的需求并從利用者對客體的利用中獲得收益的過程。

檔案信息資源是不斷變化發展的，它是經過各個歷史時期逐漸積累而形成的，同時也是經過若干工作程序的不斷完善而形成的。其形成毫無疑問是具有一定的規律的。這一規律我們可以從檔案信息資源的結構、范圍、來源等方面來進行認識。

綜合以上觀點，我們認為，檔案信息資源形成是根據社會的的導向和需求，對可獲取的館藏檔案信息資源進行加工、改造和充足，輔之以各種檢索工具和參考資料，積極開發文化產品，進一步拓展檔案的易傳播性和可利用性，在更大范圍內實現社會利用的活動。對其概念的理解要把握兩個方面：一方面是開發與利用的結合，另一方面是該活動中存在的主客體關系。通常，人們將檔案信息資源的形成于利用結合在一起來說，這有其一定的合理性。形成是為了利用，形成工作的價值是通過利用體現出來的，離開利用，開發就失去了實現價值的途徑，且利用者的利用要求可以反過來指導形成，形成于利用是一個密切聯系的整體，將二者結合在一起才能反映檔案信息資源形成的完整意義。

二、檔案信息資源的結構

檔案信息資源的結構是指檔案信息資源在其構成中的檔案資源種類的分布狀況。檔案信息資源是一個泛指的動態性概念。古代檔案有其本身內在的結構，近現代檔案也具有符合新技術發展的結構層次。這些結構都是隨著社會的不斷發展而發展的。檔案信息資源的逐漸形成過程，也就是檔案信息資源結構的逐漸發展過程。

檔案信息資原結構的逐漸發展過程，是由簡單到復雜的過程。古代的“館藏”從甲骨檔案逐漸發展到紙質檔案；近現代檔案信息資源狀況的結構，由各種傳統型和非傳統型檔案信息資源組成。它們是從古代紙質檔案信息資源逐步發展分化而來的。對檔案信息資源來說，所有這些組成部分都是一種相互補充的關系，而不是相互排斥的關系，是在已有組成部分的基礎上增加新的組成部分，而絕不是以新代舊。

傳統型檔案信息資源是機關或個人在活動中形成的管理性檔案和個人檔案，它以紙張為主要載體。而非傳統型檔案信息資源同樣也是機關或個人在工作中形成的檔案，只不過其載體是特種材料，并且是按事由(主題組成的檔案信息資源綜合體。這樣，隨著檔案信息資源的結構逐漸由簡單到復雜，檔案信息資源也由種類單一逐漸過渡到種類繁多。

既然檔案信息資源有自己的結構及其變化發展規律，檔案工作者在熟悉館藏的實踐中，就應順應這個規律并運用各種方式、方法及手段對其進行了解和熟悉。

三、檔案信息資源的范圍

館藏檔案信息資源的范圍，實質上是指保存哪些方面的檔案。隨著社會的不斷發展變化，人類的物質活動和精神話動不斷豐富，社會的分工越來越細，這樣，檔案信息資源的范圍勢必受到影響，即不斷增加，不斷擴展。這是檔案信息資源的范圍變化規律。

自古以來，任何國家和朝代及其部門保存檔案都是為了利用。檔案信息資源要能得到合理利用，關鍵的一點就是確定不同檔案保管部門的保管范圍，即給每個檔案保留部門劃定一個區別于其他檔案保管部門的收藏范圍（可以從時間、地區、內容等特點來區分其館藏范圍）。由于時代不同，社會面貌不同，人們的認識水平不一樣等，這些都會使檔案保管部門收藏檔案信息資源的范圍產生人為的變化。這是檔案信息資源的范圍變化規律之二。

館藏檔案信息資源的范圍，其發展變化從縱向來說，不斷拓展；從橫向來說，各部分不斷互相滲透交融。縱向發展是由于社會分工越來越細．新的分支不斷出現，橫向聯系是因為隨著社會的發展，新的科學技術不斷出現，不同科學方法及手段的運用促使相近的檔案內容分別附著在不同載體之上。這是檔案信息資源的范圍變化規律之三。

四、檔案信息資源的來源

檔案信息資源來源于機關、團體、個人等所保存下來的資料。其具體表現為檔案資料的接收、征集、交換、復制、接受轉讓、捐贈和寄存等幾種形式。檔案信息資源的來源也是變化發展的，這表現在兩個方面：一方面，從縱向方面來說，最初，檔案信息資源的來源只是表現為檔案資料的接收形式。隨著社會的發展，隨著信息社會的到來，檔案信息資源的來源就逐步表現為檔案資料的接收、征集、交換、復制、購買等幾種形式共同存在。檔案信息資源的來源由單一渠道逐步變化為多種渠道。另一方面．從橫向方面來說，檔案信息資源的種種來源形式，除接收形式比較穩定之外，其他形式非常不穩定，一是受客觀條件制約，二是受檔案工作者的主觀努力程度制約。所以，檔案信息資源的種種來源是經常變動的，不穩定的。

檔案信息資源的各種來源，除按正規渠道接收各種檔案資料外，其余如征集、交換、復制、購買等種種來源形式，都是對館藏檔案信息資源內容狀況的補充。它們所網羅的檔案資料，一般具有零散性。

檔案信息資源來源的這種變化規律，要求檔案工作者在熟悉館藏檔案信息資源狀況的過程中，用動態的觀點來對待檔案信息資源的不同來源，并且采取不同的處理方法和手段。

[1]趙彥芳.論檔案信息資源的形成及規律[J].中山大學研究生學刊(社會科學版),2008(02).

[2]丁華東.電子檔案管理學創建的幾點認識[J].安徽大學學報，2003（03）.